勤怠管理システムの機能と導入方法を紹介

勤怠管理システムの機能と導入方法を紹介

勤怠管理システムとは、勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行うシステムです。勤怠管理システムは、パッケージ化されているものも多く、どのようなシステムが自社に最適か悩むことも多いでしょう。今回は、勤怠管理システムの機能や導入ポイント、選び方などを紹介します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理は、一般企業や小売店などの業態に関わらず、職場において従業員の労働状況を把握するために必要とされます。従業員の労働状況を的確に把握することで、無駄なコストの削減や労働効率の向上につなげることが可能です。

時代とともに、アナログに管理するタイムカードなどから、工数・コストを大幅に削減できるITを活用した勤怠管理システムに移り変わり、そのサービス数は60以上にわたります。今回は、勤怠管理システムの発注を考えている方に向けて、発注で押さえておきたいポイントをご紹介します。

タイムカードシステムとの違い

勤怠管理システムは、タイムカードよりも効率的で正確な管理が可能なため、多くの企業が導入を進めています。

勤怠をタイムカードやExcelで管理しているところもありますが、データの入力、集計に時間がかかってしまうため、社員数の多い企業では勤務表が導入される場合が多いです。タイムカードやExcelではできないような一元管理もできるため、業界を問わずさまざまな企業で導入されています。

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムは、従業員向けと管理者向けで機能が異なるのが特徴です。それぞれの機能が違うことを把握しておくことで、導入する際の参考になります。ここからは、代表的な機能について紹介します。

打刻（タイムレコーダー）機能

ICカード認証や指紋認証、スマートフォン、PCなどで、手軽に出退勤の打刻・管理を行える機能です。外出の多い営業員が出先から打刻を行えるなど、利便性が非常に高いため重宝されます。

集計機能

社員全体の勤務情報を集計できる機能で、残業しすぎているチームや個人を割り出せます。期間や部署などを限定して調べることも可能で、労務リスクの改善や残業代などのコストカットに利用できるなど、利便性が高い機能です。

ダッシュボード機能

ダッシュボード機能を使えば、勤怠情報を一目で確認できます。出退勤状況や残業時間をグラフで表示し、視覚的に把握できる点は、従業員・管理者の両方にとってメリットでしょう。

アラート機能

残業しすぎている社員に対して、アラートとして通知する機能です。社員だけではなく、管理部にもアラートが共有されるので、残業管理にも利用できます。

その他オプション機能

勤怠管理システムは、ほかのオプション機能も多いです。シフト作成、ワークフロー管理、工数管理、休暇管理、生体認証、GPSによる位置情報確認、給与計算との連携など多岐にわたります。これらの機能を活用すれば、勤怠管理の効率化はもちろん、労働環境の改善やコスト削減にもつながります。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムの導入によって得られるメリットのうち、5つを詳しく解説します。

出退勤時刻の正確な記録・把握ができる

従業員の出退勤時刻を正確に記録でき、リアルタイムで把握が可能です。手入力や紙のタイムカードに比べて、勤怠管理システムでは打刻ミスを防ぎ、リアルタイムでの記録が行えます。管理者は正確な勤務時間をもとに給与計算を行えるので、従業員とのトラブルを未然に防ぐメリットも見逃せません。

業務効率化につながる

手動でのタイムカード集計やデータ入力の手間が省けるため、人事担当者の負担が大幅に軽減し、業務効率化が期待できます。データが一元管理されることで、分析や報告書の作成もスムーズに行えます。

ヒューマンエラーを防止できる

手動での勤怠管理は、ヒューマンエラーがつきものです。勤怠管理システムを導入すれば、打刻の自動化やデータの自動集計により、ヒューマンエラーの発生を大幅に抑えられます。管理側の手間が減るだけでなく、従業員にとっても安心な点です。

