在庫管理システムとは？種類や導入するメリット・注意点、選び方を解説

在庫管理システムとは？種類や導入するメリット・注意点、選び方を解説

在庫管理システムは、紙ベースやExcelによる管理方法に代わる、より正確で便利なツールとして注目されています。今回は、在庫管理システムの基本やその種類、導入の際のメリット・注意点、選び方について詳しく解説します。

在庫管理システムとは？

在庫管理を行う際に、在庫管理システムを用いる企業が増加しています。手動で在庫管理を行う場合、手間がかかるうえにミスが発生しやすく、リスクが高いからです。

ここからは、在庫管理システムの概要についてご紹介します。在庫管理システムの基礎の部分となるので、把握しておきましょう。

在庫状況や入出庫状況を管理するシステム

在庫管理システムとは、その名のとおり、在庫情報を管理するシステムを指します。在庫の過剰や不足を未然に防ぎやすくなる便利なシステムです。

入出庫の状況をリアルタイムで管理でき、商品の入荷や出荷の際に自動的に在庫数が更新されるため、在庫のズレを防げます。また、誤発送や在庫切れといった問題を未然に防ぎ、顧客満足度の向上にも寄与します。

在庫管理システムの機能

在庫管理システムの主な機能には、在庫の一覧表示や入出庫管理、ロケーション管理、棚卸、発注管理、検品、返品管理、在庫分析などがあります。

在庫の状態を一目で把握でき、発注のタイミングを見逃さずに済むので、欠品や過剰発注を防ぎます。

また、ロケーション管理では、商品がどの棚や倉庫にあるかを管理できるため「どの商品がどこにあるのかわからない」という状態を解消でき、作業効率を向上できるメリットも魅力的です。在庫分析機能を通じて、売れ筋商品の把握や在庫の最適化を図れるので、経営戦略の一助にもなります。

在庫管理システムを導入するメリット

ネット通販・実店舗などの業態を問わず、商品を扱う企業では、タグやJANコード、商品番号などを使用し、正確にデータを把握するシステム導入が当たり前になっています。

たとえば、ネット通販の場合、入荷した商品をサイト上で掲載し、お客様から注文が入り次第発送を行います。その際に、掲載した商品の在庫を管理していないと、注文数に対して在庫が足りず、発送できないという事態に陥りかねません。

システム化することで在庫に関わる数値をデータ化し、業務に紐付けてスピーディーに一元管理でき、データをもとに必要在庫数の調整をするなど、作業の効率化につながります。

また、在庫管理システムを導入することで、在庫のデータ抽出や分析ができるのも大きなメリットとなっています。自社の在庫データを細かく分析することで、市場における需要の予測や在庫のリードタイムの把握が可能です。

さらに、在庫データを適切に管理できるようになるので、顧客からの返品対応にもスムーズに対応できるようになります。返品作業が遅れてしまうと、さらなるクレームにつながりかねないので、リスク管理を行う際にも最適です。

余剰在庫や品切れを削減できる

在庫管理システムを導入することで、余剰在庫や品切れの発生を大幅に削減できます。

システムを使用して在庫データを正確に把握することで、無駄な在庫の購入を防ぎ、必要な商品をいつでも準備できるよう調整することが可能です。在庫を適切に管理できれば、倉庫のスペースを有効活用でき、保管コストの削減にもつながります。また、品切れを防ぐことで販売機会を逃さず、売上の最大化が期待できます。

作業が効率化・標準化される

在庫管理システムを活用すれば、在庫管理作業が効率化され、業務プロセスが標準化されます。

システムによる自動化が進むことで、手作業によるデータ入力や確認作業が減少し、ヒューマンエラーのリスクが低下する点はポイントです。ミスによる追加対応が減ることで、従業員はより重要な業務に集中できるようになり、生産性が向上します。

