基幹システムとは？業務システムとの違いや種類、導入のポイントを解説

基幹システムとは？業務システムとの違いや種類、導入のポイントを解説

基幹システムは、事業を進める際に欠かせないものです。しかし、その意味合いが広いため、基幹システムと言っても実際にどのようなものを基幹システムと呼ぶのか、セットで見かけるERPとは何が違うのかなど分かりづらい点も多いでしょう。

今回は、基幹システムの基礎知識と導入ポイントを解説します。

基幹システムとは？

ここでは、基幹システムの特徴とほかのシステムとの違いについて、具体的に解説します。基幹システムの理解に重要な内容なので、しっかりと確認していきましょう。

基幹システムは業務効率化を実現するシステム

基幹システムの意味合いとしては、業務内容の中核を握るシステムのことです。基幹システムは「基幹系システム」「基幹業務システム」と呼ばれることも多いです。会社によってはその役割が、販売管理システム、在庫管理システムのことを指す場合もあります。

基幹システムは、ビジネス上における基幹を担うシステムと考えるのが分かりやすいでしょう。

業務システムや情報系システムとの違い

基幹システムと混同されて考えられることが多いのが、業務システムや情報系システムです。分かりやすいように違いを示すと、下記のとおりです。

・基幹システム

経営上で重要度の高い、人・モノ・金・情報を細かく管理できます。具体例は、財務会計システム、生産管理システム、販売管理システムなどです。もし何らかの原因で停止すると、企業活動がストップする可能性もあります。

・業務システム

通常の業務をサポートしてくれます。具体例としては、メールソフト、グループウェア、スケジュール管理ツール、社内SNS、SFA、CRMなどが挙げられます。基幹システムと違って、機能が停止しても代替可能なのがポイントです。

・情報系システム

業務システムと同様に業務をサポートしてくれるシステムで、システムが停止してもクリティカルではありません。業務システムと同義語として扱われます。

基幹システムと情報システムにはこれらの違いが存在し、一番重要なポイントは、機能が停止したときの対応です。基幹システムは、業務管理そのものをコントロールするので、停止したときは企業活動が止まるほどのリスクがあります。一方で情報システムは、通常の業務のサポートがメインなので、停止した際も代替があるのが相違点です。企業の業務そのものが止まることはありません。

したがって、基幹システムと業務システム・情報系システムはほぼ別物なので、あらかじめ理解しておきましょう。

ERPとの違い

ERP（イーアールピー）は、Enterprise Resource Planningの略を指し、日本語だと企業資源計画と訳されます。もとは経営効率化を目指す考え方で、資源利用を最適化するための考え方である、MRP（Material Resource Planning：資材所要計画）から派生した概念です。

ERPを導入することで、企業内の情報が一元管理され、どの部署からも情報の確認が容易になります。そのため、企業内での連携感が高まり、人為的ミスや伝達不足といった事態の抑制につながるでしょう。

ERPと基幹システムの違いは、システムが独立しているかどうかです。ERPは、基幹システムや情報システムを統括して、企業全体の業務を管理できるシステムとなります。

一方で、基幹システムは販売管理システムや在庫管理システムなど、基本的には独立した個々のシステムを指す言葉となっているのがポイントです。

ERPは、企業の業務全体を管理、カバーするシステムなので、規模が大きいのも特徴的です。大規模なシステムになるため、予算を含めた参入障壁を考慮すると、基幹システムのほうが導入しやすいという見方もあります。

そのため、ERP、基幹システムのどちらを導入するかは、自社の規模感や経営における課題などを見たうえで、決定することが求められます。自社の経営分析を行い、自社に本当に必要なシステムを導入して、無理のない運用が必要を行うことをあらかじめ覚えておきましょう。

また「現在の基幹システムをERP化させたい」という場合もあるのではないでしょうか？その場合の詳細は「ERPと基幹システムの違いとは？目的・導入ポイント解説」をご覧ください。

基幹システムの導入が重要視されている理由

基幹システムの導入が重要視される背景には、企業の効率化や経営戦略の変化が大きく関係しています。従来の基幹システムはオンプレミス型が主流でしたが、クラウド技術の進化とセキュリティ強化により、クラウド型への移行が進んでいます。クラウド型は、自社でサーバーを管理する必要がなく、運用負荷や初期費用の削減が可能なため、多くの企業にとって魅力的です。

