４【エクセルのシステム化に伴ってやっておくべきエクセル事情】

前回はExcelを使ってシステム開発するメリットについてお話させていただきました。
今回は実際に導入する際のポイントをお伝えさせていただきます。
 

－実際何をしたらいいの？

Excelを使ったシステムをいざ導入しよう！と思ったものの、システム開発の依頼に慣れていないと、実際の動き方がわからない。。。という壁がまず立ちはだかるケースもあるかと思います。
 

データベース管理のポイント

現在、お客様の情報や商品情報などはどのように管理していますか？
一般的にExcel上で情報を管理するときには、一枚のシートの中にあらゆる項目をまとめて、一度に情報を見られるように表を作成することが多いかと思います。
 
例えば商品リストの場合、「商品名」「型番」「在庫数」…などのカテゴリーごとに列を分け、
数値を入力していきますよね。
 
そこで、システム導入にあたって事前にやっておくといいポイントがあります。
 
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1．扱いたいデータを表形式にして複数に分ける

まずExcel上で一つのシート内にまとめている情報を、表の項目ごとに複数に分けます。
 

2．一つの表に一つのシートを割り当てる

一つの項目ごとに一つのシートを作るイメージで、振り分けシートに名前をつけ、区別して記載しておきます。
 

3．表と表の間でセルの参照を行うように構成する

これにより、データベースとしての管理がしやすくなります。そのため、表と表の間でセルの参照を行えるように構成する。
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これを事前に行うことができればベストです。
 
ただ、複数のシートに分ける作業がなかなかできない部分があるかと思います。
その場合は、それぞれの表が何のデータをまとめたものなのか、名前をつけておくことがおすすめです。
そうすることによって、Excelをデータベースとして用いるための基盤に少し近づけることができます。
 
スムーズにシステム導入を進めるためには、依頼するシステム開発会社と密なやり取りをして、実際の業務で使うシーンを想定して進めていくことが大切です。
 

＞＞次回は、Excelでのシステムの構築事例についてお話いたします。