知っていると得する！システムの再構築でシステムドキュメントが重要な理由

一般にビジネスにおけるシステム開発はゼロから新規のシステムを開発することよりも、既存のシステムのグレードアップなど再構築をすることの方が多いと言われています。
ご経験があるかと思いますが、システムを再構築する際には、以前依頼していたシステム開発会社に依頼するとは限りません。

システム開発において新規ではなく既存システムの構築を依頼する際は気をつけておかないといけないポイントがあります。

それが、システム開発におけるドキュメントの有無です。

そもそもシステムドキュメントって何？

システム開発におけるドキュメントは、一般に「システムドキュメント」と呼ばれ、「システム仕様書」、「システム設計書」、「システム運用計画書」、「操作マニュアル」などが含まれます。
システムドキュメントが作成される目的は大きく2つ。
1.システム開発依頼側とシステム開発側の認識を一致させるため
2.システム開発側での情報共有、納品後の引き継ぎ事項の共有のため
このように、ドキュメントは納品後の「引き継ぎ」においても非常に重要な役割を持っているのです。
しかし、弊社の経験上、既存システムの再構築・リニューアルの依頼を受ける際にシステムドキュメントが残っている会社は非常に少ないのです。

システムドキュメントがないとどうなってしまうのか

答え：お金が余計にかかる
答えを先に述べてしまいましたが、通常システムドキュメントには、そのシステムがどういった意図を持ってどのように設計されたかが記録されています。
このシステムドキュメントを見ることで、例え最初にシステム開発を行った担当者ではなくても、どのようなシステムなのかを粗方知ることができます。
逆を言えば、システムドキュメントがないとどのようにしてシステムが作られているかがわかりません。
システム会社なのだからシステムがどのように作られたかわからないことあるの？
と疑問を持たれた方もいるかもしれません。
もちろん、システム会社なのでどのように設計されたのかを知ることはできます。
ですが、どのように設計されたかを知るために「調査」が必要になるのです。
つまり、ここで「調査費」が発生します。

システムドキュメントの重要性を知らないのは大損！

なぜシステムドキュメントが残っている会社が少ないのでしょうか。
その原因は、システムドキュメントの重要性を知らない会社が多いことにあります。
システム開発においてはどうしても「システム」そのものがメインになりがちです。
システム開発は一筋縄でいかないことが多いので、今、作っているシステムの数年先を見据えた視点というのはどうしても持ちづらいようです。
同じように考えるのは、システム開発の依頼側だけでなく、残念ながらシステム開発の担当者にも存在します。
ドキュメントの作成にも労力が必要となります。
メインとなるシステム開発があるため、システムドキュメントの作成は優先順位が下がってしまいがちです。
本来であれば、システム会社が依頼主に対してドキュメントの重要性を説明しなくてはいけません。

システムは一度作れば永遠に使い続けることができるものではありません。
必ず改修が必要になります。必ず。
システム開発で損をしないように、ドキュメントの作成がしっかりできる会社かどうか
を見極めて依頼することが重要なのです。