【在庫管理システム】エクセルでの管理・活用方法

在庫管理システムとは、自社の抱える在庫をベースに業務管理を行いやすくするためのシステムです。
本記事では、在庫管理システムに関してエクセルを使った方法に注目して紹介していきます。
エクセル以外の在庫管理システムについて詳しく知りたい方は、「在庫管理システムの種類・導入ポイントを解説」をご覧ください。

1.　在庫管理システムとは

在庫管理システムは、専用システム、エクセルなど企業によって導入方法が様々です。実際に企業によっては在庫管理を上手く行わないと、作業や業務に支障が出るので積極的に導入する必要があります。

在庫管理とは

在庫管理は、まず日々の商品の入庫や出庫を管理し（在庫受払業務）、在庫の数量を確認し（実地棚卸業務）、適切なタイミングで適切な量を仕入れる（購買依頼業務）といった業務があります。

メーカー、ECサイト・ネットショップなど様々な企業で必要な業務となっており、今日でもそれぞれの業界の課題となっているのも事実です。どの企業もより効率よく在庫管理を行う方法を模索し、自社に合った方法で実施しています。

実地制御とは、帳簿上の在庫と、実際の在庫とにずれが出ないよう、定期的に実際の在庫を確認して帳簿に間違いがある場合には修正をすることです。ここでの確認が甘いと、在庫切れや在庫過多の原因となってしまい、自社にとって大きな損失に繋がってしまう可能性があるので注意が必要となります。複数人でのチェック、システムを活用したチェックなど様々な方法でミスをなくし、適切な形で在庫管理を行うことが重要です。

在庫管理システムとは

在庫管理は、販売管理の一環としても位置づけられ、メーカーや小売業にとっては、無駄を減らし売れ残りのリスクを最小限にとどめるために非常に重要になります。また、在庫過多になってしまうといった事態も同時に防ぐ必要があります。

在庫管理では、まず注文を受け、適切な量を、納期通りに出荷し納品するという流れの中で、自社で在庫を持ちすぎてしまったり、逆に数が足らなかったりということは避けなければなりません。そういった過不足が結果的にコスト増へ繋がるからです。そこで、在庫管理システムをエクセルなどで作成し、より効率化を図れる在庫管理を行う企業が多くなっています。

エクセルベースの在庫管理システムでは入出庫管理、在庫一覧の確認、検品、棚卸などがさらに行いやすくなり、人力ベースでやるよりもはるかに効率的です。関数やマクロを組むことでさらに使いやすい在庫管理システムにできるのが強みとなっています。費用なども掛からず、拡張性もあるため、エクセルベースで在庫管理システムを作成する企業が多いのも事実です。

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2.　在庫管理システムをエクセルで作成する

在庫管理システムを自社で作成する場合にエクセルを使用する企業も少なくありません。
エクセルはどの企業にとっても慣れ親しんだソフトとなっており、在庫管理に応用する際に非常に便利だからです。ここからはエクセルで在庫管理システムを作成する際に必要な要素、管理表の作成・管理方法について紹介します。

在庫管理に必要な要素

在庫管理システムをエクセルで作成する際に必要な要素としては下記の7つが挙げられます。

エクセル在庫管理表＜単票型＞

吊り下げ表型とも呼ばれ、在庫棚の前に吊り下げられている表をエクセル化したものです。
縦軸に「品番」「品名」「日付（一月分など）」「繰越」、横軸に「入庫数」「出庫数」「残数」を記載していく管理方法となっています。

基本数式も足し算・引き算で作ることができるので非常に作りやすいのがメリットです。取り扱う商品数が少ないのであればおすすめです。運用自体も非常に簡単なので、エクセルに不慣れな場合でもスムーズに管理することが可能です。なるべくシンプルな形で管理したいという場合に向いています。

ただ、記入漏れが発生しやすく、一つの商品を一つの票で管理するため、複数の商品を一覧で確認する場合は向いていません。そのため、多くの種類の在庫を扱い、複数の在庫を確認したいという場合は在庫移動表型の方が適している場合もあります。商品数が少なく、なるべく簡単に在庫管理を行いたいという場合は単票型の在庫管理表を活用することが大切です。

エクセル在庫管理表＜在庫移動表型＞

複数の商品の在庫の動きを1枚のシートで管理する際に便利な在庫管理方法となります。
縦軸に複数の商品を並べ、横軸に「品名」「在庫数」「出庫」「入庫」「日付」を入れて管理できるのがメリットです。

単票型と異なり、縦軸に複数の品番などを配置できることからも、在庫の一覧を確認したいという場合に向いています。こちらも基本的に足し算・引き算をメインにしたシートなので簡単に作ることができます。単票型と同じくエクセルに不慣れという場合でもスムーズに作成可能です。

在庫の一覧性を重視していることから、頻繁に発生する入出庫の詳細を細かく記録することには不向きです。一日に発生した各入庫、出庫を集計してそれぞれの合計を入力する必要があります。そのため、単票型のエクセル在庫管理表と併用することが重要です。こちらも単票型と同じく、少数の在庫管理に向いているシステムなのであらかじめ覚えておきましょう。