労働環境の管理ができる

従業員の勤務状況をリアルタイムかつ詳細に把握できるため、労働環境の管理がしやすくなります。過重労働を防ぐためのアラート機能や、休暇の取得状況のモニタリングなども魅力的な機能です。適切な労働環境を提供し、従業員の健康や働きやすさを守れます。

法改正などにもスムーズに対応できる

労働関連の法改正が行われた際にも、勤怠管理システムなら迅速に対応できます。システムが法改正に合わせたアップデートを提供する場合が多いため、常に最新の法律に基づいた勤怠管理を行えて安心です。法令遵守を確実に行いながら、余計な業務負担を増やすことなく対応できます。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

ここでは、勤怠管理システムを導入する際に、知っておくべきポイントを解説します。

初期投資が必要となる

勤怠管理システムの導入には、初期投資が必要です。システムの導入形態にもよりますが、初期費用として数十万円が必要な場合もあります。導入後に月額費用が発生する場合もあるので、導入前に費用を把握し、予算を計画するのが重要です。

定期的にメンテナンスが必要となる

システムは、導入後に定期的なメンテナンスが必要です。システムのアップデートやトラブルシューティング、データのバックアップなどをしっかりと行うことで、システムの安定稼働を確保できます。

社内での周知・教育が必要となる

新しいシステムの導入には、社内での周知と教育が欠かせません。適切な研修やマニュアルの配布を通じて、従業員がスムーズにシステムを利用できる環境を整えることが、効果的な運用につながります。

セキュリティ対策が必須となる

勤怠管理システムには、個人情報や勤務情報が含まれるため、セキュリティ対策が必須です。不正アクセスや情報漏洩を防ぐのに、多要素認証やアクセス権限の制限、定期的なセキュリティチェックの実行が必要です。

勤怠管理システムの導入方法

勤怠管理システムは、主に以下の3つに分けられます。

＜勤怠管理システムの導入方法＞

• クラウド型
• パッケージ型
• フルスクラッチ型

ここからは、現在主流な導入方法を例に、それぞれの違いをご紹介します。さまざまな種類が存在するので、利用できる機能、内容ごとに比較検討し、自社の用途に適したものを利用しましょう。

パッケージ型

パッケージ型の特徴は、以下のとおりです。

＜パッケージ型のメリット＞

• 自社にサーバーを設置し、パッケージをインストールして利用できる
• パッケージがあるので、初期費用を抑えられる
• 導入までの手順がある程度マニュアル化されているため、スムーズに進められる
• 保守運用に関しても、開発会社やベンダーに任せられる

＜パッケージ型のデメリット＞

• 自社でサーバー管理をする必要があるため、導入後の運用工数・コストがかかる
• 開発費にプラスし、サーバーの購入費、設定費などがかかる
• 自社の業務のやり方をシステムに合わせる必要がある
• ある程度のカスタマイズが可能だが、スクラッチ型ほどカスタマイズ性は高くない

クラウド型

クラウド型の特徴としては、下記のものが挙げられます。

＜クラウド型のメリット＞

• ベンダー提供のシステムをオンライン上で利用できる
• サーバー購入費や設定費用がかからず、初期費用を抑えられる
• サーバー運用コストがかからない
• 保守・メンテナンス、セキュリティ対策はシステム提供側が行ってくれる
• 外部アクセスについても複雑な設定が不要である
• 煩雑な設定がなくてもモバイルからアクセスができる

＜クラウド型のデメリット＞

• 外部サーバーとのネットワークを介してアクセスすることから、セキュリティ面に多少のリスクがある
• パッケージ型と同じく、カスタマイズ性は低い

フルスクラッチ型

基本的に勤怠システムは、使用用途がある程度明確なことから、パッケージもしくはクラウドを使うケースが多いでしょう。しかし、自社オリジナルのものを作りたいという場合は、スクラッチでゼロから作ることも可能です。

自社の仕事の進め方に合わせられるので、自社の仕事のやり方に最大限合わせたい場合は向いています。また、開発会社選びも重要になるため、勤怠管理システムをフルスクラッチで作ったことがあり、ある程度の実績がある会社を選びましょう。

