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使いやすい業務システム〜運用と保守〜

業務システムは、作ったら終わりではなく、運用が始まったところからが、始まり!【運用保守が重要な5つの理由】~ こんな「困った場面」に遭遇したことはありませんか? ~ 1.システムを使う人が、実際使い始めて初めて分かることシステム作成時にいっぱい打合せをして、サンプル画面も試行錯誤しながら開発をするものです。しかし、実際に本番環境で使い始めてみたら画面の入力項目並び順がちょっと不便だったり、検索結果の一覧表示がみたいものと少しずれてしまっているということは、よくあることです。 2.運用時のお困りごとシステム開発時に参加いただいているシステム運用者は、実際「全」運用者とは限りません。システム開発会社作成による操作マニュアルは、業務に沿った運用フローとマッチして作成されているものではないことも多々あります。特に複雑な機能や多数の処理を必要としているシステムは、誰にシステムの使用方法を問合せたらよいのかわからない ということも有りえます。 ◎   ちょっとした構成変更の要望に応えてほしい◎   お困りごとの相談、システムの使い方を教えてほしいそのためには、事前に保守期間を考えておくことが必要です  ↓↓↓もうしばらく業務システムを使い続けていった時どうでしょう  ↓↓↓3.市場変化に伴って分析したい内容が変わった企業が存続していくと、企業を取り巻く環境やら社会情勢も変化します。・主要クライアントが変わった ・業務主軸が変化した・顧客へのサービスが新しくなったなど 様々な変化に応じて、必要となる情報も異なります。併せて分析したい情報も変わるため、システムから出力したい情報や集計方法も変更が必要になってくるものです。 4.扱うデータ量が増えてシステムが重くなった業務システムの運用期間が長くなれば、データ量も当然増えていきます。顧客情報や売上履歴などを管理するのにExcel(エクセル)やAccess(アクセス)では読み込みが遅くなったり、検索に時間がかかったりと不便に感じるケースが増えていくようです。増え続けていくデータ量に合わせ、データベースをどこに置くのか、サーバーをどうするのか、クラウドを利用するのか、など課題が表に出てきます。 5.PC環境の変化や既存アプリケーションの更新でシステムが動かない例えば普段使っていたPCを新しいPCに切り替えた時、OSやOffice関係ソフトのバージョンが上がって使い勝手が変わっていたという経験はないでしょうか。これまで使っていたAccessなどのシステムが使えなくなってしまったとなると業務に大きな支障をきたします。最新のPCに対しシステムの互換性が保たれなくなった場合、システム自体のバージョンアップが必要ですね。 ◎ 必要な入力情報や集計表を変えたい◎ データ量が増えてもサクサク動くシステムにしたい◎ 運用環境の変化にも対応してほしいこのように、作ったきりでは業務の運用面に不具合が生じてくることもあるため、システム自体も業務の変化に応じて一緒に育てていかなければいけないのです。 この「困った」を事前に防ぐのがシステムの運用保守です。システム会社とあらかじめ運用保守を結んでおくと、取り返しのつかない状態になってしまった…となる前に手を打つことができます。日々の業務の中で、システムの課題のために業務をストップしてしまうのは、会社にとって不利益な状態です。「業務システム」は運用が始まってからがシステム熟成期!

