SFAとは？機能や導入するメリット・注意点、ツールの選び方を解説

SFAとは？機能や導入するメリット・注意点、ツールの選び方を解説

SFAは、業務効率化や営業活動の標準化など、営業業務を網羅的にサポートしてくれるツールです。しかし、ただ導入すれば課題が解決するわけではありません。「SFAとはどのようなツールなのか」「自社の営業課題にマッチしているのか」を判断しなければ、費用対効果の最大化は期待できないでしょう。

そこで今回は、SFAの機能や導入のメリット・注意点について解説します。ツールの選び方も解説するので、SFAを選定する際はぜひ参考にしてみてください。SFAの導入を無駄に終わらせず、社内の営業課題を抜本的に改善するためにも、SFAの基本的な知識を頭に入れておきましょう。

SFA（営業支援ツール）とは？

SFA（営業支援ツール）とはどのようなツールなのか、特徴やCRM・MAとの違いについて解説します。

営業活動の効率化や、営業データの蓄積・分析ができるシステム

SFA（Sales Force Automation）とは、営業活動の情報（顧客情報や案件履歴など）をデータ化して蓄積することで、分析できるツール・ソフトウエアを指します。たとえば、営業担当者の活動履歴を分析することで、顧客化の見込みがない取引先へのアプローチを減らし、効率的な活動につながります。

また、属人化されがちな営業情報の共有、営業プロセスの可視化により、営業活動の効率化やフィードバックも期待できるでしょう。

CRMやMAとの違い

SFAと混同されがちなCRM・MAについて、各ツールの特徴から違いを見ていきましょう。

SFAの中に、CRMの機能が入っているツールもあります。 最近は交わる領域も増えているので、独立したツールというよりも、相互関係があるものが多いです。

SFAの主な機能

顧客管理

顧客管理機能では、往訪した取引先の企業情報や、担当者の連絡先などを管理できます。潜在顧客へアプローチする際、見込みのある顧客情報のピックアップに役立つでしょう。最近では、顧客の名刺情報をそのまま取り込めるSFAも多いので、利便性が高まっています。

また、顧客情報を一元管理できるため、営業担当者が変わった場合でも引き継ぎ作業が楽になります。「トラブルのあった顧客がわからない」「どこに情報が保存されているかわからない」といったリスクも防ぎやすくなるでしょう。

案件管理

案件管理では、顧客へ提案中の案件、受注・失注した案件の情報（提案した金額や日時など）を管理できます。状況の可視化により、次回のアプローチを改善する際に役立てられるでしょう。

また、情報は一元管理されるため、営業マネージャーが各営業担当者の進捗を素早く管理できます。営業担当者ごとに適切な指示を出せるため、チーム単位での営業活動の改善が期待できるでしょう。

活動管理

活動管理では、以下の情報を管理できます。

＜活動管理で扱われる情報＞

• 訪問数
• アポイント数
• 提案数
• 成約率
• 受注率

上記のような活動状況を管理できるため、管理者はデータをもとに各営業担当者を正しく評価できます。ネガティブな要素があれば改善も促せるため、部内の営業成績向上にも期待できるでしょう。

また、トップセールスを維持する担当者がいれば、他の営業担当者に成功例を共有できます。営業スキル向上に向けた教育体制の確立にも、役立つ機能です。

予実管理

予実管理は、予算と売上実績から将来の売上を予測できる機能です。事業運営を安定させるには、予算と実績の差を定量的に分析し、事業戦略を練る必要があります。

SFAでは、予算と実績の見える化を行い、売上予測を自動化することで「どの顧客層に」「誰が」「どのようにアプローチすべきか」など、確度の高い戦略立案も可能です。リソースの最適化も図れるため、無駄なコストをかけるリスクも抑えられるでしょう。

成果管理

成果管理では、営業担当者の成約件数や売上、活動時間などを数値化し、データベースで管理できます。営業担当者の課題や目標を可視化できるため、営業活動のスキルアップに期待できるでしょう。

また、チーム全体の成果推移を把握することで、目標とのギャップも明確化できます。全体としての方針策定にも、役立てられるでしょう。

商談管理

商談管理では、商談履歴や顧客の抱える課題、こちらの提案内容など商談にかかる情報を一元管理し、進捗を具体的に把握できます。これまで営業担当者が個別に管理していた商談情報を一元管理することで、提案内容や商談の方向性などを管理者が適切にアドバイスできるでしょう。

また、成約に至らなかった商談をリストアップできれば、営業担当者の課題も見えてきます。課題と改善点をチーム内で共有することにより、全体のスキルアップにもつながります。

レポーティング

レポーティングでは、入力されたデータを自動で集計・分析し、希望する形態で出力可能です。たとえば、ミーティングで現状の報告や今後の方向性を話し合う場合、日別・月別の売上データをグラフ化して出力し、資料として提示できます。