＜フルスクラッチ型のメリット＞

• ゼロの状態からシステムを構築するため、パッケージ型やクラウド型と比べるとカスタマイズ性が高い

＜フルスクラッチ型のデメリット＞

• 時間やコストが大幅にかかる
• システムの完成度を高めるための開発会社選定の難易度がある

勤怠管理システムの選び方

企業によって勤怠管理システムが必要な理由が異なりますが、以下はどの企業においても重視されやすいポイントです。

＜勤怠管理システムの選び方＞

• 操作がしやすいか
• 自社の要件にマッチしているか
• 既存システムとの連携ができるか
• カスタマイズ性があるか
• サポート体制が万全か
• ベンダーの信頼性や実績は十分か
• 予算内で導入ができるか

これらのポイントを追求することで、使いやすい勤怠管理システムの導入につながります。ここからは、それぞれの選び方のポイントについてご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

操作がしやすいか

勤怠管理システムは、従業員自身が打刻や残業・有給申請などで使用する場合があります。操作画面がシンプルで、操作しやすいものを選ぶのがおすすめです。

操作が複雑だと業務効率が下がってしまうこともあるので、注意する必要があります。また、画面が見やすいと情報管理がしやすくなるので、画面の見やすさも重視すると良いでしょう。実際の使用シーンを想定しながら、テストすることがポイントです。

自社の要件にマッチしているか

導入を検討しているシステムが、自社の業界や勤務形態にあっているかを確認することも大切です。製造業向けやリモートワーク対応型など、特定のビジネスモデルに特化したシステムもあります。セキュリティレベルや業務効率に関する要件を満たしているかも、確認しましょう。

既存システムとの連携ができるか

現在使用しているほかのシステムと連携できるかどうかも、確認することが重要です。勤怠管理システムが給与計算ソフトや人事管理システムとスムーズに連携できると、業務効率が向上します。データの移行や統合のしやすさも考慮ポイントです。

カスタマイズ性があるか

勤怠管理システムは、給与計算や人材管理システムなどと密接に関わっているので、システム連携を行いたいという希望が出てくる場合があります。そのようなときに、既存システムなどとのシステムの連携・カスタマイズができるものか否かという点も、確認しておいたほうが良いでしょう。

カスタマイズ性が高いと、自社の仕事の進め方ややり方に合わせやすくなります。ほかの機能との連携などを考慮したうえで設計できるので、さらに使いやすい勤怠管理システムが期待できるでしょう。

自社に最適化するためにカスタマイズ性を重視する場合は、スクラッチ型での開発がおすすめです。ただし、スクラッチ型は、パッケージ型やクラウド型よりも費用や開発期間が膨らみやすくなるので、十分な注意が必要です。

自社にコストや時間的な余裕がある場合は問題ありませんが、あまり余裕がない場合は、パッケージ型やクラウド型での開発を検討しましょう。

サポート体制が万全か

導入後のサポート体制は、システムをスムーズに運用するために不可欠です。トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるか、問い合わせの方法が多様であるかなど、ベンダーのサポート体制を確認しましょう。実際の口コミを参考にするのも、有効です。

ベンダーの信頼性や実績は十分か

勤怠管理システムを選定するにあたり、システムを提供するベンダーの信頼性や実績も重要です。長年の実績や他社での導入事例を確認し、安定したサービスを提供しているか判断することで、安心して導入に踏み切れます。

予算内で導入ができるか

システム導入には、初期費用や運用コスト、研修用の人件コストなどコストが発生してしまいます。予算が厳しい場合は、IT導入補助金などの活用もおすすめです。予算にあったプランを選ぶことで、コストパフォーマンスを向上させましょう。

まとめ

勤怠管理システムは、どの職場においても必要です。 費用を抑えてかしこく導入したいなら、パッケージ型やクラウド型での検討がおすすめです。

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