【生産性を向上する】エクセル運用からシステム化する最適なタイミングの見極め方

普段の業務管理など、エクセルを使っている企業は多いと思います。
勤怠管理や請求書などの発行、顧客管理や効果管理など、どのような業務にも自分で自由に作成し、扱える点がエクセルのいいところです。
ですが、
・正直手で入力するにも時間がかかる
・もっとスピードを上げるにはシステム化した方がいいのではないか
・でもシステム化すると開発コストが発生するから現状維持の方がいいのでは…？
と悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回はエクセルでの管理をシステム化するタイミングを見極めるヒントを紹介します。

ヒント１：あなたはエクセルで【何】を管理していますか？

エクセルのメリットを大きく上げると
・項目を自由に追加できる
・行をある程度好きなだけ追加できる
・項目内に好きな文字を指定できる
・シートコピー・ブックコピーで履歴をとれる
・マクロを使えば、グラフィカルな報告書まで作成できる
など、「扱いに自由が効く」という内容が多く挙げられます。
扱いに自由が効くということは、
言い換えると【業務内容の変動に強い】ということが言えます。

もし、あなたの仕事が新たな事業の立ち上げや、これまであなたの会社になかった新しい業務管理の方法にエクセルを使っているのであれば、しばらくはそのままエクセルで管理を続けた方が良いでしょう。
事業の立ち上げや新たな業務管理では、テストパターンを繰り返し、「業務内容の定型化」を作り上げていくものだと思います。
「これは不必要なデータだった」、「このデータも管理には必要だ」など、何が必要で何が不必要なのかを見極めていかなければなりません。
一度システム化してしまうと、あとで「この情報も必要だった！」という際にエクセルほどスピードを持って融通がきくとは限りません。
業務において必要な情報の取捨選択、後ほど必要になりそうな項目の想定ができるまではすぐにシステムにしようとせず、エクセルでの管理をオススメします。

ヒント２：エクセルの入力作業に【何人】が関わっていますか？

ある程度エクセルでの管理も体系化し、「売上が伸びてきた」、「顧客が増えてきた」という状態に伴ってエクセルで扱う入力作業はデータ量も増え、複数人がつきっきりでエクセルを管理していることがあります。
「手作業」での入力に1～2人がかかりきりになるとシステム化を検討すべきかと思います。

【作業】はシステムが得意とするところ。
手入力で入れるよりも、時間もミスも減らすことができます。
ですが、新しいアイデアなど何かを生み出すことや、お客様との関係性づくりにはシステムが対応しきれない部分があります。
むしろ、そういったところに人の時間を使うことこそ、後々に大きなメリットをもたらしてくれるでしょう。
要は「適材適所」、なのですが「システム」というイメージが絡むようになると考えがストップしてしまう方もしばしばいらっしゃいます。

ヒント3：「なんとなく今までやってこれたし、下手に変えるよりも現状維持で良いかな」

と、考えている方、システム化を検討すべきタイミングかと思います。
「なんとなく」できているのは言い方を変えると、ある程度やり方や進め方が定型化されている証拠だと思います。それをシステム化しやすいケースかと思うので、その作業をシステム化し、空いた時間をよりあなたの会社のサービス改善に活かすことができれば、事業成長に繋げるチャンスかと思います。

システムが得意とする部分はシステム化を検討・導入し、人が時間をかけるべき部分に人材を配置することが、最終的に自社に最大効果をもたらすことに繋がります。
見極めのヒントを活かしていただきながら、目先だけに囚われず、将来を見通し、「どこ」に「どんな」コストをかけるのかを考え、上手くシステム化＆人材配置を進めていただけると幸いです！