情報整理術　Vol.1

議事録をExcelで書いてみませんか？

■Excelってどんなもの？
かつて私の友人が、Excelのことを「あの縦横無尽に線が走っているやつ」
と表現したことがあります（笑）

その通り、縦横の線で区切られたひとつずつのセルとExcelに元々用意
されている関数などを利用した表計算を得意としたツールですが、
その利用法と使用方法は様々で、工夫次第なのです。

■Excelで議事録？
議事録をとる際、ノート筆記したりメモ帳やらWordやら
テキストエディタツールを使ってフリー入力される方が多いでしょう。
のちのちそれらを見返し・読み進めながら、また別の議事録に入力
し直していませんか？　
また、文章があいまいで、わかりにくくなってしまうことはないですか？

Excelを利用することにより、記録者は会議中その場で項目ごとに、
頭の中で整理しつつカテゴライズしながら、しかも簡潔に入力
していくことにより、すぐに参加者へ提供できたり過不足を指摘して
もらうことができるツールとなり得るのです。

■すべての記録をひとつのブック(Excelファイル)に！
ステップ１．シートを活用しよう！
～　記録種別をシートに分けて作成　～
① 会議履歴の一覧を作成
先頭シートに、議事録履歴を作成してみる
項目：「No」「開催日時」「開催場所」「議題」「主な内容」「参加者」…

② 議事録を作成
次のシートに、議事録一覧を作成
項目：「No」「入力日」「入力者」「カテゴリ（大項目・中項目など）」
「内容」「備考・特記事項」「参照先」※1
「重要度」「優先度」「チェック」…

　こうして、すべての情報を縦に（行）追加入力していけば、
記録された全議事履歴をひとつの表で確認できます
タイトル列（項目）だって、いつでも自由に増減できますね

※1「参照先」って？
　補足の説明書きや資料をどこに書いてあるかを記入する項目
　　↓↓↓
③ 補足資料のシートを適宜追加
同じブックにシートを追加して、補足資料などを作成することにより、
資料がバラバラになるのを防ぎましょう。

★　ひとつのブックで議事録の完成度Up！　★

ステップ２．議事録の記入・検索を簡単に！
～　Excel機能利用で、議事録を記入しやすく・見やすく　～
④ Excelのオートフィルター機能
各一覧表シートのタイトル行に『オートフィルター』設定と、
行・列タイトルに『ウィンドウ枠の固定』をつけておきましょう

⑤『オートフィット』（行の高さや列幅を自動設定）機能の利用
オートフィットが使えないセル結合機能をできるだけ使わず、
1つのセル内で改行（Alt+Enter）を使用することで、印刷時に
きれいにみえるよう工夫します

ステップ３．ページ設定は、大事！
⑥　提出用印刷のためにページ設定しておく
　例）会議資料として出力する際に事前設定がお勧め
用紙サイズ⇒　提出したい用紙サイズと余白設定を事前にしておく
ヘッダー　⇒　左：ブック名、中：シート名、右：出力日時
フッター　⇒　ページ数／総ページ数

⑦ 完成した［議事録ファイル］を雛形として保存しておけば、
いつでも同じ形式で簡単に議事録ファイルが作成できます

Excelは、特有の縦横無尽なマスを活かして表計算が一般的です。
でも　もう少し活用の幅を拡げてみませんか。
文章を作成するという作業を一歩進め、文章ありきの固定概念を払い、
一覧表に大切な情報を作成し管理していくと、すっきりと情報共有
しやすくなります。

是非、文章の簡潔化を図っていきませんか。
これこそが 情報の整理整頓術＝データベース脳 第一歩となります