【RPA開発｜初心者の方向け】シナリオ作成から失敗回避のポイント、導入支援まで

単純な業務の自動化に非常に有効なRPAですが、RPAツールの機能向上や生成系AIとの連携により、さらに複雑な業務の自動化にも効果的になってきました。

しかし、いざRPAツールを導入しても、初めて利用する方は、「何から設定すればいいかわからない」「具体的な作業が見えてこない」「活用が進まない」という場合も多いと思います。

今回はそのような方に向けて、「RPA開発の全体の流れ」「RPAツールを用いた開発例」「失敗しやすいポイント」などをRPAを初めて開発する方に向けてご紹介します。

1.そもそもRPAとは？

RPA（Robotic Process Automation）は、ロボティック・プロセス・オートメーションの略称であり、コンピューターを使って業務プロセスを自動化する技術です。

RPAは「毎日たくさんの売り上げデータをExcelに入力している」「週次で大量のデータ分析レポートを作成している」など、定期的に行われるデータの入力・収集・分析・出力などやツールの連携などの場面で活躍します。

RPAには「業務工数を削減し業務を効率化できる」「人為的ミスを削減し、高い品質を維持できる」というメリットがあります。定型業務にRPAを活用することで、高品質な作業が自動で完了するだけでなく、RPAが自動化できないようなより生産的な業務に集中して人的リソースを投入できるようになります。

「請求書の自動処理」や「顧客対応」など、RPAを活用して自動化できる業務は多岐にわたります。一方で、RPA単体では対応できないことも多く存在しますので、どのような業務を自動化したいかを明確にしてRPAが適しているか見極める必要があります。

なお、RPAでできることやできないことについて詳しく知りたい方は、「【業務効率化】RPA開発とツール選びのポイントを紹介」をご参考ください。

2.RPA開発の全体像

RPA開発の全体的な流れ

RPAを開発する際の一般的な流れは、以下のようになっています。

RPAの開発方法

RPAを開発する方法には、「簡易型（画面記録型）」「コーディング型」「外部委託」の３パターン存在しますが、RPAを導入している企業の多くは「簡易型」による開発体制を整えています。

簡易型のRPA開発は、RPAツールを用いることで、プログラミングスキルを持たない人でも簡単に開発できる方法です。ここでは、RPAツールを用いたシナリオ作成方法を解説していきます。

3.RPAツールを用いたシナリオの作成方法

RPAの「シナリオ」とは

RPAのシナリオは、自動化する業務プロセスの手順や操作フローを定義したものであり、RPAツールによって作成されます。シナリオはRPAの開発や実行において使用され、ロボットが実際に業務を自動化するための指示書となります。

具体的には、以下の情報が含まれます。

シナリオ作成の具体的な手順とサンプル例

それでは、シナリオ作成の具体的な手順について説明します。ここでは、「注文処理業務」を例に挙げてシナリオを作成していきます。

1. シナリオの目的を定義する
   注文処理業務の自動化の目的を明確にします。
   例えば、注文処理の効率向上やエラーの削減、作業負荷の軽減などが目的となる場合があります。目的を明確化することで、シナリオの開発やテストの方向性を定めることができます。
   今回は、「注文処理の効率化」を目的とします。
2. プロセスの理解
   注文処理業務の手順を把握します。
   今回は、注文が受け付けられ、顧客情報や商品情報が入力され、在庫の確認が行われ、最終的に注文が確定されるという一連のプロセスがあると想定します。
3. シナリオのフロー作成
   注文処理の手順に基づいてシナリオのフローを作成します。例えば、以下のような手順があります。
   • 顧客情報の入力: 注文を受けるために顧客の氏名、住所、電話番号などを入力する。
   • 商品情報の入力: 注文する商品の種類や数量などを入力する。
   • 在庫確認: 入力された商品情報を元に在庫を確認する。
   • 注文確定: 在庫がある場合は注文を確定し、注文番号を発行する。
4. データ処理と条件分岐
   シナリオにデータの取得や処理を含めることができます。
   例えば、顧客情報や商品情報をデータベースから取得する場合や、在庫確認の結果に応じて処理を分岐させる場合などです。
   今回は、在庫確認の結果に応じて、在庫が十分な場合は注文を受け付けるが、在庫が不十分な場合は注文を一時的に保留するという処理を行います。
5. 例外処理
   注文処理中にエラーや異常が発生した場合の処理方法も考慮します。
   例えば、在庫が不足している場合にはエラーメッセージを表示し、顧客に連絡する手順を追加するなどです。
   今回は、在庫が不十分な時に顧客にその旨を連絡し、同時に発注担当者に在庫補充依頼を送るという処理を想定します。
6. シナリオのテストと修正 フロー作成後、シナリオをテストします。実際のデータやシミュレーション環境を用いて、シナリオの動作を確認し、必要に応じて修正を行います。
   テスト中に発見されたバグや改善点を修正し、シナリオを最適化していくことで、RPAの安定稼働を目指します。

