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【SFA(営業支援ツール)開発】見積比較と依頼方法のポイント解説

SFAは、「Sales Force Automation」の略になります。企業における営業活動の情報をデータ化して蓄積することで、分析することができるソフトウエアにです。SFAを導入することで、営業プロセスが見えるようになり、属人化される営業情報を共有し、営業活動の効率化をはかるための営業支援ツールとして広く認知されています。
SFAは自社独自のものを開発して運用している会社と、市販されているSFAツールを導入・カスタマイズして利用している会社があります。
市販されているSFAツールとして有名なのはSalesforceです。
今回は、SFAで「何ができるか」から、実際に開発を依頼する場合のポイントをご紹介していきます。

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目次

1.SFA(営業支援ツール)では何ができる?

まず、一般的にSFAに搭載されている基本機能について説明します。
SFAはその名の通り、営業支援ツールですので、営業に関することが管理できる機能が用意されています。

・顧客管理

名刺交換、往訪した取引先の企業情報や、担当者の連絡先などが管理できます。

・案件管理

顧客へ提案中の案件、受注・失注した案件の情報(提案した金額や日時など)を管理できます。

・行動管理

営業マンがどのような営業活動を行なっているか(初訪、往訪、架電、メール等の行動アクション)が行動履歴として入っています。

・成果管理

営業マンの営業状況が数値管理として入っています。

・レポーティング

日次、月次など、営業売り上げ状況などのレポーティングができる機能が入っています。特にどのような項目で検索できるかが機能としての重要なポイントです。

2.SFA導入メリットと導入時に気をつけるポイント

SFAを導入することによって得られるメリットとは、どのようなものがあるのでしょうか。 大きく4つのメリットが考えられます。

・SFAを導入する4つのメリット

① 営業における属人化の解消

SFAを入れることで期待する効果として、営業活動の効率化による売り上げ拡大ではないでしょうか。営業マンが増えてくると、それぞれのやり方がなかなか共有されずに属人化してしまうことになります。そして、目標を達成し続ける人とそうではない人など、属人化による影響も少なからずあります。そこで、「営業活動の情報を全営業マンが閲覧共有できる」ことや「案件ごとの更新や、行動履歴などを見ることができる、それらがリアルタイムで確認が可能」、「検索性が高く案件状況の確認ができる」などの実現がSFAでは可能になります。そうすることで、これまでの属人化を解消できるようになります。

② エクセル管理からの営業管理効率化をはかる

一般的に、取引先情報や案件情報など、まずはエクセルで管理するようになります。最初は管理する営業マンの人数が少ないこともあり問題ありませんが、データ量が増えたり営業マンの人数が増えたりすると、エクセルを更新するだけでも人数分の時間がかかってきますし、何よりデータの効果的な整理ができにくい状況となります。そこで、SFAを導入すると、営業マン全員が同時にデータ更新は可能となり、業務効率化がはかれます。

③ 情報共有化によるコミュニケーションロスの軽減

営業マンそれぞれで情報を持っていても、共有されないことで営業の成功事例、失敗事例を経ての営業戦略が立てにくい状況となります。重要な情報の共有やコミュニケーションロスが、本来売り上げになるはずのものが売り上げにならないとなると、とても残念な結果になります。SFA導入をすること、営業マン全員の情報がデータとして集まるので、コミュニケーションロスを減らすことができます。

④ 営業マン新規採用時の教育コストの削減

営業に関係する情報が一元管理されていないと、新規で人材が入ってきた際に、教育に時間と人的工数が多く必要となります。そこで、一元管理されている情報があれば、これまでの流れの共有や先輩営業マンの行動履歴などから参考にすることができます。実践的なノウハウを自ら学ぶことができることで、教育コストの軽減につながります。

・SFA導入時の気をつけるポイント

SFAを導入するということは、これまで説明してきたメリットがありますが、導入コストはかかってくるため、そのコストを無駄にしないために気をつけるポイントを紹介します。

①自社の課題を明確にしておく

何のためにSFAを導入するのか。この目的や課題を明確にして社内でしっかり共有しておく必要があります。それまで、例え使いにくい簡易的なエクセル営業システムを使っていたとしても、そこのコンセンサスが取れていないと、導入における社内からの反発が発生してしまいます。

②営業マンが使いやすいかどうのユーザビリティを考える

日々使用していくのは営業マンになりますので、入力フォーム含めて使いやすいかどうかを見極める必要があります。システム的にいうと「ユーザビリティが優れているかどうか」ということになりますが、導入の際は営業チームからの確認できる人をプロジェクトに参加してもらうのも一つのポイントです。

③営業戦略を立てるためのデータ分析を行える体制を作る

SFAは、データを管理することが目的ではなく、最終的に売上を上げることが目的のために導入するツールになります。データも蓄積しておくだけでは単なるデータで終わってしまうので、営業戦略の観点でデータ分析を行うための体制づくりを行う必要があります。

④運用でスムーズに定着させるためのコツ

導入後、運用はとても大事なプロセスになります。これまでエクセルやその他の簡易的ツールを使用していたものを切り替えるわけですから、営業マンにとって最初は負担となります。スムーズに営業マンが運用できるように、例えば評価制度の見直し、インセンティブの見直し、トップが率先して活用してみるなど、現場を盛り上げるための施策も事前に考えておきましょう。

3.SFA導入の見積もり依頼方法、発注先選定

ここからは、実際にSFA導入のための見積もり依頼方法、発注先選定の基本的な流れを紹介します。
見積もり依頼を行う場合は、複数のSFAツールの見積もり及び比較を行った方が良いでしょう。各ツールによってユーザビリティも違いますし、搭載機能も異なってきます。また、一般的なSFAツールでは自社に合わないなどある場合、SFA自体を構築する場合でも、複数社の開発会社へ見積もり依頼することをお勧めします。
見積もり依頼をする際に大事なことは、上記で説明してきた「なぜSFAが必要なのか」という目的、営業活動における課題を取りまとめておき、それを見積もり依頼時に説明できるようにしておくことです。

会社の課題や目的に合ったSFAツールの導入、もしくは構築をすることで無駄にならないものになりますので、そこはマストでまとめておきましょう。
複数社、もしくは複数ツールの見積もりが手に入ったら、比較を行い、発注選定を行います。パッケージ導入の場合は、カスタマイズ有無の確認、ランニングコスト、契約期間を含めて事前に確認をしておきましょう。
開発を行う場合は、複数社の見積もり比較を行って想定のコストと搭載予定の機能とのバランスを確認します。

実際に発注先が決定したら、契約書、発注書、機密保持契約等、書面の手続きを行います。また、開発を行う場合でも、発注先となる会社は発注前には必ず面談を行い、開発の担当窓口のなる人とコミュニケーションをはかっておきましょう。発注前に細かく決めておくことがのちに「言った」「言わない」でもめないためのコツです。

4.まとめ

これまで、SFA導入に関してのポイントをまとめてきましたが、初めての場合はどこから手をつけて良いかわからないことが多いと思います。そういった企業担当者の方へ、ビジネスマッチング業界10年以上の実績があるリカイゼンでは、予算が決まっていない相談レベルから無料で対応させていただいています。その後の見積もり依頼、比較、発注先選定まで、丁寧にサポートデスクが対応させていただきますので、一度、無料相談のご連絡をお待ちしております。

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