基幹システムの基礎知識と導入・リプレイスのポイント

事業を進めていくにはかかすことの出来ない基幹システム。
ただしその意味合いが広いため、基幹システムと言っても実際どのようなものを基幹システムと呼ぶのか、またセットで見かけることの多いERPとは何が違うのかなど分かりづらい点もあると思います。

本記事では、基幹システムの基礎知識と昨今増えてきている基幹システムのリプレイスにおけるポイント、導入ポイントを解説していきます。

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1.　基幹システムについて解説

基幹システムは業務をより効率化してくれるシステムになっており、導入している企業も多いのがポイントです。そこでここからは基幹システムの特徴や仕様について下記のポイントに分けて具体的に解説していきます。

• 基幹システムとは
• 基幹システムの機能
• 基幹システムと情報システムの違い

いずれも基幹システムの理解に重要な部分となっているので、1つ1つ細かく確認していきましょう。

基幹システムとは

基幹システムというのは、意味合いとしては業務内容の中核を握るシステムのことです。具体的なシステムは会社の事業体によって大きく異なり、会社によっては基幹システムが正常稼働できるよう、対応にそれなりの数の人員を割いていることもあります。基幹システムが何かの不都合で止まってしまうと、企業活動全体に支障をきたす可能性があるため、企業活動を安定化させるためにも確実な運用が必要です。また、基幹システムは簡単に代用することができないこともあり、運用する上でセキュリティを高めることが求められます。

基幹システムは、「基幹系システム」、「基幹業務システム」と呼ばれることも多く、会社によってはその役割が、販売管理システム、在庫管理システムのことを指す場合もあります。
例えば、製造業などにおいて在庫管理が適当だと業務効率の悪化や不良在庫の増加などの損失に繋がるでしょう。そこで損失を抑えるためにも在庫管理システムが必要となります。つまり、企業活動の基幹を担うのが在庫管理システムとなるため、在庫管理システムが基幹システムとして理解されている、というようなかたちです。

また、どの基幹システムも導入することにより、業務効率化を徹底できるので、人力で行っていた業務における工数の短縮や人的ミスの削減が可能です。そのため、少しでも無駄のない業務遂行を目指すには無くてはならない存在と言えるでしょう。

基幹システムの管理はコンピュータで行う傾向にありますが、サーバーを使う場合もあり、会社から情報操作できる状態であってもデータの所在は他社のサーバーである場合が多数あります。いわゆるレンタルサーバーやクラウドサーバーに基幹システムが載っている状態ですね。

基幹システムは一度運用を開始してからも改善させていく意味はあり、完成するまで時間を有することもあります。一度作ったらそこで終わりというわけではなく、細かく改善を行い、自社に合ったカスタマイズを重ねていくことで、より自社にとって使いやすい基幹システムになります。

基幹システムの機能

基幹システムとして呼ばれるものの多くは、以下のような機能が含まれていることが多いです。

• 生産管理システム
• 販売管理システム
• 在庫管理システム
• 受注管理システム
• 財務・会計システム
• 勤怠管理システム
など

上記システムのそれぞれが基幹システムと称されていたり、連結しているものを指したりと、実際のところはまちまちになっています。

つまるところ、基幹システムはビジネス上における基幹を担うシステムと考えるのがわかりやすいでしょう。
基本的に繰り返し行う作業を効率化させる考え方に由来しているので、バックオフィスや事務系の作業の負担の軽減に繋がります。

そのため、基幹システムを導入することで事務員の負担を減らして他の作業にリソースを割くという戦略を練ることも可能です。

基幹システムと情報システムの違い

基幹システムと混同されて考えられることが多いのが情報システムです。分かりやすいように両者の違いを示すと下記の通りになります。

● 基幹システム

経営上で重要度の高い人・モノ・金・情報を細かく管理できる。具体例としては財務会計システム、生産管理システム、販売管理システムなどが挙げられる。もし、何らかの原因で停止すると企業活動がストップする可能性もある。

● 情報システム

通常の業務をサポートしてくれる。具体例としてはメールソフト
グループウェア、スケジュール管理ツール、社内SNS、SFA、CRMなどが挙げられる。基幹システムと違って、機能が停止しても代替可能なのがポイント。

基幹システムと情報システムにはこれらの違いが存在しますが、一番重要なポイントとしては機能が停止した時の対応です。基幹システムは業務管理そのものをコントロールするので、停止した時は企業活動が止まるほどのリスクがあります。一方で情報システムは通常の業務のサポートがメインなので停止した際も代替があるのが相違点です。企業の業務そのものが止まることはありません。