上記に従ってシナリオ作成した結果、以下のようになりました。

シナリオ作成成功のコツ

明確な目的設定

明確な目的設定はRPAシナリオの成功に不可欠です。自動化する業務の具体的な目標や成果物を定義しましょう。 例えば、業務の処理時間の短縮、エラーの削減、作業の効率化などが目的になります。目的を明確にすることで、シナリオの開発と評価の基準となります。

簡潔な手順設計

シナリオの手順設計は簡潔で明確であるべきです。冗長なステップや不要な操作を排除し、必要最低限の手順に絞りましょう。業務のフローを理解し、効率的に自動化するためには、不要な待ち時間や重複作業の回避が重要です。 シナリオ作成時には、ショートカットキーを用いることで、マウス操作よりも効率的で迅速な操作が可能です。例えば、コピー＆ペーストの代わりにコピーのショートカットキー（Ctrl+C）やペーストのショートカットキー（Ctrl+V）を使用することで、シナリオの作成スピードはもちろん、RPAツールの読み取り制度も向上します。

エラーハンドリング

シナリオの中で発生する可能性のあるエラーや問題に対して、適切なエラーハンドリングを行いましょう。エラーメッセージの表示やログの記録など、エラーが発生した場合に対処する仕組みを組み込みます。 また、再試行の設定や例外処理の実装も重要です。これにより、予期せぬ状況に柔軟に対応し、シナリオの安定性と信頼性を高めることができます。

4.RPAツール導入後に陥りがちな失敗ポイント

「RPAツールを導入したのはいいものの、効果が出てこない、、、」など、RPAツール導入後に失敗しがちなポイントと、それらを事前に回避するための方法を時系列ごとにまとめました。

導入当初：RPAの利用が現場に浸透しない

RPAの開発が完了したにもかかわらず、「現場のスタッフの利用率が上がらない」「いつも通りの方法で業務が行われている」という状況は、よくある失敗の一例です。

この失敗の原因は、業務プロセスの理解不足にあります。マネージャーや開発担当者は理想的な業務プロセスを構想していますが、実際の業務は顧客の状況やデータの内容によってケースバイケースで変動し、一意に定まりません。また、現場のスタッフにとっては、解決すべき課題が異なる場合もあります。

このような事態を回避するためには、以下の点に注意しましょう。

開発目的やシナリオの設計段階でのコミュニケーション

業務を担当している現場のスタッフとの綿密なコミュニケーションを図りましょう。彼らの意見やフィードバックを反映させることで、業務上の具体的な問題や課題を把握し、実際の業務に適したシナリオを設計することができます。

ユーザビリティの向上

RPAの利用が現場のスタッフにとって使いやすくなるように設計しましょう。直感的な操作や分かりやすいインターフェースを提供することで、スタッフの積極的な利用を促すことができます。

導入数か月後：RPAツールが放置されて活用されない

RPAを導入し、一部の業務を自動化したとしても、その後「RPAツールが放置されてそれ以上の効率化が進まない」というケースがよく見られます。

あくまでRPA提供のサービス企業は、「RPAツールとしては提供するけど、そこから先は自分たちで設定してね」としている場合や、「序盤は併走するものの一定期間を過ぎたら補助が外れる」としている場合が多くあります。