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3.　エクセル在庫管理を便利にする

エクセル在庫管理をさらに便利にしたいという場合は単純に作成し、導入するだけでは不十分な場合もあります。関数やマクロを利用するなど応用的な部分まで理解することで、さらに便利に利用することができます。

ここからは関数やマクロについて簡単に解説を行います。よく使う関数やマクロの詳細についてもご紹介するので、エクセル在庫管理を便利にする際のヒントにしてください。

関数を利用する

在庫管理も品数が増え、何度も同じ商品に関しての在庫数を手打ちしていると入力ミスなどが発生する可能性が高くなります。
そのような時は関数を利用すると幾分か楽に作業をすすめられるようになり、作業効率化に結び付くでしょう。実際にエクセルでの在庫管理の際によく使う関数は下記の3つになっています。

マクロを利用する

エクセルのマクロを利用することで、例えばCSVデータを在庫管理帳票にまとめるときなども自動計算を行ってくれます。
マクロを使うことで自社の指定した作業を登録し、自動で行ってくれるため、同じ作業を何度も行うという場合は非常に便利です。社員間でもマクロを共有することができるので、お互いで業務効率を高めることもできます。

ただ、マクロを作る際には専門知識が必要となっており、自社に知識がある方がいると、スムーズに作成することが可能です。マクロは自分で作るのが難しいという場合は、比較的低コスト（数十万円〜）でシステム開発会社が対応してくれることもあるので、検討してみるのもおすすめとなります。

もちろん、作るマクロが複雑になればなるほど、外注する際の価格は高くなる傾向にあるので注意が必要です。自社の予算との兼ね合いを見て、実績のある企業を選び、外注するかどうかは慎重に決めましょう。

エクセルマクロの外注相場について詳しく知りたい方は、「Excelマクロ・VBAの開発費用の相場と見積もり手順を徹底解説」をご覧ください。

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4.　在庫管理システムのエクセルの限界

自社で在庫管理システムを作成する場合は、エクセルは導入しやすく人気ではありますが、在庫管理システムのエクセル管理にも限界があります。

複数人が使用できない、リアルタイム反映ができないなど様々な制限があるため、あらかじめ理解しておくことが重要です。限界について知らないと、実際に作成したとしても不便に感じてしまうこともあるので、注意が必要となります。ここからは、在庫管理をエクセルで行う上での注意点について確認していきます。

複数人で利用できない

エクセルは同時編集ができないので、基本的に使用するのは1人ずつになります。そのため、複数人で同時に同時編集を進めていきたいという場合は不向きとなっており、導入する際は注意が必要です。

基本的にエクセルはファイル形式かつオフラインで使用するものとなっており、リアルタイム、複数人でログインして編集するということができないのです。編集が終わった後、ファイルを共有し合って別の人が編集を行っていくというアナログな方式になってしまいます。

そのため、どうしても複数人で在庫管理システムを使いたいという場合は、エクセルベースではなくクラウド型の在庫管理システムの導入を検討しましょう。

リアルタイム反映ができない

エクセルはあくまで人が数えて入力していくものなので、在庫が実際に減ったタイミングにて反映させることができません。オンラインで繋がっていないため、複数人が参加して編集することができず、リアルタイム性は極めて低いのが難点です。

もし、リアルタイムかつ頻繁に複数人で編集するという場合はスプレッドシートでの編集がおすすめです。Excelとほぼ同じ使用感で使える上にオンライン上で使えるため、複数人で編集するという使い方も可能となっています。

ただ、あまりに多くの人数が参加すると重くなってしまうという難点もあります。そのため、リアルタイムでの在庫管理を行いたいという場合についても、クラウド型などの在庫管理システムがおすすめです。

データが増えると重くなる

エクセルのファイルはデータが多くなると重くなり、管理しづらくなるというデメリットがあります。PCのスペックによっては全く操作できないくらいに重くなり、在庫管理どころではないという可能性もあるので十分な注意が必要です。

そのため、複数の在庫管理を行うという場合はエクセルでの在庫管理は向いていません。クラウド型の在庫管理システムの導入を検討し、複数の在庫管理にも対応できるようにすることがおすすめです。

クラウド型の在庫管理システムを導入したいという場合はパッケージ型で比較的安価で導入できる場合があります。また、自社に合わせたシステムにしたい場合は開発会社にシステム開発を依頼するという方法もあるので、予算なども考えて検討しましょう。

在庫管理システムの導入方法について詳しく知りたい方は、「在庫管理システムの種類・導入ポイントを解説」をご覧ください。

在庫管理システムをうまく活用するには

いくら優れた在庫管理システムを導入してもそれを使うのは人なので、実際とシステム上で差異が起きる可能性がゼロではありません。

それでもシステムの導入によって大幅に手間を減らしたり、ミスを最小限にとどめたりということが可能になりますので、システムをつくっておしまいではなく、その後の運用フローについてもシステム開発会社にあわせて相談するといいでしょう。

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