さらに、業務標準が確立されることで、異なる担当者間での作業のばらつきが減少し、一貫した品質を保つことが可能です。

全社内でリアルタイムに情報共有できる

クラウド型の在庫管理システムを利用すれば、異なる部署や店舗間での情報の大幅なタイムラグがなくなり、即座に最新の在庫情報を確認できます。

リアルタイムの情報共有によって迅速な対応が可能となり、顧客からの問い合わせにも即座に答えられるでしょう。企業全体のコミュニケーションを円滑にし、顧客満足度の向上にも寄与します。

意思決定のスピードが速まる

データに基づいた迅速な意思決定ができるようになる可能性があります。リアルタイムでの在庫データの把握は、経営判断の精度を高めるだけではありません。変化する市場ニーズに素早く対応でき、機会損失の防止にも役立ちます。

データ分析に基づく予測が可能になるため、在庫の最適化を図り、経営資源の効率的な配分が実現することで、競争力の向上につながるでしょう。

在庫管理システムを導入する際の注意点

在庫管理システムにはたくさんのメリットがありますが、システム導入には注意点もあります。ここでは、在庫管理システムを導入する際に考慮すべきポイントを解説するので、導入してから後悔しないよう確認しましょう。

初期費用・ランニングコストがかかる

在庫管理システムの導入には、初期費用とランニングコストの両方が発生する場合が多くあります。初期費用には、システムの購入やカスタマイズ、導入に伴うトレーニング費用が含まれます。一方、ランニングコストは、システムの保守やアップデート、サポートサービスの利用にかかる費用です。

とくに、クラウド型のシステムでは月額料金が発生するため、長期的なコストの見積りが重要です。発生する費用を事前によく確認し、予算に合ったシステムを選ぶことが求められます。

障害発生時には使用できなくなる可能性がある

在庫管理システムに障害が起きた場合、業務が一時的に停止するリスクがあります。システムの障害ではなくとも、とくにシステムがオンラインベースで運用されている場合、インターネット接続の問題やサーバーダウンなどで業務が妨げられる可能性があり、注意が必要です。

障害発生時の対応策として、バックアップシステムや予備の業務フローを用意しておくのがおすすめです。より安心して導入・利用できるように、導入前にベンダーのサポート体制や障害対応の実績を確認しておくとよいでしょう。

セキュリティの確保を行う

在庫管理システムには多くの企業データが集約されるため、セキュリティ対策が非常に重要です。とくにクラウド型のシステムでは、データが外部サーバーに保存されるため、セキュリティリスクが高まります。

システムを選定する際には、暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能がどの程度充実しているかを確認し、必要に応じて追加のセキュリティ対策を行うことが重要です。

在庫管理システムを導入することで得られるメリットは多くありますが、同時に注意すべき点もあります。紹介したポイントをしっかりと考慮し、自社に最適なシステムを選んで、効率的な在庫管理を実現しましょう。

在庫管理システムの種類

在庫管理システムには、多様なニーズに応じて、クラウド型、パッケージ型、オンプレミス型といったさまざまな選択肢があります。それぞれのシステムには独自の特徴があり、企業の規模や業務内容に応じて最適に選択する必要があります。

ここでは、それぞれの種類と向いている企業の特徴を詳しく見ていきましょう。

クラウド型

クラウド型は、月々支払で導入できるものが多く、また支払いと同時にサービスを利用開始できるため、導入にあたっての初期費用が抑えられる、スピーディーに導入を進められるというメリットがあります。一方で、ランニングコストがかかるほか、カスタマイズ性が低く、オリジナル開発と比較して自社の業務に完全にマッチさせるのは難しいのが事実です。

企業規模を問わず、さらに幅広い業種で利用されている形態です。

パッケージ型

パッケージ販売するシステム会社から既存の在庫管理システムを購入し、自社のPCにインストールして使用するものです。会社によって仕様が異なるため、さまざまな種類があります。コストパフォーマンスよく、在庫管理システムを使えるのがメリットです。購入時の買い切り型のものが比較的多く、初期コストが発生します。

導入費用が比較的安く手軽なため、小規模な企業にとくにおすすめできます。ただし、買い切り型の場合、アップデートがされない場合も多いため、業務を改める際などには新しく導入検討を行ったり、他システム連携を行うのに手間がかかる場合もあります。他システム連携をせずに、在庫管理システムとして独立して使用する場合には、パッケージ型の選択肢もあるでしょう。