この課題を事前に回避するためには、以下の点に注意しましょう。

契約時にサポート期間を確認する

RPAを提供する企業との契約時に、サポート期間や提供範囲について明確に確認しましょう。RPAツールの提供だけでなく、導入後のサポートや継続的なアップデートが含まれているかを確認することが重要です。

社内でRPAツール推進担当を育成する

RPAツールの活用を継続的に推進するためには、社内にRPAツールの担当者やチームを設けることが有効です。RPAツールの設定や保守、改善を担当し、RPAの実行数や改善率などをミッションに設定することで、恒常的なRPAツールの活用が期待できます。

運用フェーズ：不具合が起きたときに対処できない

3つ目のポイントとして、エラーが発生し、RPAが正常に実行されなくなった場合、解決に時間がかかることがあります。

特に、社内にRPAのノウハウが蓄積されていない場合は、原因の特定が難しく、業務の滞りを招く可能性があります。例えば、連携先であるGoogleのシステムがアップデートされたり、連動しているウェブサイトのHTML構造が変更されたりすると、RPAの動作に影響を及ぼすことが考えられます。

このような場合には、適宜RPAのシナリオを書き直したり、再度構築し直す必要があります。社内にシナリオ設計や対応ができる人がいない場合、外部に相談できる協力パートナーを持っておくと、リスクを回避することができます。

エンジニアとの協力体制の構築

RPAに詳しいエンジニアとの協力体制を築き、エラー対応の流れを事前に相談しておきましょう。RPAのトラブルシューティングや問題解決を迅速かつ効果的に対処できるようにするために、エンジニアと会派駅るだけの知識をつけておくことが望ましいです。

5.RPA開発で成功するためのポイント

事前に開発に必要なリソースを把握する

一つ目のポイントは、「事前に開発の難易度を把握した上で実現可能な目標・計画を立てる」ことです。具体的には、以下に注意して必要なリソースの把握と目標の設定を行いましょう。

業務プロセスの分析

自動化したい業務プロセスを詳細に分析し、その難易度や複雑さを把握しましょう。各業務ステップの処理内容やデータの扱い方、連携するシステムとの関係などを理解することで、開発に必要なキャパシティを適切に見積もることができます。

技術的な要素の評価

RPAツールや開発プラットフォームの機能や制約、対応するシステムの種類やバージョンなどを調査し、開発に必要な技術的な要素を把握しましょう。特定のシステムとの連携やデータ処理などの特殊な要件がある場合は、それに対応できるかどうかを確認しましょう。

プロジェクトのスコープ設定

開発の範囲や目標を明確に設定しましょう。一度に全ての業務を自動化するのではなく、優先順位をつけて段階的に取り組むことで、開発の難易度を抑えつつ成果を出すことができます。

社内人材のリソースを確保する

２つ目のポイントは、「社内のリソースを把握し、十分に確保する」ことです。具体的には、以下の３点を意識してリソースの構築を行います。

開発者のレベル把握

社内の開発者のスキルや経験レベルを把握しましょう。RPAの専門知識や開発経験のある人材がいる場合は、協力を仰ぎます。開発者の強みや興味関心を把握し、役割分担やトレーニングの計画に反映させましょう。

人材の育成

社内の人材のスキル向上を支援しましょう。RPAのトレーニングや研修プログラムの提供、外部の専門家からの指導、実践的なプロジェクトへの参加などを通じて、開発者や推進者のスキルを高めていきます。社内でのノウハウ共有や技術文書の作成も促進しましょう。

運用体制の確立

RPAの運用に関わる役割や責任を明確にしましょう。運用チームやサポート体制を整え、開発者と運用担当者の連携を図ります。問題解決や不具合対応のためのコミュニケーションチャネルを確立し、円滑な運用を実現します。

