大幅なシステム改変は優先順位を考えよう！

業務をシステム化したいのだけれど、どこから手をつけたらいいのかわからない……。

そんな悩みをお持ちのシステム担当の方は多いのではないかと思います。

とくに、肥大化する業務にシステム化が追いついていないような組織では、やることがあまりに多すぎて、一気にシステム化を果たすのは無理があります。

優先順位をつけて、ワンステップごとにシステム化するのが賢い方法です。

では、どうやって優先順位をつけるのか？

私たち（株式会社メビウスボックス）が過去に経験した業務を例にとって、その基本的な考え方を紹介しましょう。

――業務分析で作業フローの無駄を見つける――

お客様は社員数1,000人規模の、全国にたくさんの拠点を持つ会社さん。かなりの企業規模であるにもかかわらず、ほとんどシステム化がなされていませんでした。

担当の方はITの知識をお持ちでしたが、あまりにやることが多すぎて、どうしていいかわからない状態。早くシステム化しないとセキュリティー上も問題が出そうだということで、協力してほしいという依頼をいただいたのがきっかけです。

私たちが最初に行なったのは、業務分析です。

業務上、ボトルネックとなっている部分はどこなのか？

早くシステム化しないとならない部分はどこなのか？

十分な時間をいただいて、担当者がしっかりと分析を行ないます。

私たちが注視するのは、問題となっている業務が会社にどれだけの損失を与えているかです。

「傷口の大きいところをふさがないと、そこがずっと赤字を垂れ流す。だから、まず止血しましょう」という視点です。

この会社さんの場合、ボトルネックとなっていたのは、国への請求業務の煩雑さでした。具体的にいうと、各拠点のスタッフで、個別に集計し、そのデータを本社が集約して国に請求するという業務です。

それまでは、この作業はすべて手入力で行なわれていました。それどころか、入力したデータをプリントアウトして拠点ごとに集計し、本社はそのデータを別のシステムに入力するという、非常に効率の悪い方法をとられていました。

この業務は毎月行なわれるものです。そして、その度に各拠点から増員を行ない、半月ほど拘束します。その半月分の人手が、ほかの業務でマイナスになってしまいます。

さらに利用者数は右肩上がりで増加中。このまま増えていくと、もっと人員が必要となり、ますます赤字が増えていってしまいます。

私たちは「システムにこれくらいのお金をかければ、3年後には黒字に転換します。それ以降は、システムのメンテナンス費用だけになります」と提案させていただきました。

提案には当然「数字」が必要です。どれだけの期間で損益分岐点を超えるのかといった詳細なデータをつけて、役員の方々にもプレゼンし、納得していただくことができました。

――大切なのはお客様の本当の要望を正しく把握すること――

システム化するうえで、このように優先順位をつけることと同じくらい私たちが大切にしていることは、「その会社が本当に求めているのは何なのか」をしっかりと探ることです。

お客様の要望をそのまま形にしようとすると、システムが大規模、かつ煩雑なものになりがちです。予算を見ながら「何が必要なのか」「どうするのがベストなのか」を常に考えています。

また、お客様の要望にもとづいたアプローチの仕方は、PM（プロジェクトマネージャー）だけが理解していればいいわけではありません。レポートを社内でレビューするなどしてエンジニアも共有し、社員が一丸となってシステム開発に当たっています。

私たちはPM2名、エンジニア3名の小さな会社ですが、それゆえにコミュニケーションロスなく、お客様目線で業務に当たることができます。

システム化をしたいけれど、どうしたらいいのか、どこから手をつけたらいいのかわからない。そんなときは、ぜひ一度、私たちにご相談ください。