給与システム導入の選定ポイント、導入後のステップまとめ

１．給与システムの基本について

給与計算のシステムを導入していない企業では、給与計算業務の効率化、経理担当者の負担を軽くしたいなどの意向が出ると思います。
給与システムの導入を検討している担当者の方や、すでに給与システムは動いているけれどシステムを入れ替えたいなど考えていらっしゃる担当者の方向けに、給与システム導入の際の選定ポイントについて説明します。

まずは、給与システムの種類と給与システムを導入するメリットから紹介します。

給与計算パッケージソフト

給与計算専用に開発されたパッケージソフトになります。一般的な給与計算に対応していることと様々なメーカーから販売されていることもあり低価格なものが多いので、導入しやすいです。社会保険等の天引き、年末調整など、給与計算を効率化したい場合はオススメです。他業務系システムとの連携はあまり考えられていない場合が多いので、拡張性を意識したい場合は、あまり向いてないかもしれません。

人事システム系のサブシステム

給与システムは、人事システムの中に紐づくものになりますので、すでに人事システムが導入されていて、勤怠管理システムや経費精算システムが稼働している場合は、それらのシステムと連携するサブシステムの導入検討をした方が効率的です。すでに勤怠管理や交通費計算などのデータと紐づけることが可能なので、経理関連の業務は大幅に効率化することができます。また、同じ系統のシステムは、操作性等も近いので互換性なくスムーズに進めることができます。

ERPモジュール

大手企業では、すでにERP等の基幹システムが導入されていることが多いです。ERPの中で、給与計算モジュールが提供されていることがありますので、そちらを追加することが可能です。

独自開発の給与システム

パッケージでもERPでも要望を満たすシステムが見当たらなかったため、給与計算を独自開発する企業も少なくありません。独自開発はイニシャルの工数とコストが大きくかかりますが、自由にカスタマイズできることは最大のメリットになります。

では、給与システムを導入した際に、どのようなメリットがあるのでしょうか。

業務効率化をはかれる

会社規模がさほど大きくなくても、１社の中で多くの契約形態が存在している場合があります。正社員、非正社員、アルバイト、契約社員、パートなどがありますが、毎月の給与計算、年末調整、税金支払など、給与計算に関わる様々な処理がシステム化されることで給与計算業務の効率化をはかることができます。

法的改正に向けた対応

社会保険や税制改正など、法改正に対して自動で対応がなされ、急な対応も素早く反応できることで、対応漏れを無くし、給与計算業務のミスを防げるのです。

他システムとの連動性

勤怠管理システムや、タイムレコーダーなどとの連携が可能なので、これまでの給与計算業務で膨大な時間と工数が取られてしまう集計業務の作業時間を削減することができます。

２．給与システム導入の際の６つの選定ポイント

ここからは、給与システムを導入する際の６つの選定ポイントについて紹介します。

・導入ポイントの明確化

企業担当者がシステム導入の検討をする際、まずは導入目的を明確にすることが大切です。

・製品コンセプトの理解

次に給与システム製品のコンセプトを知ることが必要になります。製品について知識を持つことで、自社で必要としているものに近い製品を選ぶことができます。また、製品のコンセプトによって、今後どのような機能が拡張されていくかなども異なってきますので、製品に何を求めるかを考える上で、コンセプトを知ることは非常に大切です。

・希望の優先順位付け

自社で最も重要視しているポイントが何であるのか優先順位を明確にすることが大切です。優先順位をつけると、必要な機能とそうではないものが見えてきます。また、予算を優先順位に置いて考えるというのも1つです。

・業務プロセスの見直し

給与システムを導入する際、人事系システムの業務プロセスを見直すチャンスでもあります。改めて見直すことで、当初スピーディーに動いていた機能が動かなくなったりもします。しかし、色々と調整しなければいけないことがあります。一番多くのユーザに提供しているパッケージ製品の業務プロセスやパッケージ製品の機能などを参考にすると良いでしょう。

・既存システムのとの連携有無の確認

既に自社へ導入しているシステムがある場合は、それらとどのように連携を取るのかについて確認が必要です。もし、連携が可能な場合、それらのコストがどれくらいかかるのかも確認が必要です。

・セキュリティ対策の実施

最後に、セキュリティ対策についてしっかり行う必要があります。特に給与システムは、個人情報はもちろんのこと、個人情報に紐づく重要な人事情報等が存在しているため、強固なセキュリティ対策に関してシステム会社から提案してもらうのが良いでしょう。

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３．給与システム導入後に行う５つのステップ

システムの導入時には、よく失敗したとか使いにくいから結局使っていないなど様々な意見と憶測が入り混じります。もこでは、給与システムの導入後に失敗しないこととなるための５つのステップをそ愉快します。

計算式の設定

給与システムは導入してからが本番になります。まずのステップは、給与計算を行うために計算式を定義します。計算式に含まれる要素は、雇用形態、勤怠状況、各種手当、所得税・住民税、社会保険料などになります。毎月のレギュラー処理とイレギュラー処理の対応が必要な場合に分かれます。

データ入力

給与計算に必要な各種マスタ登録管理があります。個人情報の登録など、人事システムや勤怠管理システムなどの他システムからのデータ取り込む流れになります。

セキュリティ設定

重要な個人情報を扱うことになりますので、情報漏洩を回避するためにはシステム管理者以外のセキュリティを強固にすること、ワークフロー側面を充実させてデータ漏洩管理が必要となります。

給与計算後の処理定義

給与計算の完了後、累計処理や他システムと連携するデータの出力処理などを定義付けます。例を以下に挙げます。

例；経費処理、税務処理、社会保険関連処理、退職処理、年末調整算出

社員への周知

給与システムは、社員全員に関わってくることになりますので、社員へきちんとした説明が必要になります。また、WEBにて給与明細書が閲覧できるようになる場合は、その情報も早めに公開しましょう。

