販売管理システムとは？導入の際に知っておきたいメリット・問題点・選び方

販売管理システムとは？導入の際に知っておきたいメリット・問題点・選び方

販売業を行う企業にとって、「業務効率を改善したい」「在庫問題を解決したい」といった場合、新規システムの候補となるのが販売管理システムです。しかし、導入を検討しても、具体的な効果や選び方がわからないかもしれません。

そこで今回は、販売管理システムのメリットや注意点、選び方について解説します。基本的な機能も含めて解説するので、導入時はぜひ参考にしてみてください。

販売管理システム導入後のメリット・注意点を理解することで「在庫不足を起こす」「事業戦略の確度を高めたい」など、自社の課題・ニーズをクリアできるか判断できるでしょう。

販売管理システムとは

販売管理システムとは、販売にかかる業務を一元管理し、業務効率化や意思決定のサポートを行うためのシステムです。次項では、販売管理システムの主な機能や会計システムとの違いについて、見ていきましょう。

販売管理システムが持つ機能①商品の管理

商品管理には、以下の機能が挙げられます。

＜商品管理の主な機能＞

• 受注管理：商品の受注先や注文内容などを管理する機能
• 出荷管理：出荷～納品までのプロセスを管理する機能
• 発注管理：部品・資材の発注先や発注内容などを管理する機能
• 仕入れ管理：発注時の仕入れ～納品までのプロセスを管理する機能
• 在庫管理：商品の在庫に過不足が生じないよう、管理精度を高める機能

主に、商品の受注・発注や在庫数の管理を行い、過剰在庫・商品欠品などを防ぐ目的で活用されます。

販売管理システムが持つ機能②お金の管理

お金を管理する、主な機能についても見ていきましょう。

＜お金を管理する主な機能＞

• 売上管理：売上・売掛情報などの入力、過去データの閲覧、データ集計などを行う機能
• 請求管理：請求書の自動発行や債券情報の可視化などを行う機能
• 入金管理：入金時の振込や入金日などを管理する機能
• 支払管理：発注時の支払いプロセスや支払日を管理する機能
• 見積管理：見積書の作成や見積データ閲覧などを行う機能

上記のとおり、販売管理システムには、社内で扱うお金を一元管理できる機能も搭載されています。

【補足】会計システムと販売管理システムの違いとは

販売管理システムと会計システムの特徴から、それぞれの違いを見ていきましょう。

販売管理システムは、社内外で動くお金にかかる業務をシステム内で管理します。一方、会計システムは、お金の動きを管理することが目的であり、在庫や出荷など販売業務にかかる実務は対応しません。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入する3つのメリットを解説します。

管理業務の負担が軽減され効率化につながる

販売管理システムは、以下の理由から、業務負担の軽減と業務効率化につながります。

＜業務負担軽減＆効率化の理由＞

• 各部署で同じデータを入力する必要がない
• 部署間でデータ共有を行う必要がない
• 伝票計算の自動化

販売管理システムは、社内の販売管理業務を一元化するシステムです。各部署で入力されたデータは自動的に共有されるため、入力作業の二度手間がなくなります。計算作業もシステム上で行えるので、従業員の作業負担は軽減され、業務の効率化も図れるでしょう。

記録ミス防止につながり業務精度が向上する

販売管理システムによる管理業務のデジタル化は、記録ミス防止にも効果が期待されます。たとえば、受注・出荷件数や在庫数などを紙ベースで管理している場合、人的な記載・計算ミスが起こりやすくなるでしょう。

一方、販売管理システムは、データ入力の自動化や各種計算などをシステム上で行えるため、ヒューマンエラーが原因のミスは軽減されます。事務作業の精度向上は、在庫切れや納品ミスなどの防止にもつながり、顧客満足度向上も期待できるでしょう。

売上実績データが見える化し分析や戦略立案につなげられる

販売管理システム上に蓄積される売上実績データは、経営戦略の確度向上にもつながります。販売管理システムには、製品の受注時期や顧客の属性、在庫数の増減なども蓄積されます。

こうしたデータをもとに「どの製品が・いつ・誰に購入されるか」を分析することで、人材の配置や資材の仕入れ量、製品の増産時期の適正値を算出できるでしょう。市場の需要や流行に合わせ、迅速かつ確度の高い経営戦略立案につながります。

販売管理システムを導入する際の注意点

販売管理システム導入時の注意点を3つ解説するので、導入を検討する際は、許容できないリスクがないか確認してみてください。

初期費用・ランニングコストがかかる

販売管理システムは、導入時の初期費用、運用時のランニングコストがかかります。たとえば、基本的な機能を一通り搭載したパッケージ型の場合、初期費用（購入費）だけでも、数百～数千万円は必要です。

月額料金制のシステムであれば、数万～数十万円/月が請求されるものが多いです。予算確保が難しい場合、導入したい販売管理システムの選択肢は限定されるかもしれません。

既存の業務フローにプラスの負荷がかかる

販売管理システム導入後は、システムに沿った業務フローに慣れる必要があるため、従業員に負担がかかる可能性もあります。システムを既存の業務フローへ完全にマッチさせる場合、自社にあわせて開発を行うフルオーダーメイドでの開発を採用するケースもありますが、フルオーダーメイドの場合は数千万円規模のコストがかかり、予算確保が難しい企業は現実的ではないでしょう。

そのため、既存の業務フローをシステムに合わせて変更せざるを得ない可能性があります。システム導入時は、従業員へのレクチャーだけでなく、業務フローの刷新も含めて検討しましょう。