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【システム】リアルタイム情報共有を可能にする

最近よく耳にする企業における「情報共有」の重要性。 弊社にも、社内の情報共有をよりスムーズに、よりスピーディーに行いたいという依頼が多くあります。 今回は弊社の実績から、企業の情報共有を運用のスタイルから提案、改善した事例をご紹介します。 例1 進捗・予実算情報をリアルタイムに把握したい 現状・進捗管理は担当者が各々Excel(エクセル)で行い、全体の把握は進行状況確認表を会議の都度作成し、共有 ・発注伝票は手書きのため、リアルタイムの把握は不可 ところが業務量が増え、プロジェクトを複数本動かしていると、各々の進捗や予実算情報をリアルタイムに把握する必要が生じた。   ↓ ・日報をシステムに記録することで、進捗状況の把握を可能にする ・手書きで行っていた発注伝票作成をシステムに取り込みとする 記録した内容に変更があった場合もリアルタイムに反映することで、進捗・予実算を管理できるように改善! 例2 担当者ごとに必要な情報だけを扱うこと 情報共有システムを導入しても、使われなくては意味がありません。 様々な業務を行なう担当者が、スムーズに、スピーディーに必要な情報を入力/取得することが肝となります。 ・入力作業の無駄を省き、担当者・プロジェクトに合わせた入力補助機能をもたせる ・参照情報を区別し、担当者が必要な機能・情報を素早く取得できるようにする 情報共有システム導入により、進捗状況が発注の流れと併せてより明確になり、業務改善につなげる  次回は、「作って終わり」ではないシステムの保守運用の重要性を紹介したいと思います。

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【使われるシステム】Accessでシステム開発を行なう場合のUIのポイント

企業において人材は重要なリソース。 本来の業務に適切に従事していただくためにシステムは存在すると考えています。 使われてこそシステムは意味を成すのです。 使いやすいシステムは画面設計が重要 弊社でAccess(アクセス)を使って開発を行なう第1の理由は、 情報入力時のUI(ユーザーインターフェイス)に配慮した画面構成を、比較的時間をかけずに作ることができ、 修正もAccess以外の開発より簡単にできることです。 しかし、一般的に社内にて作られているAccessのツールを見ると、 画面構成(入力項目の位置)があまり考えられていなかったり、 入力補助機能や表示方法がいまひとつわかりづらかったり、 画面から画面の動きが複雑だったり多すぎたり・・・というシステムも少なくありません。 日々の入力や作業が必要なシステムでは、この画面の使い勝手の良し悪しが、 本来の目的である業務時間の短縮や効率化につながります。 弊社では、下記のように考えて画面設計を行っております。 1.プロトタイプシステムを作成し、画面イメ-ジを持ってもらう システム作成のご相談をいただいたら、プロトタイプシステムを作成します。 プロトタイプシステムで実際の画面確認できることにより、 ユーザー様自身で新システム導入後の業務進行と運用について、具体的に理解していただきやすくなります。 2.知りたい情報は1画面の中で見やすく配置させる 知りたい情報を得るために、画面を何度も行き来することがストレスになることもあります。 業務内容をしっかりヒアリングすることで、開いている画面上でどのような情報が必要なのかを把握し、 できるだけ1画面の中にきれいに配置するようにしています。 画面遷移が多くなりすぎないように入力・出力したい項目や機能の目的を考えながら、動きを精査していきます。 3.画面の背景色や文字色・文字フォントのこだわり 背景色は、基本パステル調トーンに抑えることで、目に優しくなります。 文字のフォントも見やすいフォントを表示機能によって、決めていきます。 また、システム全体の基本背景色は「ブルー」、売上関連情報は「ピンク系」、 仕入関連情報は「グリーン系」など、色系統を分けることによっても、情報識別の明確化によりミスを防ぐことができます。 様々なデジタル化が計られる社内の中でも、システム名・画面名をつけたり「色」判別することで、 社内での情報共有時に、コミュニケーションしやすくなるかもしれません(笑) ユーザビリティを考えた画面設計は、ちょっとした配慮に見えますが、 この違いが後々のシステム運用に大きく響きます。 今回は、「使われるシステム」の秘密を1つ紹介しました。

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Accessでシステム開発を行なうことのメリットとデメリット