RPA導入支援会社のサポートを受ける

開発に必要なリソースと自社で確保できたリソースを比較して不足した分は、自社開発にとらわれずに外部から調達します。成功するRPA開発のためには、不足しているリソースを把握し、外部のサポート会社に相談することが重要です。

自社開発にとらわれない

RPA開発には適切なITエンジニアの確保が課題となることがあります。特に複雑なシナリオや高度な開発言語の知識が必要な場合は、自社だけでは十分なリソースを確保するのが難しいかもしれません。柔軟な考え方で、外部のサポート会社を活用しましょう。

初めてのRPA開発には失敗しやすい

初めてRPAを開発する場合は、失敗する可能性が高くなります。RPAツールの使用や開発方法に慣れていない場合、予期せぬエラーや技術的な問題に対処するのに時間がかかることがあります。育成プログラムやベンダーのサポートを利用し、開発担当者のスキルアップを図りましょう。

コア業務の自動化には大きなリスクが伴う

コア業務の自動化は重要な業務プロセスに関わるため、高い専門知識と経験が求められます。重大なリスクを伴う場合は、外部のベンダーに依頼することを検討しましょう。信頼性の高いベンダーと共同開発チームを組み、プロジェクトを推進していくことが望ましいです。

特に、初めて導入を検討している場合や重要な業務の自動化を検討している場合は、外部ベンダーの導入支援を受けてながら社内の人材を育成していくことが得策です。

ビジネスマッチングサービスのリカイゼンでは、業務シナリオから開発に落とし込んできた実績が豊富な開発会社を無料で見つけることができます。専任のサポートデスクが対応しますので、まずはお気軽にご連絡ください。

6.RPAの導入支援、サポートを相談できる会社4選

RPA開発において、導入時の業務要件の整理から設定などの導入支援、さらにアドホックな不具合対応までをサポートできる会社をご紹介します。

株式会社ニール

ニールは、ホームページやソフトの開発、Excelマクロから、Excelとデータベースを直接連動させたマスタ作成、編集ツールの構築などしている会社です。また、オンプレミス、クラウド環境を問わず、様々なインフラ環境の構築実績があります。

リカイゼン企業ページ：https://rekaizen.com/company/neil-inc
コーポレートサイト：https://neil-inc.com/

株式会社アズヴィン

アズヴィンは、Webサービス開発、スマホアプリ開発、業務システム開発などを行っています。この事例は、自社サービスWinActorとして開発したものです。また、AI関連は、受託開発の形をとっています。日本国内数社との協業チームを形成して対応しております。

リカイゼン企業ページ：https://rekaizen.com/company/asvin
コーポレートサイト：http://www.asvin.co.jp/

株式会社湘南スタイル工房

湘南スタイル工房は、Excelマクロ・VBA開発、スマホアプリ開発、情報通信システムなどを行っています。この業務がススム君は、Windows端末上のあらゆる業務を自動化できるため、作業時間や人的コストの削減、品質向上など期待できます。導入から導入後のサポートまで支援しています。

リカイゼン企業ページ：https://rekaizen.com/company/shonan-style
コーポレートサイト：https://www.shonan-style.co.jp/

イグニション・ポイントインサイト株式会社

イグニション・ポイントサイトは、ビジネスを革新するために必要となる、テクノロジーとプロダクト・ソリュウーションの2つのサービスを提供している会社です。提案人材の品質や担当者のスキルによりバラツキが発生しています。その発生を防ぐため人材の提案基準をルール化し、担当者が案件情報からマッチする人材候補をDBから検索、ダウンロードし、営業担当者にメールを送信するという流れをロボット化したものが、人材マッチング自動化ロボットです。

7.まとめ

本記事では、RPAツールを用いて初めて開発を検討している高に向けて、RPAの開発方法やよく失敗するポイントと解消方法、おすすめの導入支援会社などを解説してきました。

RPAを開発する際には、現場との密なコミュニケーションを心がけ、明確で実現可能な目標を設定しましょう。そのうえで、社内のリソースで対応できない場合や初めてのRPA開発、コア業務の自動化を検討している場合は、まずは導入支援会社にサポートしてもらうことが賢明です。