さらに、デジタルトランスフォーメーション（DX）の広がりも、基幹システムに影響を与えています。DXの進展により、基幹システムは単なる業務効率化ツールにとどまらず、収集したデータを活用して、迅速な経営判断を行う攻めのITとしての役割が期待されているのです。この流れを受け、レガシーシステムから最新システムへの移行を目指す企業が増加しています。

また、既存システムのブラックボックス化も、基幹システムの導入が進んでいる理由の一つです。ドキュメント整理やデータ連携が進まず、有識者が退職することで、システムの中身が不透明になる事態が発生しています。この課題を解決するために、基幹システムを全面的にリプレイスし、再構築する動きも見られます。

基幹システムの主な種類・機能

基幹システムの中でも代表的なシステムの種類と、その機能について解説します。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出勤・退勤時間を記録し、労働時間や休暇などを管理するためのシステムです。従業員の勤怠状況を正確に把握できるだけでなく、給与計算や労働法規の遵守にも役立ちます。

生産管理システム

とくに製造業で使用されるシステムで、製品の生産計画、進捗状況、在庫管理などを一元的に管理します。生産効率の向上やコスト削減が期待できるのがメリットです。

在庫管理システム

企業の倉庫に保管されている商品や原材料の数量、状態を管理するシステムです。在庫の過不足を防ぎ、効率的な在庫運用が可能になります。

販売管理システム

商品やサービスの販売に関連する業務を効率化できるシステムです。顧客情報や注文履歴を管理し、売上の分析なども行えるシステムが多くあります。

顧客管理システム

顧客の氏名や連絡先情報に加え、購入履歴、問い合わせ内容、行動データなどを管理できるシステムです。顧客情報を一元管理し、部門間で共有できるため、顧客に対して統一化した対応を行えます。

予約管理システム

予約管理システムは、とくにサービス業などで多く使用されるシステムで、顧客の予約内容を管理できます。ホテルやレストラン、サロンなどで重宝されるシステムです。

財務会計システム

財務会計システムは、企業の財務データを管理するためのシステムで、経理業務を効率化します。取引内容や勘定科目を管理し、正確な財務管理を行えます。

人事給与システム

人事給与システムは、従業員の給与計算を自動化し、支払い状況や税金の計算を正確に行うためのシステムです。給与の支払いミスや税務申告のミスを防げるメリットは、大きいでしょう。

基幹システムを導入するメリット

基幹システムの導入には多くのメリットがあり、今回は代表的な3つのメリットを紹介します。

生産性の向上につながる

基幹システムを導入すれば、企業の業務プロセスを自動化し、作業時間の短縮や効率化を図れます。たとえば、手作業で行っていたデータ入力や、集計業務をシステムが自動で処理することで、社員はより重要な業務に集中できるでしょう。

業務の属人化を防止できる

特定の担当者が手動で業務を処理している場合、その担当者が不在になると業務が滞る場合があります。基幹システムを導入すれば、業務の進行がシステムに依存するため、担当者が変わっても業務の流れが変わることはありません。

経営情報が可視化され、意思決定スピードが速まる

基幹システムは、企業の重要な情報をリアルタイムで収集し、分析できます。そのため、経営者や管理者は経営情報を素早く把握でき、より迅速で的確な意思決定が可能です。

基幹システムの導入にあたっての注意点

基幹システムの導入は、企業の業務効率化を大きく進められますが、いくつかの注意点があります。基幹システムを導入する際に注意すべきポイントを4点紹介します。

目的を明確にしないと、満足な費用対効果が得られない

基幹システムの導入には、一定のコストがかかります。そのため、導入する目的や目標を明確にしないと、費用対効果が得られず、導入後に期待外れの結果を招くかもしれません。

システムが停止すると業務に大きな支障が出る

基幹システムは企業の重要な業務を支えるため、システムが停止すると業務が滞り、全体の運営に大きな影響をおよぼす可能性があります。とくに、在庫管理や販売管理、会計などの業務が停止すると、顧客対応の遅れ、取引先との信頼関係の低下につながる恐れがあります。

セキュリティ対策が必要になる

基幹システムには、企業の重要なデータが集まります。外部からの攻撃や、不正アクセスによって漏洩するリスクを防ぐために、セキュリティ対策は欠かせません。システム導入前には、データ保護やアクセス制限など、十分なセキュリティ対策を講じておくことが求められます。

