システム開発における要件の聞き出し方・伝え方

ちょっとまってください。ほんとにそんなに簡単に回答して大丈夫ですか？

システム開発を依頼する側にとっても受託する側にとっても最も重要な事は、システムに対する要望がきちんと伝えられることです。
筆者は20年以上システム開発に携わってまいりましたがシステム開発において最も難しい部分と言っても過言ではないでしょう。

今日はその最も難しい部分をケーススタディも交えその対策方法を提示していきます。
システム開発に長けた有識者にとっては当たり前の話ではありますが、お付き合いください。

今回のお話しは、発注される方にも受託される方にも共通のお話しです。

■言葉【単語）は正確に

基本的に発注者と受託者は異なる業界であることがほとんどです。
ありがちなことですが、相手方の言葉を自分の業界の慣習や言葉に当てはめて理解したつもりになってしまうことがあります。

例えばこんなことがありました。

弊社のお客様のシステム開発をお手伝いしていた際、「受注情報で原価も管理できるようにしたい」とお客様に言われ、弊社担当者は
（原価・・・ああ、原価ね）と自社で管理している労務費などをイメージして、「わかりました、売上と原価を管理できるように設計します）と
回答してしまいました。あとで発覚したことですが、お客様の会社では営業職の方が把握している原単価の他に、購買部が管理する部品等の仕入単価も
2通りの原価があり、お客様はその両方を意図して原価を管理したいとおっしゃっていたのです。
設計内容の共有時点で発覚したため事無きを得たのですが、製造工程が終わったあとで発覚していたら、、、と思うと恐ろしい限りです。

こういったことが起こらないよう、弊社ではどんな案件・お客様に対してもきちんと単語表を作り認識の齟齬がないようお客様と常に共有することを心がけています。

■「はず」、「つもり」はやめよう

上記例にもある通り、「理解したつもり」や「○○のはず」は非常に危険です。

とにかく言い方、伝え方を変えて何度も確認し、不安を払拭しましょう。特に明らかな内容だと自信を持っている部分に思わぬ落とし穴が潜んでいるものです。
自身にとっては当然・当たり前と思える内容であっても相手にとってはそうではないのです。相手方にきちんと伝わったことをしっかり確認しましょう。

簡単なようで最も難しいことだと思います。これまでの知識や経験を否定することから始めなければならないからです。

必ず、「○○○については△△△という理解でよろしいでしょうか？」と相手方に確認するようにしましょう。それでも多くの場合は認識の齟齬を防げると思います。

■絵や図で伝えよう

システム開発の場合、受託者から発注者へシステムの完成像を伝える場合にありがちなのですが、文章や口頭で説明する内容も少なくありません。
（要件定義であれば文章、設計工程であれば設計書など）

ただ、この場合、内容の大半はいくら丁寧に説明をしても正確に伝わることはほとんどありません。
当然です。相手はシステムの事情などまったく分からないのですから。

これは同様に発注者から受託者へ要望（要件）を伝える際にもまったく同じことが言えます。
システム開発についてはプロフェッショナルであっても、発注者の業務については素人なのです。

できる限り、絵や図を駆使してイメージ・意図を伝えるようにしましょう。ひと手間かかりますが、後々認識の齟齬が発生するよりは断然コストがかかりません。
また、自身の考えを整理し客観的に整理する機会とも言えます。是非試してみてください。

いかがでしょうか？

どれも当たり前と言えば当たり前のことです。でも日常業務に追われついつい疎かにしてしまいがちなポイントでもあります。
発注者と受託者が、これらを常に意識して協力してシステム開発を行えばプロジェクトの成功は目の前でしょう！