【システム開発の外注メリットとは？】依頼時に失敗しないためのポイントを解説

「システム開発を外注した際、外注先へ丸投げをしてしまったことでプロジェクトが上手く稼働せず、思った通りのシステムにならなかった」という経験を持つ発注担当者は、少なからずいるのではないでしょうか。

「専門的なシステムのことはよくわからない」「自分の業務が忙しいため、開発に目を向けられない」など、現場の状況はさまざまです。しかし、システム開発を成功させるためには、発注者として知っておくべきことがいくつかあります。
ここでは、システム開発を外注する際に発注者が知っておくと良いことや、注意するポイントについて説明します。

具体的なシステム開発の費用を知りたいという場合は、「システム開発の費用相場｜業務系・サービス系まとめ」をご覧ください。

１． システム開発の外注と内製のメリット・デメリットとは？

システム開発とは、社内業務の仕組みをシステム化することです。例えば、出勤管理や経費精算のソフト導入などが「システム開発・システム導入」にあたります。（既存のシステムをそのまま使用する場合が「システム導入」、自社にあわせてシステムをつくる場合が「システム開発」とお考えください）
システム開発の方法には「制作会社へ外注」と「社内で開発」の2パターンあり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

令和3年2月4日付の経済産業省が発表している「我が国におけるIT人材の動向」の資料を見ても、日本ではIT人材は各企業に属しているというよりもIT関連企業に従事しており、顧客企業は外注してシステム開発を行うという傾向を見ることができます。その上で、外注のメリット・デメリットを確認していきましょう。

システム開発の外注のメリット・デメリット

システム開発を外注するメリット、デメリットはどのようなものがあるのでしょうか。

システム開発外注のメリット

• 自社内に開発するエンジニアが居なくてもシステムを開発できる
• 急いで開発をしなければいけないときでも、スケジュール通りに希望のシステムが納品される
• 企業は1から技術者を採用したり、社内で開発チームを作ったりする必要がないため、コストを抑えられる

システム開発外注のデメリット

• そもそも自社にあった外注先が見つからない
• 社内のノウハウが社外へ漏れる可能性がある

システムの外注は、常にシステムの開発を行っているのであれば最終的には社内にリソースを抱えたほうがよいですが、場面場面に応じた開発が必要という際は採用コスト・育成コストなどと比較すると、外注のほうが必要なスキルを持った会社をすぐに見つけることができ、合っているでしょう。

ただし、外注先は企業の文化や考え方、プロジェクトの進め方には合う・合わないがあるため、信頼できる外注先をしっかりと探す必要があります。さらに、開発をスタートする前に機密保持契約書など契約も交わすことを忘れないようにしましょう。これがトラブルを生まない外注の一歩となります。

社内開発のメリット・デメリット

システム開発が常に発生するようなIT関連サービスを展開している企業では、自社でエンジニアをかかえて開発をおこなっていることが多いでしょう。そのような企業では、社内向けのシステムも自社開発することがあります。

社内開発のメリット

• 社内のエンジニアに開発を任せるので、継続した開発を行うのであれば外注よりもコストを抑えられる
• 社内のニーズを共有しやすいため、希望通りのシステムを実現しやすい

社内開発のデメリット

• 開発の必要ない時期でもエンジニアを抱えておかなければならない
• 採用コスト・育成コストがかかる

ただし、上述した通り、IT関連企業ではない一般的な企業で、システムの社内開発チームがあるケースはごく稀です。よって多くの企業は外注でのシステム開発を選択します。

初めてのシステム開発で、どのように進めたらよいか分からない場合は、無料で専任スタッフが相談にのってくれる「リカイゼン」までご相談ください。
開発会社探しから、その後の選定、進め方など丁寧にサポートしてくれます。

2． システム開発の種類と選び方

システムを開発が必要な場面は、大きく①自社業務内で人的に行っていたこと、もしくは人力では得にくい情報活用についてシステム化したい、②社外向けに提供するサービスとしてシステムを開発したい、という「社内向け」「社外向け」に分けられます。

