勤怠管理システムの機能と導入方法を紹介

勤怠管理システムとは、勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行うシステムです。勤怠管理システムはパッケージ化されているものも多く、どのようなシステムが自社に最適か悩まれることも多いかと思います。
本記事にて勤怠管理システムの機能や導入ポイントなど紹介していきます。

1.　勤怠管理システムとは

勤怠管理は、一般企業や小売店など業態に関わらず、職場において従業員の労働状況を把握するために必ず必要なものです。

従業員の労働状況を的確に把握することで、無駄なコストの削減や労働効率の向上に繋がります。

時代とともに、アナログに管理するタイムカード等から、工数・コストを大幅に削減できるITを活用した勤怠管理システムに移り変わり、そのサービス数は60以上にも渡ります。今回は、勤怠管理システムの発注を考えている方に向けて、発注で押さえておきたいポイントをご紹介します。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行うシステムです。入力されたデータに基づいて、時間や給与の計算を自動的に行うことができます。

タイムカードやエクセルで管理しているところもありますが、データの入力、集計に時間がかかってしまうため、社員数の多い企業で導入されることが多いです。タイムカードやExcelではできないような一元管理ができるため、業界を問わず様々な企業で導入されています。

一般的にはICカードと出退社時の管理システムを連携させることにより、正確なデータを取っていきます。管理側はいつでも手軽に情報を確認できるため、残業代の管理などもしやすくなるのがメリットです。

セキュリティ性に優れているシステムも多く、外部にデータが漏れないような対策が行われているのも特徴です。このように利便性とセキュリティ性の高さを併せ持っているのが、勤怠管理システムの強みとなっています。

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2.　勤怠管理システムの機能一覧

勤怠管理システムは従業員向けと管理者向けで機能が異なるのが特徴です。それぞれの機能が違うことを把握しておくことで導入の際の参考になります。

従業員向けの機能としては打刻管理、残業・有給申請などがあり、管理者向けの機能では勤務情報の集計、シフト管理といった風に分かれるのがポイントです。

ここからはそれぞれの機能について紹介していきます。

従業員向け機能

従業員向けのシステムとしては下記の4つが存在します。

• 打刻管理
  ICカード認証や指紋認証、スマートフォン、PCなどで手軽に出退勤の打刻・管理を行うことができる機能。外出の多い営業員が出先から打刻を行うことができるなど利便性が非常に高い。
• 残業・有給・休暇申請・承認
  残業・有給・休暇申請をPC上から手軽に行える機能。申請理由も同時に送信でき、上司が部下の申請を承認できる機能も付いている。PC上ですぐに確認できるため、情報管理の効率向上に繋がる。
• 勤務時間管理
  上司が部下の現在の勤務時間を確認できる機能。残業時間なども瞬時に把握できるため、チームの業務の偏りがないかチェックすることが可能。働き過ぎている社員に対しての注意などを行いたい場合に便利な機能となっている。
• アラート通知（残業超過など）
  残業し過ぎている社員に対してアラームとして通知する機能。社員だけではなく、管理部にもアラートが共有されるので、残業管理にも使える。

管理者向け

管理者向けのシステムとしては下記の５つが存在します。

• 勤務情報の集計
  社員全体の勤務情報を集計することができる機能。残業し過ぎているチーム、個人を割り出すことができる。期間や部署などを限定して調べることもできるので利便性が高い。
• 帳票（CSV、PDF）出力
  社員の勤務、残業情報をCSV、PDF形式で出力することができる。日別データ、月別・週別データ、エラー勤務、組織別データでソートをかけて出力することが可能な勤怠管理システムが多い。
• スケジュール管理
  設定したスケジュールを社員に設定できる機能。月別、曜日別・時間帯別でスケジュールを割り当てることも可能となっている。
• シフト管理
  アルバイト、正社員など社員別のシフトを一元管理できる機能。通常勤務なのか、フレックス勤務なのか調整することも可能。
• 給与システム連携
  勤怠管理システムで得られた勤怠情報を給与システムと連携してすぐに給与に反映できる機能。それぞれのシステムで作業する必要が無く自動で連携できるのが強み。

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3.　勤怠管理システムの導入方法

勤怠管理システムは、主にクラウド型とパッケージ型に分けることができます。現在では利便性の面からクラウド型が多く採用されおり、一昔前のように1からスクラッチで開発するということは激減しています。

これまでパッケージ型を導入していた企業も、クラウド型に移行しており今後もクラウド型を活用する企業は増えると思われます。ただ、オリジナル性を追求する場合はスクラッチで導入する企業もいるでしょう。

企業によって、シフト関連から使用する用途は異なるため勤怠管理システムの選定基準も異なりますが、クラウド型とパッケージ型における共通の選定ポイントとしては以下です。

・サービスを売り切りして終わりでなく、親身なサポート体制があるか
・他サービス（既存の自社サービス等）との連携はできるか
・自社の業務スタイルに合った打刻（詳細設定）のカスタマイズができるか

これらの選定ポイントをあらかじめ知っておくと、自社に導入する勤怠管理システムの比較もしやすくなります。

ここからは、現在主流な導入方法を例にそれぞれの違いをご紹介します。様々な種類が存在するので、利用できる機能、内容ごとに比較検討し、自社の用途に適したものを利用しましょう。

パッケージ型

パッケージ型の特徴としては下記のものが挙げられます。

メリット

・自社にサーバーを設置し、パッケージをインストールし利用。
・パッケージがあるので初期費用を抑えることが可能。
・導入までの手順がある程度マニュアル化されているためスムーズに進められる。
・保守運用に関しても開発会社やベンダーに任せることが可能。