Microsoft Office製品の1つであるAccess(アクセス)は、データベース管理ソフトです。 データベースとは、モノや人など様々な情報を蓄積し、簡単に検索・分析することができる仕組みです。 Access とは、大きく2つの機能をもっています。 ひとつは 簡易的なデータベース。もうひとつはシステムを比較的簡単に作成できる機能です。 弊社ではそのAccessを使ってシステム開発を行なうケースが多くあります。 なぜAccessを使ってシステム開発を行なうのか、 今回はAccessで行なうシステム開発のメリットとデメリットを紹介します。 メリット1:わかりやすく使いやすい画面の設計が簡単にできる データを入力したり、データを閲覧しやすく表示したりするには、操作画面が必要です。 あまりシステム慣れしていない人は、複雑な操作画面では混乱してしまうことがあるため、わかりやすいシンプルな操作画面が求められます。 Accessの画面作成機能ではシンプルでわかりやすい画面設計を、時間をあまりかけずに作ることが可能です。そのため、入力項目を増やしたり、レイアウト変更など、対応しやすいのもポイントです。 他の場合、UIの作り込みには意外とコストがかかってしまうケースも多いのです。 メリット2:現状システムを維持したまま データベースをグレードアップ 年月が経てば経つほど増えていくデータ量や、運用環境面の課題により、社内サーバーからクラウド管理へ、移行を検討するパターンが多くなってきています。 そうした クラウド上のデータベースに乗せ変える場合でも、現状のAccessで作成されたシステムのまま、多少のアップグレードだけで、負荷なく使い続けることができます。 また、業務をほぼとめることなく 簡易データベースとして利用していたAccessのデータ自体を、クラウドサーバなど本格的なデータベースへグレードアップすることが可能です。 デメリットは? ■Accessをデータベースとして、使用する場合: ・LAN環境で複数人でひとつのデータベースを共有利用 ・膨大なデータ量の一括処理を実行  → 動作が重くなります。  ■Accessをシステムとして、使用する場合: ・複雑な処理や画面操作をつくることが難しい場合があります。 ■Microsoft製品のバージョンに依存: ・WindowsOSやOffice製品への、こまめなバージョン対応保守が必要な場合があります。  メリットとデメリットの両方を把握し、今後の拡張性も想定しながら、データベースの選定や 適したシステム開発を検討していきましょう。

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【上手くいく】コンサルティング会社を通じて業務システム開発を行なうときの2つのポイント

業務システムは、お客様の「こうしたい」をただ聞くだけではなく、それが実現される「使える」システムをつくることが重要です。 業務システムは、毎日、毎週、毎月…と、定期的に繰り返し行われる業務にかかる時間を短縮し、限りある時間と人力をより適切なところに注ぐことができるように作られます。 業務システムは社内体制や業務フローなど、企業の経営と深く関わることも多いので、コンサルティング会社を通じてシステム導入を進めるケースがあります。 自社、コンサルティング会社、システム開発会社と関わる人が増えるごとに、開発において気をつけるポイントが出てきます。 ・「仕様書だけをつくってもらう」のはNG 業務改善を行なうために、業務フローの修正から業務システムの仕様書設計までをコンサルティング会社にお願いするケースもありますよね。 そこで気をつけたいのが、コンサルティング会社に仕様書だけをつくってもらい、その後のシステム開発はシステム会社にまかせて一切関わらないというような「完全分業制」にしてしまうことです。 分業してしまうと、「なぜこの仕様書になったのか」、「どういう意図があるのか」などの想いが、システム会社に伝わらない状態で開発を進めてしまうことになってしまいます。 また、システム会社は仕様書に基づいて見積りをつくるため、システム会社から見た「使いやすさ」の提案の余幅がなくなり、よりよいシステム開発ができなくなってしまいます。 ・3社が協力して動ける体制をつくる システムは、開発を進めていく中で改めて「必要なもの」と「不必要なもの」が見えてくることがあります。システムをつくるプロだからこそわかる視点から、優先順位のつけ方や運用ルール変更の提案もあるでしょう。自社とコンサルティング会社、システム会社がみつどもえとなって、さらに使いやすいシステム開発のために、お互いの意見をキャッチボールできる体制をつくっておくことも重要です。 業務をより効率的に進めるためにつくるシステムにも関わらず、会社間の連携が取れていないと、実際に運用をはじめたときに、本当に使いやすいシステムとかけ離れたものにもなりかねません。 最後まで一緒にやり遂げる気概を持ったコンサルティング会社、システム会社を見つけ、システム開発を進めていきましょう。