既存の管理システムからの変更に伴うハレーションに注意する

既存の管理システムから、新しい販売管理システムへ切り替える際は、データ移行や属人化への注意が必要です。たとえば、従来までExcelなどのソフトを使って各種データを管理していた場合、新規システムにExcelとの互換性がなければ、データ移行に苦戦します。

さらに、新規システムの扱い方が難しく、特定のスキルを持つ人にしか操作できなければ、作業が属人化するでしょう。こうしたリスクを回避するためにも、既存システムからの移行方法や操作方法などを導入前に確認し、自社でも扱えるシステムか判断する必要があります。

今抱えている問題を解決できるか確認する

販売管理システム導入時は、現状の問題・課題を解決できる機能が搭載されているか、必ず確認してください。販売管理システムは、製品によって得意分野・搭載機能に差があります。

たとえば、在庫管理の精度・業務効率を高めたい場合、ハンディターミナルに対応したシステムのほうが、従業員の負担を減らしつつ、課題解決につながるでしょう。システム選定時は、現場レベルでの課題を洗い出し、販売管理システムの必要性を明確化することが重要です。

販売管理システムを選ぶ際のポイント

販売管理システムを選ぶ4つのポイントを解説するので、システム選定時はぜひ参考にしてみてください。

販売管理システムの種類が自社に適しているか

販売管理システムには、主に以下3つの種類があります。

＜販売管理システムの種類＞

• 汎用型
• 業界特化型
• 小規模型

各システムの特徴を次項から解説するので、どのタイプがマッチするかを検討しましょう。

販売管理システム①汎用型

汎用型は、どの業種・業態にもフィットさせやすい、カスタマイズ性の高さが特徴です。自社の業務フローに合わせ、必要な機能をカスタマイズできるタイプも販売されています。「豊富な選択肢の中からシステムを選びたい」「特殊な業務フローを持たない」などの企業にマッチするでしょう。

販売管理システム②業界特化型

業界特化型は、特定の業界向けに機能を絞り込んだ販売管理システムです。たとえば、サブスクリプション向けの従量課金・使用料課金に対応した機能や、製造業向けの荷姿別管理・ロケーション別管理機能などです。

汎用型では管理しきれない、特殊な業務フローを持つ企業の場合、業界特化型の販売管理システムを検討しましょう。

販売管理システム③小規模型

小規模型は、在庫管理不要の企業向けに、必要最低限の機能を搭載した販売管理システムです。ベンダーによっては、見積管理や受注管理、発注管理など必要な機能のみを選択して、導入できます。

コストパフォーマンスを重視して、必要最低限の機能のみ導入したい場合は、小規模型を検討しましょう。

自社の規模に合った提供形態（価格）か

販売管理システム導入時は、自社の規模に合った提供形態（価格）であるかも確認し、費用対効果の最大化も狙いましょう。

＜提供形態の種類＞

• クラウド型
• パッケージ型
• オンプレミス型

各提供形態の特徴・価格帯について、次項から詳しく解説します。

クラウド型

クラウド型は、ベンダーからシステムとサーバーを提供してもらい、オンライン上で各種機能を利用できるタイプです。システムの運用保守も含めてベンダーが対応するので、自社の負担を軽減できます。

既存機能を利用するためカスタマイズの自由度は低いものの、1～10万円/月の低料金で利用可能です。

パッケージ型

パッケージ型は、販売管理に必要な機能が一通り実装されており、自社運用できるタイプです。システムをゼロから開発する必要がなく、購入後はすぐに導入・運用できます。

ただし、クラウド型と同様に、カスタマイズの自由度は低いため、システムに沿った業務フローを検討しなければなりません。価格帯（導入費）は100万円以上ですが、機能や企業規模によって変動します。

オンプレミス型

オンプレミス型は、社内にサーバーを設置し、システムを自社運用するタイプです。各種データやセキュリティを自社運用できるため、機密性の高い情報を扱う企業向きといえるでしょう。カスタマイズ性も高く、自社の業務フローに合わせやすいことも魅力です。

ただし、サーバーの調達やシステム開発などを行う必要があるため、導入時は数百～数千万円規模の費用がかかります。

システムのサポートが充実しているか

ベンダーのサポート体制が充実していることで、システムの不具合や社内で解決できないトラブルにも迅速に対処してもらえます。販売管理システムへの専門知識、ノウハウを持つ人材が社内にいない場合、トラブル発生時の対処が遅れるかもしれません。

システム選定時は、メールや電話での問い合わせ、訪問対応など、サポート内容も確認しましょう。ベンダーの実績や口コミサイトなどにも目をとおし、実際にどのようなサポートを受けられるのかを把握することが大切です。

操作しやすいか

販売管理システム選定時は、必ず操作性を確認して、スムーズに運用開始できるかを判断しましょう。管理画面が複雑で慣れるまでに時間がかかる場合、従業員へのレクチャーに時間を要します。

さらに、操作ミスが増えたり、作業効率が落ちたり、操作性の良し悪しは実務へ影響をおよぼす恐れがあります。カタログやデモ画面、お試し期間なども利用して、操作性を確認しておきましょう。

まとめ

販売管理システムは、売上や入金、在庫も含めて、社内の販売管理を一元化できるシステムです。各種作業もシステム上で行えるため、業務効率向上にも役立てられます。

ただし、システムの提供形態によっては、導入時の初期費用が数千万円を超えるケースもあります。自社の業務形態や予算と照らし合わせつつ、課題・問題をクリアできるシステムを選び、費用対効果の