したがって、基幹システムと情報システムはほぼ別物なのであらかじめ理解しておきましょう。

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2.　基幹システムとERP

基幹システムと混同して考えやすいものの1つとして、ERPの存在が挙げられます。ただ、実際には基幹システムとERPには細かい違いがあるので、基幹システムをより細かく理解する際には知っておく必要があると言えるでしょう。

ここからは基幹システムとERPの細かい違いや、関連性についてご紹介します。

ERPとは

ERP（イーアールピー）は、Enterprise Resource Planningの略を指し、日本語だと企業資源計画という訳になります。元は経営効率化を目指す考え方で、資源利用を最適化するための考え方であるMRP（Material Resource Planning：資材所要計画）から派生した概念です。

ERPを導入することで企業内の情報が一元管理され、どの部署からも情報の確認が容易になります。そのため、企業内での連携感が高まり、人為的ミスや伝達不足といった事態の抑制につながるでしょう。

ERPと基幹システムの違い

ERPと基幹システムの違いは、「システムが独立しているかどうか」です。ERPは基幹システムや情報システムを統括して企業全体の業務を管理することのできるシステムとなります。

一方で基幹システムは販売管理システムや在庫管理システムなど、基本的には独立した個々のシステムを指す言葉となっているのがポイントです。

ERPは企業の業務全体を管理、カバーするシステムなので規模が大きいのも特徴的です。大規模なシステムになるため、予算を含めた参入障壁を考慮すると基幹システムの方が導入しやすいという見方もあります。

そのため、ERP、基幹システムのどちらを導入するかは、自社の規模感や経営における課題などを見た上で決定することが求められます。自社の経営分析を行い、自社に本当に必要なシステムを導入して、無理のない運用が必要を行うことをあらかじめ覚えておきましょう。

また、「現在の基幹システムをERP化させたい」という場合もあるのではないでしょうか？その場合の詳細は、「ERPと基幹システムの違いとは？目的・導入ポイント解説」をご覧ください。

3.　基幹システムのリプレイス

最近ではIT環境を取り巻く変化が起こっており、基幹システムにおいてもリプレイスが発生しています。そこでここからは下記の4つの視点で基幹システムにおけるリプレイスについて具体的にご紹介します。

• クラウド化の波
• DX化の波
• ビジネスモデルの組み換え
• 開発ベンダーの選定が重要

基幹システムに関してどのような変化が起きているのか、どのような視点を持つべきなのか解説するので、基幹システムに関する知識としてご参考にしてください。

クラウド化の波

基幹システムでは、セキュリテイの兼ね合いなどからオンプレミス型が多い傾向にありました。その一方でクラウドサーバのセキュリティ強化も進んでいきました。そのため、最近では基幹システムにおいてもクラウド化させる流れが発生しています。

基幹システムをクラウド化させることによって、自社でサーバ管理を行う運用負荷やコスト削減ができることも、基幹システムのクラウド移行の理由の1つとなっています。クラウドはオンプレ型と違って、自社で購入した機器上でシステムする必要が無く、サーバー上にソフトウェアやデータを保管するため、初期費用が安いのもポイントです。

したがって、コストも安く、懸念されていたセキュリティ面も強化が進んでいるクラウドは各企業にとって魅力的なものになっています。

DX化の波

DXはデジタルトランスフォーメーションの略で、具体的には「デジタル技術が社会に浸透することで、ビジネス分野だけではなく、産業構造や社会基盤に至るまで、人々の生活や生産に好影響が出る」という考え方です。

最近では企業活動においてもDX化が進み、基幹システムにも影響を与えています。DXの概念が広がりはじめ、基幹システムなど業務における重要度の高い情報を持ったシステムを活用して、さらなるビジネスモデルや企業優位性を図ろうという動きが始まっているのです。

経営戦略を含む概念となるので、ERPの考え方と合わせる必要があります。単に業務効率だけではなく、システム活用を行うためにレガシーシステムからの移行を考えているケースも多いのがポイントです。そのため、今後は基幹システムが単なる業務活用だけではなく、企業の経営戦略に積極的に活用されることが見込まれます。

いわゆる事業効率を上げ、コストを削減するという守りのITではなく、集めた情報を意思決定の材料とし、スピーディーに経営判断を行ったり、ビジネスモデルを改変したりする攻めのITへの移行という考え方です。

ビジネスモデルの組み換え

IT業界では日々ビジネスモデルも新しくなりつつあり、企業によってはドキュメント整理やレガシーシステムとのデータ連携が図れない、技術的制約があるなどで基幹システムをリプレイスしたいという考えもあります。