社内の周知・教育を行う必要がある

基幹システムを導入しただけでは、その効果を最大限に活かせません。従業員がシステムを適切に活用できるよう、十分な周知と教育を行う必要があります。

基幹システムの選び方は？注目したい9つのポイント

基幹システムを選ぶ際に注目したい9つのポイントについて、詳しく解説します。

①導入形態

導入形態は、基幹システムの選定において、最も基本的かつ重要なポイントです。以下の3つの選択肢があります。

クラウド型

クラウド型は、インターネット経由で基幹システムを利用する形態です。初期費用が抑えられるほか、自動的にシステムが更新されるため、最新の状態を維持できます。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバーや設備でシステムを運用する形態です。高いセキュリティ性が特徴で、データを完全に自社内で管理したい場合に適しています。

ハイブリッド型

ハイブリッド型は、クラウド型とオンプレミス型の利点を組み合わせた形態です。重要なデータは自社内で管理しつつ、業務効率化のためにクラウドの利便性を活用できます。

②操作性

システムの操作性が悪いと、従業員が使いこなせず、業務効率が低下する恐れがあります。画面が分かりやすく、直感的に操作できるかどうかを確認しましょう。

③業務との適合性

基幹システムが自社の業務フローや、業種特有の要件に対応しているかを確認することも大切です。標準機能でどの程度対応できるか、必要に応じてカスタマイズが可能かを事前に調査しましょう。

④既存システムとの連携

基幹システムが、既存のシステムとスムーズに連携できるかどうかも重要です。データ移行や連携に手間がかかる場合、導入後の運用に支障が出ることがあります。

⑤カスタマイズ性

企業ごとに業務フローや運用方法が異なるため、システムのカスタマイズ性は大事なポイントです。標準機能だけで不十分な場合は、柔軟に対応できるシステムを選びましょう。

⑥サポート体制

導入後のトラブルを迅速に解決するため、開発委託先のサポート体制を確認することが重要です。問い合わせ対応の迅速さや、提供されるサポート内容（例：24時間対応、オンサイトサポート）を事前に確認しましょう。

⑦セキュリティ

データ暗号化やアクセス制限の有無、ログ管理機能などのセキュリティ機能を重視してください。クラウド型の場合は、データセンターのセキュリティレベルも確認する必要があります。

⑧ベンダーの信頼性

信頼できるベンダーから、システムを導入することもポイントです。実績や導入事例、評判を確認し、信頼性の高い委託先を選びましょう。

⑨初期費用・ランニングコスト

初期費用だけでなく、運用にかかるランニングコストも考慮しましょう。コストパフォーマンスが良いシステムを選ぶことで、長期的な運用効率が向上します。

基幹システム導入までの流れ

基幹システムを導入する際には、計画的に段階を踏んで進めることが重要です。それぞれのステップをしっかり実行することで、システムの効果を最大限に引き出せます。

①要件定義

システムを導入する目的や解決したい課題を明確にします。以下の項目に整理すると良いでしょう。

・業務の現状と課題

例：在庫管理が手作業で行われており、ミスが多い。

・導入後に達成したい目標

例： 在庫状況をリアルタイムで把握し、欠品を防ぐ。

・必要な機能

例：販売管理システムとの連携機能、データ分析機能など。

②設計・開発

要件定義でまとめた内容をもとに、以下の作業を進めます。

・システム設計

データの流れや、各機能の構造を詳細に設計します。

・プログラミング（開発）

実際にシステムを構築する作業です。外部のベンダーに依頼することが多いですが、開発過程で進捗を確認することが重要です。

③テスト

システムが完成したら、システムが期待通りに動作するかをシステム導入前に確認し、不具合が見つかった場合は修正を行います。導入後のトラブルを最小限に抑えられます。

④運用・保守

基幹システムを実際に業務で使用します。システムの使い方を社内に周知し、従業員がスムーズに利用できる環境を整えることが必要です。トラブル発生時の対応窓口も用意しておき、長期的にシステムを利用できるよう必要に応じてアップデートを行います。

まとめ

基幹システムについて、概要や種類、導入のメリット、注意点を解説しました。自社のニーズに合ったシステムを導入するために、基幹システムの導入は計画的に行いましょう。