デメリット

・自社でサーバー管理をする必要があるため、導入後の運用工数・コストがかかる。
・開発費にプラスし、サーバーの購入費、設定費などがかかる。
・自社の業務のやり方システムに合わせる必要がある。
・ある程度のカスタマイズが可能だが、スクラッチ型ほどカスタマイズ性は高くない。

クラウド型

クラウド型の特徴としては下記のものが挙げられます。

メリット

・ベンダー提供のシステムをオンライン上で利用。
・サーバー購入費や設定費用はかからない。初期費用を押さえられる。
・サーバー運用コストがかからない。
・保守・メンテンナンスはシステム提供側が行ってくれる。
・セキュリティ対策もシステム提供側が行ってくれる。
・外部アクセスについても複雑な設定が不要。
・煩雑な設定が無くてもモバイルからアクセスが可能。

デメリット

・外部サーバーとのネットワークを介してアクセスすることから、セキュリティ面に多少のリスクがある。
・パッケージ型と同じく、カスタマイズ性は低い。

スクラッチ型

基本的に勤怠システムは、使用用途がある程度明確なことから、パッケージもしくはクラウドを使うケースが多いかと思いますが、自社オリジナルのものを作りたいという場合はスクラッチでゼロから作ることも可能です。

自社の仕事の進め方に合わせることができるので、自社の仕事のやり方に最大限合わせたい場合は向いています。また、開発会社選びも重要になるため、勤怠管理システムをスクラッチ開発で作ったことがあり、ある程度の実績がある会社を選びましょう。

メリット

・ゼロの状態からシステムを構築するため、パッケージ型やクラウド型と比べると圧倒的にカスタマイズ性が高い

デメリット

・時間やコストが大幅にかかる。
・システムの完成度を高めるための開発会社選定の難易度がある。

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4.　勤怠管理システムの選び方

企業によって勤怠管理システムが必要な理由が異なりますが、以下の4つはどの企業においても重視されやすいポイントです。

• 操作が簡単か
• 操作端末に要望はあるか
• 機能的特徴を求めるか
• カスタマイズ性があるか

操作が簡単か

勤怠管理システムは、従業員自身が打刻や残業・有給申請などにて使用する場合があるので、操作画面がシンプル・操作がしやすいものを選ぶことがおすすめとなります。

操作が複雑だと業務効率が下がってしまうこともあるので注意が必要です。また、画面が見やすいと情報管理がしやすくなるので、画面の見やすさも重視すると良いでしょう。

開発会社に依頼をする場合、操作のしやすさ、画面の見やすさを重視するように伝えることがおすすめです。さらにテストの段階で、実際に使用して操作がしやすいかどうか確かめる必要があります。テスト画面で使用することで実際の使用感が分かりやすくなるので、テスト段階でしっかりと使い心地を確かめるようにしましょう。

操作端末に要望はあるか

従業員にも勤怠管理システムを使ってもらう場合、例えば外出が多い職場などではスマホやタブレット端末から操作できる方がよいという場合もあるので、どのような端末で使用可能かということを確認しておくことがおすすめです。

特に営業員が多い場合、外出する機会も多いので、スマホやタブレットで勤怠管理ができるようにしておくと便利です。

外出する機会が多い社員は出先で出退勤を行うことも多くなるので、スマホやタブレットで打刻ができないと、社員にとって不便になります。また、アプリから勤怠管理ができるとさらに便利です。

アプリであればわずか数回のタップで簡単に打刻できるので、出先でも社員の負担を減らすことができます。さらに利便性が高められるようにするためには、アプリにも対応している勤怠管理システムを導入しましょう。

機能的特徴を求める

ICカードとカードリーダーにて出勤・退勤を管理できるもの、従業員の勤務中の位置情報を把握・管理できるもの、スケジュール管理ができるもの、タイムレコーダーがついているものなど、勤怠管理システムにはオリジナルの機能を持つものも存在します。もし、そのような特徴的な機能を使用したいという意向がある場合は、機能面から選ぶ方法もあります。

機能面で使いやすい勤怠管理システムだと社員の負担を減らすことが可能です。業務効率の向上にも結び付くため、さらに社内全体の業務効率を高めたい場合は機能的特徴を求めることがおすすめとなります。

使いにくい勤怠管理システムだと、打刻を忘れてしまう社員がいたり、エラーが起きたり、管理側も手軽に管理できなかったりとデメリットが多く発生します。社内全体の業務効率の低下が見込まれるので、なるべく使いやすい勤怠管理システムを導入するように意識しましょう。

カスタマイズ性があるか

勤怠管理システムは、給与計算や人材管理システムなどと密接に関わっているので、システム連携を行いたいという希望が出てくる場合があります。そのようなときに既存システムなどとのシステムの連携・カスタマイズができるものか否かというところも確認しておいたほうが良いでしょう。

カスタマイズ性が高いと自社の仕事の進め方ややり方に合わせやすくなります。他の機能との連携などを考慮した上で設計できるので、さらに使いやすい勤怠管理システムが期待できるでしょう

。 自社に最適化するためにカスタマイズ性を重視する場合は、スクラッチ型での開発がおすすめとなります。ただ、スクラッチ型はパッケージ型やクラウド型よりも費用や開発期間が膨らみやすくなるので、十分な注意が必要です。

自社にコストや時間的な余裕がある場合は問題ありませんが、あまり余裕がない場合は、パッケージ型やクラウド型での開発を検討しましょう。

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5.　勤怠管理システムのまとめ

どの職場においても必要な勤怠管理システム。 費用を抑えてかしこく導入したいなら、パッケージ型やクラウド型での検討がおすすめです。

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