アナログな方法で資料を作成する必要がないため、事務作業の効率化が目指せるでしょう。

SFAを導入するメリット

SFA導入のメリットを7つ解説します。

営業の属人化を解消できる

営業担当者が個別に保有していた営業ノウハウや進捗、顧客情報が一元管理されることで、属人化の解消に期待できます。たとえば、担当者が異動・欠勤する際、引き継ぎに苦労するリスクが軽減されるでしょう。

属人化の解消は、営業スキルの標準化を促すだけでなく、不測の事態への対応力向上にも期待できます。

業務効率化につながる

SFA導入により、営業活動における事務作業の効率化が期待できます。SFAには、顧客情報や業務の進捗・状況など、営業活動にまつわる情報が一元管理されます。

管理された情報は集約・分析も可能なため、わざわざExcelなどのソフトで別途計算する必要がありません。必要な情報があれば数ステップで出力し、業務に活用できます。

これまで時間をかけていたアナログな事務作業が自動化され、リソースの削減・効率化が図れるでしょう。

営業ノウハウを蓄積し、活用できる

SFAの導入により、属人化された営業ノウハウを社内に蓄積・活用できます。たとえば、トップセールスを誇る営業担当者の業務プロセスが一元管理され、その情報をほかの従業員も閲覧できれば、自己成長を促せるでしょう。

これまで個人で管理されていたノウハウ・ナレッジの共有化により、社内の営業スキル底上げにもつながります。

情報共有により、コミュニケーションロスが軽減される

個別管理している情報をSFA上で共有することにより、コミュニケーションロスの軽減を図ることも可能です。SFAでは、営業活動にかかるあらゆる情報が一元管理されます。

電話やメール、伝言など能動的なコミュニケーション方法では「伝え忘れ」「伝達ミス」が生じるリスクもあります。しかし、SFA上で情報が管理・共有されれば、各自が必要なタイミングで情報を閲覧できるため、コミュニケーションロスによるリスクは軽減されるでしょう。

迅速な意思決定ができるようになる

SFAにより、各営業担当者の状況・進捗を把握することで、管理者層の迅速な意思決定にもつながります。SFAでは、担当者別・案件別の詳細な情報が管理・共有されます。

管理者はこれらの情報を閲覧・分析することで、問題の解決や状況に応じたフォローなどを即時に判断できるでしょう。「担当者から個別に報告を受ける」「データを整理する」といった必要もないため、意思決定の迅速化に期待できます。

データに基づく正確な売上予測ができる

月別・商品別の売上やリードタイム、契約期間など、営業活動のデータが蓄積されることで、SFAによる正確な売上予測を立てられます。手計算や表計算ソフトを使用せず、自動で算出されるため、ヒューマンエラーによる計算ミスを心配する必要がありません。

売上予測の精度が高まることで、人員の配置やコスト管理、適切な受注タイミングなどの正確性も高まります。

新規採用時の教育コストが削減される

営業ノウハウ・ナレッジの共有化により、自発的な成長を促せれば、新規採用時の教育コスト削減も可能です。OJTや研修会など、どの手法においても、費用・人的リソースは自社が負担しなければなりません。

しかし、実績や成功事例などのデータをSFAで共有することにより、新人にベストプラクティスを参照してもらい、自己成長を促せます。余計な教育コストを削減し、事業運営の最適化に期待できます。

SFAを導入する際の注意点・デメリット

SFAを導入する際の注意点・デメリットを4つ解説します。

初期導入コストがかかる

SFAは、数万～数十万円の初期導入コストがかかります。実際の費用は、ベンダー・製品やツールの規模によって異なりますが、導入にあたって予算の確保は欠かせません。

活用目的や解決すべき課題などを具体化し、費用対効果に期待できるかを検討しましょう。

入力作業の負担が増える可能性がある

SFAはデータを蓄積することで効果を発揮するため、データ入力の作業負担が増える可能性もあります。データ入力には、進捗や売上、顧客・案件別の状況など、詳細な情報が求められます。

日報・月報の作成やデータ出力・分析時は業務を効率化できますが、SFAに慣れるまでは入力作業に負担を感じるかもしれません。

システム定着のために研修が必要となる

SFAの扱いに慣れるため、導入直後は従業員への研修が欠かせません。運用ルールの確立やサポート体制の構築など、準備に手間と時間もかかるでしょう。

本格的な稼働開始までには、数ヶ月単位の期間を要する可能性もあります。研修体制を整え、従業員が慣れるまでの期間も考慮して導入しましょう。

既存の営業フローとの適合性を確認する

既存の営業フローとの適合性を確認しなければ、社内に馴染まないツールを選ぶ恐れがあります。SFAは、既存の営業フローをデジタル化するツールであり、導入するだけで営業課題を解決できるとは限りません。

ツールの操作方法・構造が営業フローにマッチしなければ、使い勝手の悪いツールとして使用頻度が下がるリスクもあります。フローの見直しが必要となる恐れもあるため、導入時は既存の営業フローとの適合性を確認しましょう。

