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教務システムの機能一覧と効果を解説【最新】

目次

教務システムの機能一覧と効果を解説【最新】

学校業務には事務手続きや管理しなければいけない項目が多くあります。
教育業界におけるICT化の波もあり、入り口として今回は、学校関連の事務処理に特化した業務システムである教務システムについて説明していきます。

教務システムなどの開発実績のある会社をご覧になりたい場合は、「塾・学校・教育系システム開発の実績がある企業例」をご覧ください。

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1. 教務システムとは

まずは教務システムの役割を紹介します。
教務システムは、学校運営に関係する煩雑な学校業務を効率化するシステムです。

教務は学校や学習塾において運営に関する全般の事務を受け持つ仕事です。
大学を例にとると、教務係は、時間割やシラバスの作成、各種証明書の発行、授業料および奨学金の取次ぎ、成績の記録・管理などを行っています。

教務システムが登場する前は、この膨大な仕事を教務担当者が知識や記憶に基づいて処理し、問題が生じた際も培った経験にしたがって対処していました。
しかし近年、学校運営にも事務処理の透明化や処理スピードの向上が求められるようになりました。教務の担当者の知識や経験に頼ったやり方では対応に限界が出てきたため、それらの業務をコンピューターに担わせるシステム開発計画がなされたのです。

さまざまなメーカーがシステム開発に取り組んだおかげで、現在では比較して選べるほど教務システムの数も増え、高性能化も進んでいます。

2. 教務システムの機能

教務システムにはさまざまな種類がありますが、細かい機能は各システムによって異なります。ここでは一般的な教務システムの機能について紹介します。

教務システムの主な機能一覧

教務システム機能例
● 学生管理
在校生や卒業生の氏名、住所、出身校、成績情報、保護者情報、就職先などを個別カルテにして一元管理する機能です。従来は分けて保管されていた情報を一括で照合できるようになるため、書類間の連携ミスや変更漏れを避けられます。情報の取り出しや共有も簡単になり、学生からの問い合わせにもスムーズに対応。窓口担当者の負担軽減につながります。
また学校基本調査で必要となる情報はすべて管理できるため、多くの書類をかき集めて集計する手間からも開放されます。
● 教職員管理
教職員の個人情報や勤怠情報を管理する機能です。
学校運営には教員、非常勤講師、派遣職員といった複数の勤務体系が関わっているものです。教務システムでは教職員の勤務区分ごとに出退勤管理や勤務時間の算出が行えます。出勤した教職員がパソコンから教務システムへアクセスした時間とシャットダウンした時間を記録・集計するようなものが多いでしょう。
さまざまな勤務体系に対応でき、会計・給与システムとの連携も可能です。
● カリキュラム管理
カリキュラム(科目)や時間割情報をデータファイルから一括登録できる機能です。 特に大学のカリキュラムは学部・学科に応じて必修科目や単位数に細かいルールがあります。「文学部では必修だが、工学部では選択科目」など複雑な制約のもとでカリキュラムを組むのは非常に大変です。 カリキュラム管理があれば科目登録のルール設定ができ、登録と管理の負担が軽減されます。また必修科目同士を同時刻に設定してしまうような登録ミスも回避しやすくなるでしょう。
● 履修管理
学生がどのカリキュラムを履修しているか管理する機能です。
履修登録の方法は、インターネットや学校の端末を使って学生自身が登録する方式や、提出書類から職員が手入力する方式など、自校に合わせて選択できます。
カリキュラムによっては履修条件が決まっていたり、抽選制になったりするものもありますよね。そのような場合でも、学生管理との連携でスムーズな履修登録が行えます。
また情報は各学生・教員からも閲覧でき、どの学生が履修登録を済ませていないのかも抽出可能です。
● 成績管理
学生の成績や試験情報を管理する機能で、各学生別に成績や単位取得状況が集計できます。
学生はインターネットや学内端末から簡単に自身の成績が閲覧でき、卒業要件や資格取得までの達成度の把握に役立ちます。また試験方法や日時、再試験など試験情報の登録・管理も可能。「臨時レポートや再試験を実施したい」「授業態度を加味した成績を入力したい」といった教員の要望にも柔軟に対応できます。
さらにOMR(光学式マーク読取り装置)と連携し、試験の採点から結果登録までを自動的に行なえるシステムもあります。
● 証明書発行
卒業証明書や在学証明書、学割証などのさまざまな証明書の出力データファイルを作成する機能です。
証明書の様式も学校ごとに自由に設定でき、証明書の多言語対応も可能。証明書発行の待ち時間が大幅に削減されるだけでなく、証明書発行機と連携させれば必要な種類の証明書を好きな時間に学生自身が発行できるようになります。
さらに在学生や卒業生ごとに証明書の交付情報を管理できるため、証明書発行業務のほとんどが半自動化できます。
● 健康診断管理
学生・教職員の健康診断結果を管理する機能です。保健管理センターや医療機関で定期健康診断を受けた学生・教職員について、診断結果のデータファイルを一括取り込みできます。身長・体重や血圧といった基本項目のほか、自由に診断項目を追加でき、時系列での結果比較も簡単です。
また学生管理や教職員管理と紐付けられるため、証明書発行機と連携させれば窓口を経由せずに健康診断書を発行できます。さらに再検査などの重要な連絡の漏れ回避にもつながります。
● 奨学金支給管理
奨学金申請の出願状況や選考・採用状況を管理する機能です。大学独自の奨学金、日本学生支援機構の奨学金など取り扱っているすべての奨学金に関して一括管理できます。また学生管理や成績管理と連携できるため、奨学金の申請に必要なデータの取り出し・手続きも容易です。さらに会計システムと連携させれば出金伝票作成などの事務負担も軽減できます。
奨学金に関する業務は煩雑になりやすく、特に属人化しやすい事務処理になりますが、奨学金支給管理を活用すれば職員間での情報共有が促進できます。
● 電子版管理
教務システムで管理される情報の電子版を作成・更新・管理する機能です。
休講や教室変更を連絡する電子掲示板やWEB版シラバスの作成に活用したり、学生が自分の履修科目や成績確認などを確認できるポータルサイトの運営に利用したりできます。
また最近ではオンライン授業の支援やeラーニング受講の管理を行えるシステムも登場しています。

