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勤怠管理システムの発注で押さえたいポイント

勤怠管理システムの発注で押さえたいポイント

勤怠管理は、一般企業や小売店など業態に関わらず、職場において従業員の労働状況を把握するために必ず必要なものです。 データを確実に効率良く取得するために、「勤怠管理システム」を活用している職場が多いです。時代とともに、アナログに管理するタイムカード等から、工数・コストを大幅に削減できるITを活用した勤怠管理システムをなど、そのサービス数は60以上にも渡ります。 今回は、勤怠管理システムの発注を考えている方に向けて、発注で押さえておきたいポイントをご紹介します。

■勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行うシステムです。入力されたデータに基づいて、時間や給与の計算を自動的に行うことができます。タイムカードやエクセルで管理しているところもありますが、データの入力、集計に時間がかかってしまうため、社員数の多い企業で導入されることが多いです。一般的にはICカードと出退社時の管理システムを連携させることにより、正確なデータを取っていきます。

■勤怠管理システムの導入方法

勤怠管理システムは、主にクラウド型とパッケージ型に分けることができます。現在ではクラウド型が多く採用されおり、一昔前のように1からスクラッチで開発するということは激減しています。これまでパッケージ型を導入していた企業も、クラウド型に移行しており今後もクラウド型を活用する企業は増えると思われます。企業によって、シフト関連から使用する用途は異なるため勤怠管理システムの選定基準も異なりますが、共通の選定ポイントとしては以下です。 ・サービスを売り切りして終わりでなく、親身なサポート体制があるか ・他サービス(既存の自社サービス等)との連携はできるか ・自社の業務スタイルに合った打刻(詳細設定)のカスタマイズができるか

■パッケージ型とクラウド型の違い

ここでは、現在主流な導入方法を例に導入方法による違いをご紹介します。 様々な種類が存在するので、利用できる機能、内容ごとに比較検討し、適したものを利用しましょう。 1.パッケージ型の場合 ・自社にサーバーを設置し、パッケージをインストールし利用。 ・自社でサーバー管理をする必要があるため、導入後の運用工数・コストがかかる。 ・開発費にプラスし、サーバーの購入費、設定費などがかかる。 2.クラウド型の場合 ・ベンダー提供のシステムをオンライン上で利用。 ・サーバー購入費や設定費用はかからない。初期費用を押さえられる。 ・サーバー運用コストがかからない。

■発注前に行っておくべきこと

開発を依頼する際に、実際の課題感や、欲しい機能などが明確になっているとより明確に開発会社に伝える事が出来ます。例えば以下のような例があります。 1.依頼したい(求める機能)内容の把握 現在利用している管理システムがある場合、不足している部分や改善したい機能などを予め把握し、依頼する際に情報整理をしておくことでスムーズに開発会社に伝えることができます。 2.パッケージソフトの下調べ 月々数百円で利用できるものから、数万円のものまで幅広い商品が出回っています。 改めて開発を依頼するにあたり、現在出回っているパッケージソフトの機能や特徴を下調べすることで、必要な機能を洗い出すヒントとなります。

■まとめ

どの職場においても必要な業務管理システム。 費用を抑えてかしこく導入したいなら、パッケージ型やクラウド型での検討がおすすめです。 効率的に適正な発注先を探したい方は、無料の見積もり比較サイトを利用するという方法もあります。 取得した見積もりや実績資料をもとに比較検討し、発注のサポートを受けることができます。

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