協力会社管理システムを導入したい！メリット ・注意点や選び方を解説

IT業界ではコーディングやテスト工程などを協力会社に外注することがよくありますが、協力会社の管理が煩雑で悩んでいるという人も多いのではないでしょうか。

そこで、協力会社管理システムの導入をご提案します。この記事を読めば協力会社管理システムのメリットや注意点を理解でき、導入すべきか検討を進める材料になるでしょう。

1.　協力会社とは

協力会社とは、設計やコーディングやテストなどの作業を外注するビジネスパートナーのことです。実質的に下請け企業や外注企業とほぼ同じです。

元請け企業にリソースや体制が不足している場合、下請け企業や外注企業に外注しなければ事業が成り立ちません。そのため、元請け企業とビジネスパートナーとして重要な協力関係にある会社を、協力会社と呼んでいます。

特にIT企業では設計やプログラミングなどの専門的な知識や経験が必要とされるので、協力会社の存在は必要不可欠です。

協力会社管理システムを導入するメリット

ここでは、協力会社管理システムを導入するメリットについて詳しく解説していきましょう。

一元管理によりプロジェクトが円滑に進む

多くの協力会社と取り引きしていたり、協力会社が関係する複数のプロジェクトが同時に進んでいたりする場合、管理が煩雑になりがちです。

スケジュール管理や作業管理、勤怠管理、工賃や報酬支払の管理などを、協力会社ごとに個別に行うと非常に大きな手間がかかります。しかも、近年はテレワークの導入が進んでいるため、協力会社のメンバーがテレワークの場合の勤怠管理などのイレギュラー対応も発生しやすいです。

このようなときに協力会社管理システムを導入すると、それぞれの協力会社や担当部署を一元管理でき、二重発注や支払いのミスなどを防げます。テレワークが行われている場合もリモートで勤怠管理ができ、管理コストを削減できます。

進捗状況をリアルタイムで把握できる

協力会社の作業進捗状況は、それぞれの協力会社や担当部署の窓口担当者が取りまとめて報告するのが一般的です。

窓口担当者が進捗状況を取りまとめて日次、または週次で元請け企業に報告するなど場合、リアルタイムに進捗状況を把握できません。情報の共有方法もメールやチャットツールなどさまざまで、一目ですべての協力会社の状況を把握することは難しいでしょう。

このようなときに協力会社管理システムを導入すると、それぞれの進捗状況を一元管理することが可能です。協力会社にテレワーク中の社員がいる場合には、管理効率がさらに向上します。

ペーパーレス化につながる

協力会社管理システムの導入により、申請書や請求書などの紙ベースの書類が不要になるため、ペーパーレス化につながります。さらに、申請書や請求書などがデータ化されるため、管理が一元化されます。

取引相手によって書式が違う書類を毎回作成する必要もなくなり、協力会社側も元請け会社側もどちらも書類作成稼働を削減することが可能です。

人的ミスの抑制につながる

協力会社の管理作業がシステム化されると書類の記載ミスや漏れなどが減り、人的ミスの抑制につながります。

協力会社側の窓口担当者などが進捗状況や作業内容、勤怠情報などを取りまとめる場合、どうしても担当者がミスする可能性が生じてしまいます。しかし管理作業がシステム化されれば、管理作業を一人の担当者に集中させることなく、協力会社の社員たちが入力できるので、人的ミスを抑えることが可能です。

2.　協力会社管理システムを導入する際の注意点

ここでは協力会社管理システムの注意点について解説していきます。

導入・運用コストがかかる

新しくシステムを導入する場合、導入コストや運用コストがかかります。しかし、導入コストはシステム導入後に効率化が進めば回収できますし、運用コストが今までのコストより削減できていれば問題ありません。

どれくらいの効率アップが見込めるかを把握し、導入・運用コストをかけるだけの効果がある場合に導入することをおすすめします。

運用が軌道に乗るまでに、時間がかかる可能性がある

システムを導入すると今までとは運用方法が大きく変わるため、新システムの運用が軌道に乗るまでに時間がかかります。

効率良く運用方法をアナウンスし、古い運用方法と新システムによる運用方法を並行する期間を設けるなどの対処が必要になるでしょう。

3.　協力会社管理システムには、どんな機能がある？

協力会社管理システムの機能は製品によって異なりますが、主に以下のようなものがあります。

＜協力会社管理システムの主な機能＞

• プロジェクト管理
• 作業進捗管理
• 開発工数管理
• 見積もり管理
• 契約管理
• 原価管理
• 売上管理
• 請求管理

プロジェクト管理や作業進捗管理、開発工数管理などの機能により、各協力会社の作業を正確にリアルタイムに把握できます。そのほか、見積もり管理や契約管理などの経理系の機能によりお金の管理が正確に行われ、一元的にデータ化されることで履歴管理も可能です。

4.　協力会社管理システムの選び方

協力会社管理システムには多くの種類があるので、選び方のポイントについて解説します。

➀課題を整理し、必要な管理機能を把握する

今存在する協力会社管理における課題を正しく把握して整理しましょう。問題点を把握し、それを解決するためにどのような機能が必要なのかを把握することが重要です。

例えば、進捗管理が一元化されておらずプロジェクト間の連携がうまくいっていないなら、複数のプロジェクトの進捗を一元管理できる機能が必要になります。つまり、それぞれの会社が抱えている課題に適したシステムを選ぶことが重要です。

②「クラウド」or「オンプレミス」を決める

サーバーにあるシステムやデータを利用するクラウド型か、自社内で管理するオンプレミス型か、どちらがよいかを決めましょう。

以下のようにそれぞれメリットが違うので、自社に合った形態のシステムを選ぶことが重要です。

クラウド型の業務アプリを作成できるサービスとして有名な「kintone」では、クラウド型ながらkintoneアプリのカスタマイズを行うことできるため、アプリカスマイズで協力会社管理システム機能を設けることが可能です。

すでにkintoneを導入していて、協力会社管理を行いたいと考えている場合は、kintoneのアプリカスタマイズの手法を取ると、コスト・開発期間ともに削減することができるでしょう。

kintoneカスタマイズについての詳細はこちらをご覧ください。

➂自身の業務に適した管理システムを選ぶ

協力会社管理システムは、製品によって利用できる機能が異なります。

例えば、フリーランスの外注先が多い場合はフリーランスの管理に特化した機能が、SES契約が多い場合はSES契約管理ができる機能がそれぞれ必要です。会社によって契約形態や業務形態が異なるので、自身の業務に合った管理システムを選ぶことが重要です。

④予算内に収まる管理システムを選ぶ

予算内に購入・維持管理できる管理システムを選ぶことも重要です。自社内の協力会社管理に関する問題点の内容や程度に合ったシステムを選べば、コスト的に無駄なく導入できるでしょう。

5.　まとめ

この記事では、協力会社管理システムとは何か、そのメリットや注意点は何か、選び方などについて詳しく解説しました。契約している協力会社が多く管理が煩雑になってきたという場合は、ぜひ導入をご検討ください。