【システム】リアルタイム情報共有を可能にする

最近よく耳にする企業における「情報共有」の重要性。
弊社にも、社内の情報共有をよりスムーズに、よりスピーディーに行いたいという依頼が多くあります。
今回は弊社の実績から、企業の情報共有を運用のスタイルから提案、改善した事例をご紹介します。

例１　進捗・予実算情報をリアルタイムに把握したい

現状・進捗管理は担当者が各々Excel（エクセル）で行い、全体の把握は進行状況確認表を会議の都度作成し、共有
・発注伝票は手書きのため、リアルタイムの把握は不可

ところが業務量が増え、プロジェクトを複数本動かしていると、各々の進捗や予実算情報をリアルタイムに把握する必要が生じた。
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・日報をシステムに記録することで、進捗状況の把握を可能にする
・手書きで行っていた発注伝票作成をシステムに取り込みとする
記録した内容に変更があった場合もリアルタイムに反映することで、進捗・予実算を管理できるように改善！

例２　担当者ごとに必要な情報だけを扱うこと

情報共有システムを導入しても、使われなくては意味がありません。
様々な業務を行なう担当者が、スムーズに、スピーディーに必要な情報を入力／取得することが肝となります。

・入力作業の無駄を省き、担当者・プロジェクトに合わせた入力補助機能をもたせる
・参照情報を区別し、担当者が必要な機能・情報を素早く取得できるようにする
情報共有システム導入により、進捗状況が発注の流れと併せてより明確になり、業務改善につなげる　

次回は、「作って終わり」ではないシステムの保守運用の重要性を紹介したいと思います。