社員に対してWEB閲覧が可能な項目としては、以下のようなものが挙げられます。

• 給与明細書
• 賞与明細書
• 源泉徴収票
• 年調明細書
• 標準報酬月額変更通知書
など

給与システムは計算パターンが多くあり煩雑になりがちなので、高いセキュリティも求められています。

４．給与システムの導入事例3選

ここでは、実際に給与システムを導入した具体的な事例を3つご紹介します。どのような目的で給与システムを導入したのか、どのような効果が得られたのかの参考としましょう。

事例①：株式会社ネクストリンク｜事業の多角化と社員増加に合わせた業務効率化

参考：https://payroll.jobcan.ne.jp/case/19567/

まず初めに紹介するのは、アイラッシュ・ネイルサロンを運営する「株式会社ネクストリンク」の事例です。

導入前は、勤怠管理ツールを別の給与ソフトによってCSVで読み取らせて計算し、給与明細発行のためにさらに別のツールでデータを読み取らせて明細のWeb発行を行うという流れで管理していました。

勤怠管理・給与計算・給与明細のWeb発行を全て別のツールで管理していたため、上記の通りCSVで連携するほかなく、情報が更新されていないとエラーが出てしまう状態でした。また、新たな支給項目を増やすにも複数の操作が必要で、登録に時間を要してしまっていました。

社員数が増加するにつれて、コストを削減すべきだと考え、システム導入に取り掛かりました。システム導入後は、従業員情報の更新が簡易化し、勤怠情報も連携されたことで、給与計算に費やす時間が短くなったといいます。

11店舗を運営しながら、本社機能としては10名、経理・財務担当に至っては1名という割り振りの中で、システム連携によりボタン一つで業務が済むようになったことは、バックオフィスの負担軽減に貢献する改革だったと言えるでしょう。

事例②：旭化成カラーテック株式会社｜既存システムとの親和性が高いERPを採用

参考：https://www.grandit.jp/showcase/detail/color-tech.html

次に紹介するのは、旭化成グループのケミカルズ事業を支える「旭化成カラーテック株式会社」の事例です。

導入に至るきっかけは、共同で基幹システムを運用していた親会社の「旭化成ケミカルズ株式会社」が他システムへ移行したことでした。

親会社との会社規模の違いにより、既存のシステムを運用し続けるにはあまりにもコストが掛かりすぎるため、自社の規模に適したシステム導入が進められました。さらに、会計は旭化成グループ共通のSAP ERPを利用しなければいけないことやグループとして求められる内部統制の範囲内であること、現場のITスキルに応じて誰もが簡単に操作できるものであること、など数多くの条件を満たすシステムの検討が余儀なくされていました。

そこで、カスタマイズ可能かつ既存のシステムとの親和性が高いERPを選択しました。上記の通り、給与計算パッケージソフトはコストをかけずに導入できる反面、カスタマイズが難しく、拡張性が低い特徴を持ちます。グループ会社などのように、クリアしなければならない条件が多い場合は、柔軟な対応が可能なERPの導入が適している可能性があります。

しかし、ERPの導入はパッケージソフトと比べてコストがかかることがありますので、価格と相談しながら既存の体制に最適なものを導入することが大切です。

事例③：株式会社シモジマ｜組織変革に伴う給与システムの見直し

参考：https://www.dcs.co.jp/casestudy/shimojima.html

最後に紹介するのは、包装用品・商店用品の専門商社として1920年に創業した「株式会社シモジマ」の事例です。

株式会社シモジマは、EC事業の飛躍を目的とした大きな組織変革を行い、いくつかのポストを新設・組織を細分化したため、人事給与システムの見直しを行うべきだと判断しました。

導入前は、人事・給与・勤怠が別管理になっていたため担当者しかわからない作業があり、属人的な業務になってしまっていました。そこで、ネットワークからサーバーまで自社で運用するオンプレミス型システムからクラウドシステム導入への移行が検討されました。

大きな懸念として挙げられたのは移行後の内部統制でした。契約社員、パートなど幅広い年齢層の従業員が在籍しており、会社からパソコンが支給されていない社員がいたり、Webサービスの操作に不慣れな社員がいたりと、システム移行後は混乱が予想されました。

しかし、この問題に対しては各自のスマートフォンを通じた操作環境をつくりだすことで全従業員が移行に速やかに対応できました。さらに、クラウドシステムの導入と同時に課題の洗い出しを行いました。例えば、10日締めの当月25日支給というサイクルによって4月入社の新卒社員の初任給が低くなってしまうという問題があったため、締め日・支給日が変更されました。

雇用形態ごとの締め日・支給日の見直しは、タイトだった勤怠締め作業に余裕を持たせ、業務の標準化にも繋がったのです。

5．まとめ

ここまで給与システムの導入と導入後に知っておくべきポイントについてまとめてきました。初めて給与システムを導入しようと考えている企業担当の方は、どこから手をつけて良いか分からないことが多いと思います。

そこで、ビジネスマッチング業界で10年以上の実績を持つリカイゼンでは、無料でサポートさせていただくことができます。既に人事系システムが導入されているか、給与システムはどのようなものを導入予定で考えていたか、様々な角度よりヒアリングさせていただき、導入についてのステップ等含めてご説明させていただきます。これらは見積もり依頼の前に予め確認しておくべき内容になります。

リカイゼンサポートデスクでは、これまでの数多くの実績より、給与システム導入におけるノウハウをもとにサポートさせていただきます。まずはお気軽にご相談ください。