また、これらの問題の大きな原因としては既存の基幹システムにおけるブラックボックス化にあるという見方もあります。有識者がいなくなり、自社システムの中身を確認できなくなって基幹システムの一部がブラックボックス化してしまうことで、ドキュメント整理やデータ連携ができなくなる事態に繋がっているのです。

そのため、基幹システムを前面的にリプレイスして再構築することでデータ連携などを可能にし、より使いやすいシステムにしたいと考えている企業が増えています。最近の基幹システムの実情にはこういった背景もあるので、あらかじめ覚えておきましょう。

開発ベンダーの選定が重要

基幹システムは業務と密着しているシステムなので、開発ベンダーを見つけることが重要となっています。また先述のDX化という側面を考えると、単なる移行だけでは不十分です。DX化も最大限行いたい場合は、ビジネスモデルなどの知識があるベンダーに依頼する必要があります。

ただ、ビジネスモデルなどの知識があるベンダー任せたから大丈夫と一任するのではなく、一緒に取り組んでいく必要があります。もし、有名ベンダーに任せたままにしてしまうと、自社が求めているビジネスモデルとズレが生じる可能性があるでしょう。そうなると、自社に合わない基幹システムが出来上がってしまうので注意が必要です。

また基幹システムにおいては開発だけではなく、その後の運用・保守面も考えた上で、適した外注先を探すことが重要です。基幹システムは停止してしまうと、業務に支障が出る可能性があるので、運用・保守面も重要視して依頼しましょう。

規模が大きかったり、機能の継ぎ足し継ぎ足しによって複雑化した基幹システムのリプレイスは、対応できる開発会社を探すのは大変です。WEBから探す場合には、対応可否の確認を1社1社行う必要があり、想像以上に大変な作業です。とはいえ、会社の基幹を担うシステムなので、最初に声をかけた1社だけで決めてしまうというのもなかなかリスクがあります。

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4.　基幹システム導入の進め方

基幹システムを導入する際は段階を踏んで導入することで、よりスムーズに導入できる上に失敗するリスクを軽減できます。そこで、基幹システム導入の進め方を下記の手順でご紹介します。

• 基幹システム導入のポイント
• 基幹システム導入までの流れ
• 基幹システム導入で失敗しないポイント

それぞれのポイントごとに重要な事項をご紹介するので、1つ１つ確認していきましょう。

基幹システム導入のポイント

先述したリプレイスの項目でも見たように基幹システムは経営戦略、業務と密接に結びついています。そのため、まず基幹システム導入を行なうのであれば、どのような目的で導入するのかを決めることが重要です。

基幹システムを導入する前に目的や目標が不明瞭だと、基幹システムを導入するイメージがつかめません。そのまま流れで導入したとしても、企業の業務効率化や経営戦略の発達は望めないでしょう。

したがって、基幹システムを導入する際は自社に何が足りないか、どういったところが課題なのか洗い出してから検討を行いましょう。

基幹システム導入までの流れ

基幹システムを導入する際は下記の流れを意識しましょう。

経営戦略の決定
↓
目的の定義付け
↓
現状調査
↓
システム対応範囲の決定
↓
開発会社選定

まずは、経営課題や戦略を洗い出した後に決定し、目的の定義付けを行いましょう。目的の定義付けを行う際は現状調査を行う必要もあるので、実際の社員の声などを聞いた上で、現状調査を行うことが大切です。

その後は足りない部分や必要な部分のシステム対応範囲の決定を行い、開発会社を選定していきましょう。この時、開発会社を見る際はなるべく複数の会社を見ることが大切です。複数の会社を見ることで、より自社に合った企業を見つけることができるのでより精度の高い基幹システムを導入する際は必ず意識しましょう。

基幹システム導入で失敗しないポイント

基幹システムの導入において失敗しないためのポイントとしては、組織の受け入れ体制づくりが挙げられます。基幹システムの新規導入にしろ、リプレイスにしろ、目的が社内で共通認識になっていなければシステムは使われません。この共通認識を事前に洗い出しておかない限り、自社に合った基幹システムを導入することはできないのであらかじめ注意しましょう。

また、基幹システム開発の際は開発会社に丸投げしないことが大切です。定期的に進捗を確認して、想定と違う箇所がないかを確認しておくように心がけましょう。細かく打ち合わせや意思のすり合わせを行い、開発会社と齟齬が生まれないようにすることが重要です。

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