オンプレミス型

自社でサーバーを用意して、勤怠管理システムを運用する方法です。情報管理を厳密に行いたい企業や、大規模なシステムを必要とする企業に適しています。

初期費用は高額ですが、一度設置すると、長期的にはコスト管理がしやすくなるというメリットがあります。また、自社の業務に合わせて、システムを細かくカスタマイズできる点も魅力です。

ただし、システムの管理に専任の人材が必要となるため、人材リソースが豊富な企業におすすめです。運用保守だけを外部委託するという方法もあります。

在庫管理システム選びのポイント

在庫管理システムを選ぶ際のポイントを把握しておくことで、失敗するリスクを抑えて導入することが可能です。 とくに、業務系の開発会社を選ぶ、複数社に話を聞いて検討するという考え方は非常に大切です。

これらの考えを理解しないで検討を進めてしまうと、自社に合わない開発会社を選んでしまう場合もあります。 そのため、在庫管理システムの開発外注を考えている場合は、在庫管理システム選びのポイントを押さえたうえで、外注を検討しましょう。

自社の商材やビジネスモデルにマッチしているか

在庫管理システムを選ぶ際には、まず自社の商材やビジネスモデルに合致しているかを確認することが重要です。たとえば、食品を扱う企業では、賞味期限管理が可能なシステムが求められます。ファッション業界では、サイズやカラーのバリエーションを管理できる機能が必要でしょう。

自社の業務フローや商品特性に対応できるシステムを選べば、導入の効果を最大化できます。

カスタマイズ性に優れているか

どの企業も、一律の業務プロセスをもっているわけではないため、場合によっては在庫管理システムのカスタマイズが必要になります。

カスタマイズが柔軟なシステムであれば、自社の特定のニーズに応じた機能を追加できます。初期導入時だけでなく、将来的なビジネスの成長や、変化に合わせてシステムを調整できるかどうかも考慮するとよいでしょう。

既存システムと連携がとれるか

在庫管理システムをあらたに導入する際は、既存システムとの連携がスムーズに行えるかの確認が重要です。販売管理システムや会計システムなど、ほかの業務システムとデータを連携できる機能があれば、業務効率が大幅に向上します。データの二重入力を避けられ、より正確な在庫管理が可能です。

システム導入前に、連携可能な範囲や具体的な方法を確認しておきましょう。

誰でも操作がしやすいか

在庫管理システムの使いやすさも重要なポイントです。従業員のITリテラシーの度合いを考慮する必要があり、ITに詳しくない従業員でも、直感的に操作できるインターフェースが望ましいです。

複雑な操作が必要なシステムでは、業務効率がかえって低下する場合もあります。システムによってはデモ版が用意されているため、実際に操作する従業員が使いやすいと感じるかどうかを確認しましょう。

サポート体制が充実しているか

導入後のサポート体制も確認すべきポイントです。トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるか、導入後のフォローアップやトレーニングがあるかを事前に確認できれば、導入後も安心でしょう。

サポートが不十分だと、システムが正常に運用できなくなり、業務に支障をきたす可能性があります。24時間対応のチャットサポートや、オンラインでの支援があると安心です。サポートの実績や、実際の口コミを確認するのもおすすめです。

外注する場合は、複数の開発会社を比較する

システム開発を外注する場合は、複数の開発会社を比較するのが重要です。比較しないまま特定の会社に依頼してしまうと、カスタマイズの選択肢が少なくなり、自社に最適なシステムを導入できない可能性があります。

複数の会社から見積りをとり、費用対効果や提案内容を比較検討しましょう。コストを抑えつつ、自社に最も適したシステムを導入できることにつながります。開発会社の実績や専門性も考慮し、慎重に選ぶことが大切です。

まとめ

在庫管理システムは、商品在庫の正確な把握と、効率的な管理を可能にするのに欠かせないツールです。在庫の過剰や不足を防ぎ、顧客満足度向上に寄与します。ぜ