SFAツールを選ぶ際に見るべきポイント

SFAツールを選ぶ際に見るべきポイントを5つご紹介します。

操作性

SFAを選ぶ際は、営業担当者にとっての操作性（使い勝手の良さ）を確認しましょう。操作性の悪いツールは「使用頻度が下がる」「入力時のミスが起こる」といった要因になりかねません。

ツールのデモや試用期間などを利用して、操作画面や操作方法などをチーム内のメンバーで確認しましょう。

カスタマイズ性

カスタマイズ性のあるツールは「将来的な事業拡大」「他部門・部署との連携を拡張」などのケースにも対応できます。SFAをはじめ、支援ツール・システムのカスタマイズ性は製品・ベンダーごとに異なり、カスタマイズの柔軟性がなければ、自社の要望を反映しづらくなります。

将来的な見通しが立っていないとしても、カスタマイズ性に優れた製品であれば、ビジネスシーンの変化に対応しやすくなるでしょう。

クラウド型かオンプレミス型か

SFAには、クラウド型・オンプレミス型の2種類があり、予算や運用形態に合わせて選ぶ必要があります。

クラウド型は低料金で利用できるものの、カスタマイズ性には期待できません。「予算の確保が難しい」「業務フローの見直しができる」といった場合は、クラウド型を検討しましょう。

一方、オンプレミス型は自社にサーバーを設置し、運用・保守やセキュリティも含めて社内で対応します。コストはかかるものの、自由度の高さが魅力です。専門知識を持つ従業員が在籍している場合、オンプレミス型も検討しましょう。

既存のツールと連携できるか

ほかのシステム・ツールを導入している場合、SFAとの連携が可能かを確認しましょう。たとえば、CRMやERPなど営業活動にかかるツールは、SFAと連携することで、データを別途入力する手間が軽減されます。

さらに、互いがカバーしていない領域を補完することで、自社のサービス品質・顧客満足度の向上にも期待できるでしょう。

サポート体制の充実度

SFAは、適切な運用がなされてこそ効果を発揮するため、運用方法の疑問やトラブルを解消できるサポートが提供されているかを確認しましょう。マニュアル整備や問い合わせ窓口の有無などを確認し、十分なサポートが受けられるベンダーを選んでみてください。

中長期的な運用を見据え、SFA運用を社内に定着させやすいベンダーを見つけましょう。

SFA導入を成功させるためには？

SFAの導入を成功させるポイントを3つ解説します。

営業プロセスを見直し、SFAに適応する

営業プロセスを見直し、SFAが適切に運用されるよう社内の環境を整えましょう。

＜営業プロセスを見直すポイント＞

• 既存のプロセスを明確化する
• 運用ガイドラインを社内全体で共有する

既存の営業フロー・プロセスが、SFAと完全にマッチするとは限りません。営業フロー・プロセスを明確化し、どのポイントをSFAに適応させるべきか検討する必要があります。

さらに、行動基準となるガイドラインを作成し、新規フロー・プロセスを定着させる必要もあるでしょう。SFAを適切に運用できるよう、環境整備を進めることが大切です。

KPI設定や効果測定を実施する

SFA導入時はKPIを設定し、効果測定を実施することで、SFAがどの程度の効果を発揮しているのか把握できます。

＜効果測定の流れ＞

1. 導入前に現場レベルの課題を洗い出す
2. SFA導入後の目標を明確化する
3. 目標の達成度合いを確認するため、KPIを設定する
4. 効果測定を実施する

SFAを導入しただけでは、営業課題の解決や目標達成は叶いません。定量的に目標までの道筋を立て、SFAがどの程度の効果を発揮しているのか把握することが重要です。

PDCAサイクルを回し、継続的に改善する

SFA運用時はPDCAサイクルを回すことで、継続的な営業課題の解決につながります。前述した効果測定はあくまでも現状把握の方法であり、営業課題の解決には「課題の発見」と「改善策の立案」が必要です。

そのため、課題解決に向けた計画の立案と実行、現状の評価、改善の実施を繰り返しましょう。

SFAを導入する際は、プロのシステム会社の導入支援を活用するとスムーズ！

SFAを導入する際は、システム会社の導入支援を活用することで、導入～運用のトラブルを軽減できます。プロのシステム会社では、同業他社での導入実績もあります。

導入～運用までのノウハウを心得ているほか、他社のベストプラクティスを自社でも活用可能です。SFA導入による効果を最大化させやすく、営業課題の解決に期待できるでしょう。

まとめ

SFAは、属人化されがちな営業情報が一元管理され、顧客情報や進捗などを全体に共有できます。営業ノウハウ・ナレッジの共有も可能なため、営業活動の標準化にもつながります。

ただし、SFA導入は予算の確保や教育体制の整備など、事前の準備も欠かせません。導入目的・目標も明確化したうえで、費用対効果の最大化を狙いましょう。

ビジネスマッチング業界10年以上の実績があるリカイゼンでは、予算が決まっていない相談レベルから、無料で対応させていただきます。その後の見積もりのご相談、比較、発注先選定まで、丁寧にサポートデスクが対応させていただきますので、一度、無料相談のご連絡をお待ちしております。