PMOとは？業務内容や求められるスキル、導入するメリットを解説

近年、組織の中でPMOという言葉が重要視されるようになってきましたが、PMOとは一体どのような存在なのでしょうか。

この記事では、PMOについての詳細やPMOに求められるスキル、導入することによるメリットについて詳しく解説していきます。

1.　PMOとは？

PMOは「Project Management Office」のことで、企業や組織でプロジェクトマネジメントの支援を行う部門のことを指します。特定の部署だけではなく、企業や組織を横断的に支援します。

PMOの役割・業務内容

日本PMO協会（NPMO）によると、具体的な役割は以下のとおりです。

• プロジェクトマネジメント方式の標準化
• プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
• プロジェクトマネジメント業務の支援
• プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
• 個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
• その他付随するプロジェクト関連管理業務

上記の内容を見ると、PM（プロジェクトマネージャー）の業務も含まれています。PMの肥大化した業務を担い、標準化することでPMの業務量を減らすことも大きな役割の一つです。

PMとの違い

PMはあるプロジェクトの責任者です。一方、PMOは企業や組織全体を支援してマネジメントをスムーズに行うことを目的とした部署です。

担当範囲は異なりますが、どちらもプロジェクトを成功させるという同じ目的を持っています。

PMOの職種

PMOは以下のような職種にわかれています。

PMOアドミニストレータ

PMOアドミニストレータは、以下のようなプロジェクトマネジメント業務を支援する業務を行います。

＜PMOアドミニストレータの業務＞

• プロジェクト情報の共有や展開
• プロジェクトに必要な情報の収集
• プロジェクトメンバーの勤怠管理や稼働管理
• 書類作成や管理の支援
• 経費の精算

上記のような作業は主にPMが担当していることが多いですが、PMOが設置されている企業ではPMOアドミニストレータが支援します。PMOアドミニストレータを設けることで、PMはプロジェクトの意思決定やメンバーの支援など、本来の業務に集中できます。

PMOエキスパート

PMOエキスパートとは、プロジェクトマネジメントのための環境整備やルールの制定、標準化などを行います。そのため、PMOアドミニストレータの一段階上のスキルや経験が必要です。

具体的には以下のような業務を行います。

＜PMOエキスパートの業務＞

• プロジェクト管理プロセスの可視化や文書化
• プロジェクト情報収集手法の確立
• プロジェクトツールの開発、改善
• ステークホルダーとの連携手法の確立
• プロジェクトマネージャーの教育
• 上記情報の共有

それぞれの部署のPMがバラバラの方法でプロジェクト管理を行うと、稼働の無駄や管理作業の品質の差が生じます。そこで、PMOエキスパートがすべての部署で使える標準化された手法を確立し、共有することで、PMが一から生み出す必要がなく品質の良い手法を実現できます。

PMOマネージャー

PMOマネージャーはPMOアドミニストレータとPMOエキスパートの上位職で、具体的には以下のような業務を行います。

＜PMOマネージャーの業務＞

• プロジェクト環境の構築やルールの維持管理
• プロジェクトパフォーマンスの安定化
• PMO組織の計画策定や予算管理
• PMOメンバーの勤怠管理や稼働管理
• PMOメンバーの教育

PMO組織全体を管理するプロジェクトマネージャーとしての役割を持っています。

PMOに求められるスキル・資格

PMO組織で働く人材を採用する場合、どのようなスキルや資格を持つ人材を選ぶべきなのでしょうか。ここでは、PMOに求められるスキルや資格について解説します。

＜PMOに求められるスキル＞

• 幅広いプロジェクト管理の知識と経験
• 文書作成スキル
• コミュニケーションスキル

プロジェクト管理に関する業務の改善や標準化などを行うため、プロジェクト管理の知識や経験が必要です。さまざまなプロジェクトの管理業務に関わるので、幅広いプロジェクトの管理経験があった方が良いでしょう。

多くのプロジェクトと関わりプロジェクト管理手法の標準化や改善、周知などを行うので、高い文書作成スキルやコミュニケーションスキルも必要とされます。PMOが持っていると役立つ資格は以下のとおりです。

＜PMOに求められる資格＞

• PMOスペシャリスト認定資格
• プロジェクトマネージャー試験(IPA)
• プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格(PJM-A)
• PMP
• P2M

2.　PMOを導入するメリット

PMOを導入すると、以下のようなメリットを得られます。

意思決定を迅速化・正確化できる

PMOがPMをサポートすることでPMは本来の意思決定業務に注力でき、プロジェクトの意思決定を迅速化、正確化できるという大きなメリットがあります。

また、PM業務の予算計画やスケジュール管理などの支援も受けられることでも、意思決定が素早く進みます。

プロジェクト管理を正確化・効率化・高度化できる

PMの仕事は、メンバー管理・スケジュール管理・コスト管理・リスク管理など、幅広い業務を行っています。そのため、大規模プロジェクトになればなるほどPMの業務量は増えていきます。PMOによるサポートがあれば、プロジェクト管理業務の正確化・効率化・高度化が進むでしょう。

プロジェクトの成功率が上昇する

PMOがPMを強力にサポートすることで、プロジェクトの成功率が上昇する可能性が高まります。PMが優先度の低い業務を巻き取ることで、PMは優先度の高いコア業務に注力でき作業品質が向上します。

その結果、プロジェクトの成功率が上昇するなどのメリットを得られるでしょう。

プロジェクトにかかわる知識・手法の標準化ができる

プロジェクト管理が個人の力量や知識、経験に左右される場合、企業としてのプロジェクト管理能力は低いまま変わりません。優秀なPMにばかり業務量が集中してしまうと、企業全体としての生産性の向上は見込めないでしょう。

そこで、PMOがプロジェクト管理手法を標準化し全部署に展開すれば、全体の生産性や作業品質が高まります。

社内文化・社風に左右されにくい

プロジェクト管理業務が標準化されないと、社内文化や社風に左右されやすく「うちは昔からこうしていた」などの風潮が浸透しがちです。しかし、PMOが管理業務を常に改善し標準化することで、良い意味で社内文化や社風に左右されず生産性重視の良い風潮を広げられるでしょう。

3.　PMOを導入する際の注意点

PMOを導入する際には、以下のような注意点もあります。

PMだけで問題なく進行できる場合もある

小規模な企業の場合などは、PMOがなくてもPMだけで問題なく業務を進められることがあります。PMOに対応するために資料を新たに作るなど、逆に無駄な作業が発生することもあるので注意しなくてはいけません。PMOはどちらかというと大規模系企業・大規模案件向けの体制として考えておくのがよいでしょう。

コミュニケーション不全が起きるリスクがある

PMOにより全社的に標準化されることは良い点もありますが、コミュニケーションが不足してかえって無駄が発生するというリスクもあります。行き過ぎた標準化はかえって弊害を生むので注意が必要です。

4.　まとめ

この記事では、PMOについての詳細やPMOに求められるスキル、導入することによるメリットについて詳しく解説しました。

この記事を読んで企業にとってメリットがあると判断した場合、PMOの育成に力を入れ組織にPMOを設置することを検討してみてください。