【システム開発外注先の企業選び】都内？地方？テレビ会議？skype？場所や距離ってどれだけ重要なの？

会社で、社内システムや自社サービスシステムなどを新しく開発すること、もしくはリニューアルすることが決定。
あなたはA社とB社の提案と見積を見て悩んでいます。
A社は自社と少し距離があり、テレビ電話を使って画面越しに打合せをしました。
B社は自社の近所で直接会って打合せをしましたが、A社よりも見積額が高く上がってきました。
さて、どちらの企業にお願いをしたらいいのでしょうか？

■システム開発における「距離」の問題

システムを発注する際、大きく２つのパターンに分かれます。
１. 出来合いのソフトウェアをそのまま購入するパターン
２. 自社の業務・サービスに合わせて新しくシステム開発（オリジナルのシステム開発）をするパターン
１の場合は、距離は問題にはならないと思います。
ですが２の場合、自社からあまり離れた会社に依頼することはお勧めできません。

■システム開発で重要なのは「システム開発する前」！

システム開発で１番重要なのは、実際に開発をする前の「何をシステムでどのように実現するか」を依頼側とシステム開発会社側で考えをすり合わせることです。
ここのすり合わせが上手くいかなければ、本当に必要なシステムは完成しません。
もし、すり合わせができていないとシステムが完成したときに
依頼側は「そういう意図ではなかった（なおしてほしい）」、
開発したシステム会社側は「それで良いと言ったはず（合意の上だから問題はない）」
というズレが起こりかねません。
このようなズレはコミュニケーションミス 、コミュニケーションレスによって起こりやすいものです。その原因は物質的な距離の遠さにあります。

もし自社から離れた開発会社に依頼をした場合、交通費もかかりますので何度も直接会って話し合うことは難しいです。何度かは直接会って、残りはテレビ電話や電話、メールでのやりとりになってしまいます。
そうすると「言葉」だけでは読み取れない微妙なニュアンスが汲み取れなかったり、直接会っていないから生まれる頻繁なコミュニケーション自体に疲弊してしまうことも起こりえます。

■システム開発に置いて問われるコミュニケーションの質

オリジナルのシステムを開発する際には、依頼する側も開発する側も意図を合わせなければ、本当に意味のあるシステム開発ができません。
コミュニケーションを取ることにストレスがある環境 では、報告・連絡・相談が遅れ、開発スピードが停滞しやすくなります。
私達は普段人と会って会話をするときも、言葉だけではなく、顔の表情、姿勢、空気感を感じとりながら話を進めていきます。
それは、オリジナルのシステム開発 においても同様、もしくはそれ以上に必要です。
なぜならば依頼する側も本当にやりたいこと・実現していきたいことを言葉にすることは容易ではないからです。
システム開発をする側もこのシステムはどこをゴールに動けばいいのかを見据えながらやり取りを行うため、依頼をする側がハッキリとやりたいことが落とし込めていないときこそ、尚更コミュニケーションの質が問われるのです。

まとめ

現在は通信環境も大きく改善されていますが、空気感まではやはり画面越しには感じられないこともあります。
ケースバイケースになりますが、もしオリジナルのシステムを作りたくて、言葉でしっかりと伝えられる自信が弱い場合は、まずは近くの会社にお願いしてみてはどうでしょうか。
例え遠くの会社の方がコストが低くても、出来上がったシステムが思ったものと違うのであれば、それ自体が意味のないものになってしまうのですから。