教務システムの導入方法

現在、教務システムを導入したいという場合は、0から開発するのではなく、すでにシステムソフトウェアとなっている教務システムサービスを導入する場合が多いです。
その場合、選択肢として「オンプレミス(買い取り)」と「クラウドサービス」の2タイプが主流です。

大学のように大勢の生徒・関係者の個人情報と機密情報を扱う場合は、セキュリティー面と長期利用でのランニングコストを重視し、学内サーバーで運用できるオンプレミスを選択する学校が多いようです。ある程度カスタマイズ性もあるため、自校にあった機能を取捨選択して使えます。

一方で「初期費用を抑えたい」「メンテナンスやアップデートまですべてお任せしたい」といったニーズがある場合はインターネットを介して利用できるクラウドサービスを選ぶことが多いでしょう。インターネット環境だけで利用でき、導入もスピーディです。ただし、ランニングコストはオンプレミスよりやや高額になる傾向があります。

そのほか、公立校のように近い地域に運営元が同じ学校がいくつも存在する場合は、センターサーバー方式が採用されることもあります。システムのプログラムやデータは教育委員会や自治体に設置されたセンターサーバーに保管され、各校は構内LANからアクセスしてシステムを利用できます。

既存システムの導入を行うケースが多くはなっていますが、中には独自のシステムを開発したいというご意向がある方もいらっしゃいます。その場合は、ノウハウを活かして提案を行ってくれるような教務システムの開発実績を持つ会社を探して相談するのがオススメです。実績のある会社を見つけるには、リカイゼンのようなBtoBマッチングサービスを利用すると、会社を探す手間が省けて便利です。

最近の教務システム

2020年にはじまったコロナ禍の影響で、学校へ登校しての対面授業が長期間制限される事態となりました。そのことから、最近の教務システムは学生生活支援やオンライン授業支援を含んだものが増えています。

具体的には下記のような機能です。

  • 学生向けポータルサイトの運営・管理
  • オンライン授業の出席確認
  • 授業動画の配信
  • ライブ授業の配信
  • 小テスト・アンケートの実施
  • eラーニングの受講管理
例えば出欠確認では、学生のログインした時間と退席時間を自動で記録・集計が行えます。また授業中に実施した小テスト・アンケートを即座に集計・グラフ化して授業に利用できるシステムもあります。