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情報整理術 Vol.1

議事録をExcelで書いてみませんか? ■Excelってどんなもの? かつて私の友人が、Excelのことを「あの縦横無尽に線が走っているやつ」 と表現したことがあります(笑) その通り、縦横の線で区切られたひとつずつのセルとExcelに元々用意 されている関数などを利用した表計算を得意としたツールですが、 その利用法と使用方法は様々で、工夫次第なのです。 ■Excelで議事録? 議事録をとる際、ノート筆記したりメモ帳やらWordやら テキストエディタツールを使ってフリー入力される方が多いでしょう。 のちのちそれらを見返し・読み進めながら、また別の議事録に入力 し直していませんか?  また、文章があいまいで、わかりにくくなってしまうことはないですか? Excelを利用することにより、記録者は会議中その場で項目ごとに、 頭の中で整理しつつカテゴライズしながら、しかも簡潔に入力 していくことにより、すぐに参加者へ提供できたり過不足を指摘して もらうことができるツールとなり得るのです。 ■すべての記録をひとつのブック(Excelファイル)に! ステップ1.シートを活用しよう! ~ 記録種別をシートに分けて作成 ~ ① 会議履歴の一覧を作成 先頭シートに、議事録履歴を作成してみる 項目:「No」「開催日時」「開催場所」「議題」「主な内容」「参加者」… ② 議事録を作成 次のシートに、議事録一覧を作成 項目:「No」「入力日」「入力者」「カテゴリ(大項目・中項目など)」 「内容」「備考・特記事項」「参照先」※1 「重要度」「優先度」「チェック」…  こうして、すべての情報を縦に(行)追加入力していけば、 記録された全議事履歴をひとつの表で確認できます タイトル列(項目)だって、いつでも自由に増減できますね ※1「参照先」って?  補足の説明書きや資料をどこに書いてあるかを記入する項目   ↓↓↓ ③ 補足資料のシートを適宜追加 同じブックにシートを追加して、補足資料などを作成することにより、 資料がバラバラになるのを防ぎましょう。 ★ ひとつのブックで議事録の完成度Up! ★ ステップ2.議事録の記入・検索を簡単に! ~ Excel機能利用で、議事録を記入しやすく・見やすく ~ ④ Excelのオートフィルター機能 各一覧表シートのタイトル行に『オートフィルター』設定と、 行・列タイトルに『ウィンドウ枠の固定』をつけておきましょう ⑤『オートフィット』(行の高さや列幅を自動設定)機能の利用 オートフィットが使えないセル結合機能をできるだけ使わず、 1つのセル内で改行(Alt+Enter)を使用することで、印刷時に きれいにみえるよう工夫します ステップ3.ページ設定は、大事! ⑥ 提出用印刷のためにページ設定しておく  例)会議資料として出力する際に事前設定がお勧め 用紙サイズ⇒ 提出したい用紙サイズと余白設定を事前にしておく ヘッダー ⇒ 左:ブック名、中:シート名、右:出力日時 フッター ⇒ ページ数/総ページ数 ⑦ 完成した[議事録ファイル]を雛形として保存しておけば、 いつでも同じ形式で簡単に議事録ファイルが作成できます Excelは、特有の縦横無尽なマスを活かして表計算が一般的です。 でも もう少し活用の幅を拡げてみませんか。 文章を作成するという作業を一歩進め、文章ありきの固定概念を払い、 一覧表に大切な情報を作成し管理していくと、すっきりと情報共有 しやすくなります。 是非、文章の簡潔化を図っていきませんか。 これこそが 情報の整理整頓術=データベース脳 第一歩となります

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