３．知らないともったいない！無駄のないシステム導入で活かせるExcelの機能

前回は、Excelを使ってシステム開発をするメリットをお話いたしました。
 
1． どのオフィスのパソコンにもインストールされている
2． 使い方に慣れているため、導入後の運用がスムーズ
 
この二点についてお話しましたが、今回はその続きとして機能面に着目したいと思います。
 

3． お客様の要望にあわせて効率的に機能を変更できる

例えば、一人でデータ入力をすると時間が掛かって自分の業務に十分な時間を割けない。。。などのお悩みはお持ちではありませんか？
ですが、データの入力は顧客管理や商品の在庫管理など、企業にとって必要不可欠な作業のため、避けて通るわけにもいきません。
そこで、システムにあまり詳しくない方でも扱いやすい方法はないかと考えたのが、Excelをデータベースとして使うという方法です。
 

―そもそもデータベースとは？

(コンピューターによる情報処理で)蓄積・検索・更新などに便利なように有機的に整理された情報の集まりのことです。データベースに使えるソフトとしては、「Access」が広く知られています。
Excelをデータベースとして用いることを考えたとき、もともとExcelは表計算ソフトであるためAccessに比べ管理できるデータ数が少ないというデメリットがありました。しかし、Excel2013以降、大量のデータも高速で扱う仕組みが導入されました。そのため、例えば地図などの情報も連動して使えるようになったのです。
 
ちなみにExcelには以下のような特徴があります。
 
① 罫線を使った表の作成が得意
② オートシェイプなどの機能を使い、見た目をアレンジできる
③ 並び替え・絞り込み・重複排除ができる
④ 関数を使った集計やグラフ化が得意
⑤ 数式が埋め込まれているので、計算の経過が確認できる
 
これらの特徴を活かすことによって、導入したい部分や使うときの状況に合わせたカスタマイズを行うことが可能です。これにより無駄な操作を減らし、時間を短縮できるというメリットがあります。
 
システム導入を検討する際、ついあれもこれもと色々な機能を盛り込みたくなってしまうかもしれません。
そんな時には、「その機能は本当に必要か？」「そもそもシステム化する目的は…？」と問い直すことによって、無駄のないシステム導入をすることが大切です。
 
＞＞次回は“Excelのシステム化に伴い対応しておくべきポイント”についてお伝えいたします。