オンライン授業ツールが進化を遂げた背景には、2020年のオンライン授業が始まった当初に「授業が一方通行になりやすい」「出席が取れない」といった不満が学生・教職員から続出したことがあげられるでしょう。
既存のWEB会議用ツールを急ごしらえで利用する学校が多かったため、従来の対面型の授業にあった双方向性に欠けたことが大きな理由と考えられます。そこで、そのような課題を解決するシステムが開発されたわけです。

また学生の登録情報に合わせた休講や補講情報の表示、レポートの提出、個別メッセージの送信などが可能な学生向けポータルサイトの導入も増えています。
対面授業だけに頼らない学校運営を考慮した教務システムのニーズが高まっており、今後もオンライン授業に対応したシステムが増加していくと予想されます。

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3. 教務システムがもたらした効果

紹介してきた通り、教務システムには学校や学習塾の運営を支援するさまざまな機能が備わっています。では教務システムの登場により、具体的にどのような効果があったのでしょうか?代表的なものを3つ紹介します。

教務システムがもたらした効果

事務処理・情報管理の効率化

まずあげられるのが事務処理と情報管理の効率化です。従来は業務ごとにいくつかのソフトを使い分けるのが一般的でしたが、教務システムの登場で環境が一変。別々に行っていた処理を一元管理できるようになり、同じデータを2度入力したり、各システムを別々に呼び出して情報を整理したりといった大幅な手間の削減につながりました。

また同システム上で必要な情報を数クリックで呼び出せるようになったため、インプット面でもアウトプット面でもより迅速に事務処理が行えるようになったのです。

また、これまで手書きで整理していた情報をデータ化することで、書類の紛失や書き間違いなどのヒューマンエラーの解消にも貢献しています。
さらに「この奨学金の申請についてはあの人しか分からない」といった属人化の問題も解消しやすくなりました。転属や退職で人が入れ替わってもスムーズに引き継ぎが行えるようになった点も教務システムの大きな効果と言えるでしょう。

教育の質向上

事務処理のミスが減り、また処理にかかる時間も削減できたことは、学校の運営側に益をもたらしただけではありません。教育者の一番の願いである、生徒たちの学校生活の向上、時間の有効活用につながりました。
従来の方法では、休講・補講・教室の連絡、レポート提出方法などは教員側に一任されており、生徒は各教員に合わせて対応する必要がありました。教務システムなら1つのシステム上で対応でき、生徒を混乱させずに済みます。

また申請書や各種証明書の発行が簡便になったことで、窓口で学生を長時間待たせてしまうこともなくなりました。
学生が今後の社会を支えていく存在であることを考えると、教務システム開発は社会に貢献したといっても過言ではありません。さらに上述したオンライン授業の支援システムの進化により、今後ますます学生生活のサービス向上に寄与することでしょう。

マーケティングの活用

学生・生徒の情報とカリキュラムなどの管理が一元化できるようになり「成績向上に効果を発揮しているカリキュラムの抽出」や「就職先と学生の傾向」といった多様な分析が可能になりました。そして学校運営で蓄積されたデータは、学生・生徒の集客といったマーケティングに役立てられるようになってきています。

教育現場がマーケティングを意識せざるを得ない背景には、少子高齢化による生徒数の減少があります。定員数だけで見ればすべての子どもが大学に入学できる時代が来ると言われて久しく、実際、2020年に文科省が公表した資料によると、全国の私立大学のうち35%以上で収支がマイナスです。

この厳しい環境を生き残るため、学校や学習塾には下記のような視点が必要です。

  • 有名な教員や卒業生、実績といったブランドになる武器はあるか
  • 他の学校や学習塾と比べてコスト優位性があるか
  • 他にはない価値提供の手段(オンライン授業や独自の留学制度など)があるか

つまり「いかに競合と差別化できるか」が今後ますます重要になるわけです。
教務システムの導入は、学校業務の効率化といった内向きの改革だけでなく、自校の魅力と強みをいかにアピールしていくかというマーケティング戦略を立案するツールへ役割を広げつつあるといえるでしょう。

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この記事の監修
リカイゼン サポートデスク 
吉田・新町
BtoBマッチングサービスであるリカイゼンにおいて、発注企業からのご相談のヒアリング、企業選定のフォローなどを行う部門の担当です。出展企業であるシステム開発やWEB制作、クリエイティブ制作会社ともコミュニケーションを取りながら、年間数百件の受発注のサポートを行っています。

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