プロジェクト管理はどんな体制で進める？プロジェクト体制図のポイントを解説します

プロジェクトの運用には多くの人が関わり、さまざまな情報が飛び交います。そのため、プロジェクトを円滑に進めるためのチーム体制が組まれ、指揮命令系統を定めることがほとんどです。

しかしプロジェクトの一員という立場では、プロジェクト体制の全体像がつかみにくく、誰がどんな役割をもっているのか把握ができずに情報伝達や報告が遅くなったり、漏れたりするような問題が度々発生します。このような問題を防ぐためには、プロジェクトの体制図を作成することが必要です。

本記事では、プロジェクトにおける役割の説明や、プロジェクト体制図の必要性を解説していきます。

1.　プロジェクトはどのような体制で進められる？

システム開発のプロジェクトは、通常は複数人からなるチームを組んで推進します。プロジェクトチームに所属するメンバーは、以下4つの役割のいずれかを担います。

プロジェクトオーナー

プロジェクトの発注者

プロジェクトマネージャー（PM）

プロジェクト全体を管理する責任者

プロジェクトリーダー（PL）

プロジェクトメンバーを束ねて開発現場の指揮をとる人物

プロジェクトメンバー

プロジェクトの中で、専門的な役割をもつ人物

プロジェクトオーナー

プロジェクトオーナーはプロジェクトの発注者であり、プロジェクトの実施を決定する人物です。社内プロジェクトであれば、予算やスケジュールの承認決定権がある経営層やプロジェクトマネージャーの上長が務めることが一般的です。

社外プロジェクトであれば、プロジェクトオーナーはシステム開発の委託元になります。

プロジェクトマネージャー

プロジェクトマネージャーはプロジェクトの総監督であり、基本的には一つのプロジェクトにつき一人です。

開発するシステムの品質・コスト・納期の全てに責任をもち、プロジェクトを円滑に推進するためのあらゆる活動を行います。プロジェクトメンバーの選出やプロジェクトリーダーの指名、要求分析・品質管理・スケジュール管理・コスト管理など、プロジェクトを運営する上で必要な全ての活動がプロジェクトマネージャーの役割です。

また、対外的な窓口として顧客との交渉を行うほか、プロジェクトオーナーへの状況報告や決済申請をする役割もあります。プロジェクトマネージャーは、その業務内容が多岐にわたることから、システムに関する専門的な知識だけでなく、高いコミュニケーション能力・判断力・問題解決力・リーダーシップなどのスキルが必要です。

プロジェクトリーダー

プロジェクトリーダーは、プロジェクトマネージャーを補佐し、現場の立場でプロジェクトの推進を担う人物です。小規模なプロジェクトであればプロジェクトマネージャーが兼任する場合もあります。大規模なプロジェクトでは、プロジェクトチームが複数のサブチームに分かれていて、サブチームごとにプロジェクトリーダーが立つこともあるでしょう。

プロジェクトリーダーは、チームの成果物に対する品質・納期・コストに責任をもち、配下にいるプロジェクトメンバーの進捗を逐一確認して課題があれば率先して解決する役割もあります。自身のチームだけでは解決できない課題が発生した場合、プロジェクトマネージャーや他のプロジェクトリーダーに報告・相談し、関係者を巻き込んで問題解決することも求められます。

また、メンバーの健康状態にも目を配ったり、士気を高めたりして、開発をスムーズに進行させることも役割の一つです。プロジェクトリーダーの業務をまっとうするためには、チームの担当分野に関する専門知識のほか、コミュニケーション能力やチーム運営に必要なファシリテーションスキル、チームをまとめる力などが必要になります。

プロジェクトメンバー

プロジェクトメンバーは、プロジェクトチームに所属し設計・実装・評価の実業務を担当する人物です。その専門的な知識をもって、担当分野の成果物を目標の品質・納期で作り上げる役割を担います。課題があればプロジェクトリーダーや他のメンバーに報告・相談し、迅速に課題解決に向けて行動する力を求められます。

2.　プロジェクト体制図を作成しよう

プロジェクトを円滑に運営するには、プロジェクト体制図の作成と共有が必須です。プロジェクト体制図を作成することで、プロジェクトに関わるチームやメンバーの体制が見える化できます。チームやメンバーの誰がどんな役割を担っているのかがひと目で分かるため、メンバー間のコミュニケーションが円滑になります。

開発を進める上で必要なポジションに担当者をアサインし忘れたままプロジェクトがスタートしてしまう、といったミスを防げるところもメリットです。

プロジェクト体制図を作成すると、次のことを明確にできます。

• 各チーム、各メンバーの役割
• 責任の所在
• 指揮命令系統
• レポートライン

プロジェクト体制図は、可能であればプロジェクトの立ち上げ時に作成しましょう。キックオフミーティングで、プロジェクト体制図をもとに説明することで、メンバーがプロジェクト体制の全体像や自分の役割を明確にイメージできます。

3.　プロジェクト体制図を作成する際の3つのポイント

適切なプロジェクト体制図を作成する際のポイントを3つ紹介します。

①指揮系統を一本化する

指揮命令系統は一本化することが重要です。指揮命令系統の一本化とは、一人のメンバーに指示を出せるのは一人のリーダーからのみという状態にすることです。

指揮命令系統が一本化できていないと、一人のメンバーに複数のリーダーから別々の指示が同時に出る可能性があり、メンバーの作業進捗に大きく影響してしまいます。このような状態ではリーダーもメンバーの作業進捗や工数を正確に管理できません。

また、指揮命令系統が一本化されていると、必然的にレポートラインも一本化されます。メンバーは、何かしらの課題が発生した際に誰に報告すべきかが明確になり、報告や情報展開の漏れが発生しにくくなります。

②チームの役割を明確化する

プロジェクト体制図でチームの役割を明確にすることもポイントです。プロジェクト体制図を作成する目的の一つはメンバー同士のコミュニケーションを円滑にすることです。

例えば何か課題が発生したときに、どのチームの誰に相談すればよいかがプロジェクト体制図を見ればひと目で分かるので、即時に関係者を集めて相談でき、対策を施しやすくなります。

円滑なコミュニケーションを可能にするには、プロジェクト体制図を見ただけで、どのチームが何の役割を担っているかが分かるようになっていることが重要です。特に、お互いの業務内容をよく知らない社外の人と一緒にプロジェクトを推進する際には、プロジェクト体制図がコミュニケーションのよりどころになります。

③最新の状態を保つ

プロジェクトの進行中には、メンバーの入れ替わりやチームの役割の変更といった、体制の変化が頻繁に起こるものです。そのため、プロジェクト体制図は都度アップデートする必要があります。体制図が古いままだと、適切なコミュニケーションが行えず、問題の報告や情報の伝達が遅れたり漏れたりする可能性が高まってしまいます。

情報展開の漏れは、プロジェクトのスケジュールを大幅に遅らせるトラブルの原因にもなるため、プロジェクト体制図を最新の状態に保つことはプロジェクトを円滑に進める上でも非常に重要です。プロジェクト体制図のアップデートは、体制の変化を把握できるプロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーが行います。

4.　まとめ

プロジェクト体制における役割や体制図の必要性について解説してきました。プロジェクトを成功に導くには、プロジェクトメンバーそれぞれが自分の役割・責務をまっとうすることが大切です。

プロジェクト体制図を使った円滑なコミュニケーションを図ることも必要です。特に、外注先などの社外のメンバーと共同でプロジェクトを推進する場合は、プロジェクト体制図がより重要な役割を担うことになります。プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーは、適切なプロジェクト体制図を作成し、それを最新の状態に保つようにしましょう。