給与システム導入の選定ポイント、導入後のステップまとめ

１．給与システムの基本について

給与計算のシステムを導入していない企業では、給与計算業務の効率化、経理担当者の負担を軽くしたいなどの意向が出ると思います。
給与システムの導入を検討している担当者の方や、すでに給与システムは動いているけれどシステムを入れ替えたいなど考えていらっしゃる担当者の方向けに、給与システム導入の際の選定ポイントについて説明します。

まずは、給与システムの種類と給与システムを導入するメリットから紹介します。

給与計算パッケージソフト

給与計算専用に開発されたパッケージソフトになります。一般的な給与計算に対応していることと様々なメーカーから販売されていることもあり低価格なものが多いので、導入しやすいです。社会保険等の天引き、年末調整など、給与計算を効率化したい場合はオススメです。他業務系システムとの連携はあまり考えられていない場合が多いので、拡張性を意識したい場合は、あまり向いてないかもしれません。

人事システム系のサブシステム

給与システムは、人事システムの中に紐づくものになりますので、すでに人事システムが導入されていて、勤怠管理システムや経費精算システムが稼働している場合は、それらのシステムと連携するサブシステムの導入検討をした方が効率的です。すでに勤怠管理や交通費計算などのデータと紐づけることが可能なので、経理関連の業務は大幅に効率化することができます。また、同じ系統のシステムは、操作性等も近いので互換性なくスムーズに進めることができます。

ERPモジュール

大手企業では、すでにERP等の基幹システムが導入されていることが多いです。ERPの中で、給与計算モジュールが提供されていることがありますので、そちらを追加することが可能です。

独自開発の給与システム

パッケージでもERPでも要望を満たすシステムが見当たらなかったため、給与計算を独自開発する企業も少なくありません。独自開発はイニシャルの工数とコストが大きくかかりますが、自由にカスタマイズできることは最大のメリットになります。

では、給与システムを導入した際に、どのようなメリットがあるのでしょうか。

業務効率化をはかれる

会社規模がさほど大きくなくても、１社の中で多くの契約形態が存在している場合があります。正社員、非正社員、アルバイト、契約社員、パートなどがありますが、毎月の給与計算、年末調整、税金支払など、給与計算に関わる様々な処理がシステム化されることで給与計算業務の効率化をはかることができます。

法的改正に向けた対応

社会保険や税制改正など、法改正に対して自動で対応がなされ、急な対応も素早く反応できることで、対応漏れを無くし、給与計算業務のミスを防げるのです。

他システムとの連動性

勤怠管理システムや、タイムレコーダーなどとの連携が可能なので、これまでの給与計算業務で膨大な時間と工数が取られてしまう集計業務の作業時間を削減することができます。

２．給与システム導入の際の６つの選定ポイント

ここからは、給与システムを導入する際の６つの選定ポイントについて紹介します。企業担当者がシステム導入の検討をする際、まずは導入目的を明確にすることが大切です。

次に、給与システム製品のコンセプトを知ることが必要になります。製品について知識を持つことで、自社で必要としているものに近い製品を選ぶことができます。

そして、自社で最も重要視しているポイントが何であるのか優先順位を明確にすることが大切です。優先順位をつけると、必要な機能とそうではないものが見えてきます。

給与システムを導入する際、人事系システムの業務プロセスを見直すチャンスでもあります。改めて見直すことで、当初スピーディーに動いていた機能が動かなくなったりもします。しかし、色々と調整しなければいけないことがあります。一番多くのユーザに提供しているパッケージ製品の業務プロセスやパッケージ製品の機能などを参考にすると良いでしょう。

既に自社へ導入しているシステムがある場合は、それらとどのように連携を取るのかについて確認が必要です。もし、連携が可能な場合、それらのコストがどれくらいかかるのかも確認が必要です。

最後に、セキュリティ対策についてしっかり行う必要があります。特に給与システムは、個人情報はもちろんのこと、個人情報に紐づく重要な人事情報等が存在しているため、強固なセキュリティ対策に関してシステム会社から提案してもらうのが良いでしょう。

３．給与システム導入後に行う５つのステップ

システムの導入時には、よく失敗したとか使いにくいから結局使っていないなど様々な意見と憶測が入り混じります。もこでは、給与システムの導入後に失敗しないこととなるための５つのステップをそ愉快します。

計算式の設定

データ入力

セキュリティ設定

給与計算後の処理定義

給与計算の完了後、累計処理や他システムと連携するデータの出力処理などを紹介します。
経費処理、税務処理、社会保険関連処理、退職処理、年末調整算出

社員への周知

給与システムは、社員全員に関わってくることになりますので、社員へきちんとした説明が必要になります。また、WEBにて給与明細書が閲覧できるようになる場合は、その情報も早めに公開しましょう。
WEB閲覧が可能なのは、
・給与明細書、賞与明細書、源泉徴収票、年調明細書、標準報酬月額変更通知書
などがあります。
給与システムは計算パターンが多くあり煩雑になりがちなので、高いセキュリティも求められています。