IT運用の内容とコスト削減ポイント・方法を解説

世界的な景気減速の中で、多くの日本企業において、いかにシステム運用コストを削減するか、という点において、様々な取り組みがなされています。
ITの運用コストが肥大化してしまうと、自社の業務を圧迫してしまい、他にメインで取り組むべき業務に取り組めなくなってしまうのです。そういった様々な企業が機会損失を防ぐために様々な方法でIT運用のコストを削減しようと心掛けています。

今回はITの運用コストの削減ポイントを紹介していきます。自社に適応できそうなものがないか確認してみてください。

1.　IT運用のコストとは

実際にIT（システム）を社内に取り入れている企業は業界、業種問わずに多数に及びます。IT・システムは開発コストに目が行きがちですが、実際は運用コストこそ大切だということが見直されないのが現状です。
自社にITシステムを新たに導入する度に増大化し、ブラックボックスとなり、作業の手間も増えてコストが発生していることが多くなっています。

システムのブラックボックス化が進むと運用コストが増えるだけではなく、システムの不備に繋がることもあり、安定してシステム運用ができなくなります。システムが止まってしまうと、業務停止してしまう企業もあるので十分な注意が必要です。

通常のシステム保守・運用

通常のシステムは、ハードウェア、ソフトウェア、ネットワークから構成され、保守運用費用が個別に発生しています。それぞれに対して一定額の保守料を支払う必要があり、ネットワークについては、別途利用料金が発生します。クラウドサービスを導入している場合は月額手数料がかかり、様々な面でコストが発生するのが注意点です。

自社の通常のシステム保守・運用が細かくなっている場合は必ず全ての箇所を確認しておきましょう。全体像を把握することでシステム保守・運用にかかるコストも割り出しやすくなります。

また、システムの改変や修正時などには、メンテナンスに伴う費用も発生します。また、コストはこういった「物」だけでなく、社内でシステム保守・運用を行う人に対する費用や、外部への委託費などの「人」に対する経費も当然かかってきます。

「物」だけにフォーカスしていると、システム保守・運用の全体像を把握することが難しくなるので注意が必要です。さらに、システム改変や修正時にはさらに費用だけではなく、時間がかかることも多いので時間的なコストを把握する必要があるでしょう。社内のシステムの改善や復旧がいつになるか分からないと業務に支障が出ることもあるので、十分な注意が必要です。安定した業務を行うためにも全体像やスケジュール感は常に確認しておきましょう。

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2.　IT運用コストが上がっている理由

IT運用コストが上がっている理由としてはシステムのブラックボックス化が真っ先に挙げられますが、下記のように他の理由も大きく作用していることが多いです。

• 管理が必要なシステムの増加
• セキュリティに対する要求の向上
• システム自体の老朽化・複雑化
• 運用担当者の確保・育成問題

管理が必要なシステムの増加

業界や業種を問わず、ITシステムをメインに活用する企業が増えました。ただ、ITシステムは便利な反面、運用の幅が広がり、管理しなければならないシステムが増加し、コストが増加したのも事実です。複数のクラウドを組み合わせ、オンプレミスと一緒に使うことも増え、企業ごとでシステムの使い方は多様化しています。デバイスも多様化しており、管理が必要なシステムの増加の1つの原因となっています。

そこで、管理するシステムが増えると委託する業者や担当者も増え、費用や工数も増加してしまうのがデメリットです。また、管理システムが増加した上で管理ツールなどが無いと上手く管理することができず、さらに手間が増えてしまいます。そのため、ITシステムを複数導入している企業では管理ツールの導入などが課題となっているのが事実です。

セキュリティに対する要求の向上

ITシステムは業務推進に欠かせないものになりつつありますが、その分、情報漏洩を起こしてしまうと企業責任を問われることも多くなっています。場合によっては取引先などにまで影響が及んでしまい、以前よりもますますセキュリティに対する要求が高まりました。セキュリティ問題でネット炎上してしまうと社会的な信用も下がるので注意が必要です。

また、サイバー攻撃やウィルス感染のリスクもあるので、ファイヤーウォールなどの対策も以前より求められるようになりました。ウィルスソフトの導入やUSBメモリの使用禁止など十分な対策が必須です。1度セキュリティ関連で失敗してしまうと、業務停止や社会的な信用損失に繋がるので、コストはかかりますが十分な対策の上でシステム運用を行うことが求められています。

システム自体の老朽化・複雑化

どの企業においても長くITシステムを使用することで、システムが肥大化して年数が経過して古いアーキテクチャになり、システムが劣化することが多くなります。場合によっては保守やサポートが切れてしまうこともあり、深刻なシステム障害やシステムの遅延を引き起こすこともあるので注意が必要です。

また、システムを長く運用することで似たシステムが放置され、システムが標準化されていないために使いにくくなっていることもあり得ます。こうなってしまうとシステムの運用効率が下がり、社内の業務効率にも悪影響が出てしまうでしょう。使いシステムになってしまうことで、社内のシステム使用率も低下する恐れがあります。そのため、どの企業もなるべく業務に支障が出ないようにコストをかけて自社のシステム点検を行っているのです。

運用担当者の確保・育成問題

どの企業においてもITシステムの運用が進んでいますが、それと同時に運用担当者の確保・育成問題が顕著になっています。優秀な運用担当者がいるだけで社内のシステム運用の効率が変わるので、コストをかけて運用担当者の確保・育成を行う企業が増えているのが事実です。

実際にITシステムを導入する企業が増えていることから、優秀な運用担当者の確保が難しくなってしまいます。ただ、コストを惜しんで優秀な運用担当者を確保しないと自社のシステム運用ができないこともあるのが注意点です。

社内で運用担当者を育てるにしてもノウハウがない企業も多いので、結局外部から優秀な運用担当者を確保せざるを得ません。今後はさらにITシステムを導入する企業が増えていくことが予見されるので、ますます運用担当者の確保・育成問題が拡大するでしょう。

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3.　IT運用コストを削減するためのポイント

IT運用コストを削減するためのポイントとしては現状のIT運用コストの視える化、削減ポイントを見つけるといった方法が有効的です。これらのポイントを押さえることでIT運用コストを効率よく抑えることができます。

ここからはIT運用コストを削減するためのポイントを詳しくご紹介するので、ヒントにしてください。

現状のIT運用コストの視える化

まずIT運用コストを削減する際には現状を見つめ直すことが重要です。現状が分からないと、手の打ちようがなく十分なコスト削減問題に繋がりません。まずは下記の視点でブラックボックス化しているIT運用コストを視える化させるために、実態を調査しましょう。

• 利用しているサーバー（すべて同じサーバーか、それともシステム別に分けて契約しているかなど）
• ライセンス管理（使用しているサーバー、サービスのライセンスをいくつ登録しているかなど）
• 保守管理費用（保守内容はどのような内容になっているかなど）

削減ポイントを見つける

自社のITシステムのコストを削減する場合は削減ポイントを細かく見つけていきましょう。自社の問題を細かく洗い出すことで、削減ポイントを効率よく見つけ出すことができます。実際に削減ポイントを見つけ、話し合う場合は下記の3つの視点が重要です。

• サーバー
現在のサーバーが最適かどうか（スペックが無駄に良すぎないか）、サーバーのレンタル先をまとめることでコストを削減できないか、などのサーバーに関する運用費の確認ポイントを記載


• ライセンス
余分なライセンス費用を払っていないか、月額等以外のライセンス利用の方法はないかなど


• 保守管理費
現在改修をあまり行っていないサービスの改修用にしている費用が出ていっていないかなど

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4.　アウトソースによるIT運用コスト削減

より効率的な新システムの導入などももちろん考えられますが、中堅中小企業では、アウトソーシングを利用して自社のIT部門としているところが増えています。
大きなトレンドとして、自社にはIT部門を所有せず、外部委託により経営するというビジネスモデルが増えているようです。日進月歩で進むITの世界において、自社のSEではカバーしきれない面も、アウトソーシング先の洗練されたSEでは随時対応できるというメリットが、多くの企業で活用されている理由の一つでしょう。

IT運用コスト削減を行う場合はアウトソースすることを視野に入れると、可能性が広がります。自社だけではなし得なかったコスト削減ができることもあるので、手段の1つとして考えておくことが重要です。

ここからはアウトソースによるIT運用コスト削減について詳しくご紹介するので、IT運用コスト削減を行いたい企業は是非ご参考にしてください。

環境分析をアウトソースする

上述で見てきた現在のIT運用コストの視える化について、実はこれを行なうだけでもある程度工数がかかってしまうこともあり得ます。もし、自社にリソースが無いという場合はプロにアウトソースすることで、課題・問題整理と解決方法を提案してもらうというのも手段の内に入るでしょう。

本当は削減してはいけなかったというシステムの項目に関して、素人目線で間違って削ってしまったということを防ぐこともできるのでリスク管理にも繋がるのがメリットです。削減してはいけなかった項目を削減すると、業務に支障が出ることもあるので注意が必要です。コスト削減をすることが必ずしもメリットに繋がるとは限らないので、プロの目線でアドバイスをもらってシステムの適切な改善を行うことが重要になります。

運用自体をアウトソースする

サービスが少なければ自社で自社のITシステムを管理することも可能ですが、利用するサービスが増えて手に負えない場合は、IT運用自体を外部にアウトソースするというのも一つです。利用するサービスが増えて手に負えない場合に無理をして自社のみで解決を図ろうとすると失敗するリスクもあります。根本的な解決に繋がらず、コスト削減にならない場合もあるので慎重になるべきです。

実際に外部にITシステム運用をアウトソースすることで、定期的にライセンス見直しやサーバーの見直しなどを行い、最適な状態をキープしてくれます。社内で運用する人的コストと、現在のIT運用コストにかかっている費用と比較しながら、外注した方がメリットが大きいという場合は、全体のアウトソースを検討してみることも視野に入れてみましょう。自社の状況を細かく見ながら決定すると安心です。

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