社外向けの提供サービスとしてシステム開発を行う場合は、既存システムそのものを販売することはできないので、新規構築もしくは既存のパッケージやサービスなどをカスタマイズさせての開発が必要となります。

一方で社内向けのシステムとするならば、少し前はオリジナルで0から開発を行うことをイメージすることが多かったですが、近年様々なパッケージシステムやASPサービス（ソフトウェアをインターネットなどを通じて提供するサービス）が提供されており、システム開発の選択肢が広がりました。

システム開発やシステム導入を行う際は、まず次の3つに分類して考えてみるとよいでしょう。

• パッケージ導入・カスタマイズ
• ASP導入
• スクラッチ開発

パッケージ導入・カスタマイズ

パッケージ導入とは、ある業務に特化し、多くの現場で汎用的に使えるよう開発・パッケージ化されたシステムを導入する方法です。システムをそのまま使用することもあれば、ニーズに合わせてカスタマイズすることもあります。

パッケージ導入には次のメリットがあります。

• パッケージとなっているため、一から開発を依頼するよりも導入コストが抑えられる
• あらゆる現場で使われることが想定されているため、複雑性が回避されている
• 不具合が出にくい

独自システムや特殊な機能を必要としないのであれば、コスト面でも開発期間の面でもパッケージ導入が有利です。
一方で、パッケージ化されたシステムの大幅なカスタマイズは対応が難しいことが多く、また定期的なアップデートが必要になる場合もあります。

ASP導入

ASP（アプリケーションサービスプロバイダー）とは、インターネットを介してソフトやアプリケーションを提供するサービス、またはそのサービスの提供者を指します。すでに完成されたソフトを利用する点でパッケージ型と似ています。

両者の大きな違いは、パッケージ型が自社のパソコンにインストールして使用するのに対し、ASPではクラウド上にあるプログラムデータにインターネットからアクセスして使用することです。

• インターネット環境があれば利用でき、初期費用が抑えられる
• 導入までの期間が短い
• 自動でアップデートされる

導入までのハードルの低さがASPのメリットといえます。
料金形態は月額固定か、基本無料で機能の拡張に追加料金がかかるものが多いでしょう。そのため、長期利用ではランニングコストがかかることを想定しておく必要があります。

まずは初めて導入するシステムのテスト的な位置づけで利用し、拡張が必要になった、または長期的に使う可能性が高まった場合に、パッケージ開発やスクラッチ開発を検討するのが良いでしょう。

スクラッチ開発

スクラッチ開発とは、パッケージなどを利用せず、完全にオリジナルでシステムを開発する方法です。多くの企業が新規システム開発を考えたときに選ぶのが、スクラッチ開発になります。

スクラッチ開発では、要件定義から入り、ゼロからシステム開発を行います。

• 独自の機能を実装するなど、ニーズにより合致したシステム開発が可能
• 予算に合わせやすい

長期間使い続けられる予算の範囲内で自由度の高いシステム開発が可能です。また、ASPのようにサービスが終了してしまう心配がなく、長期間使えます。

一方で、求めるシステムの内容によっては想像以上に開発期間とコストがかかる場合もあります。また、不具合があった際に対応できるよう、保守・運用体制作りも必要になるでしょう。
スクラッチ開発をおこなっているシステム開発会社は多数あるため、自社が作りたい内容・分野を得意とする開発会社に相談することが大切です。

もし、どの開発会社に相談したらいいかわからない場合は、常時200社以上の開発会社をネットワークしているリカイゼンにご相談ください。

３．システム開発の依頼方法とその違いとは？

外部へシステム開発を依頼する方法は大きく2つにわかれます。

• 受託開発
• SES

それぞれ契約形態が異なるため、案件の性質でうまく使い分けましょう。

受託開発

請負契約で開発を依頼する方法です。
請負契約とは、”依頼したシステムの成果物”に対して報酬を支払う契約形態のことです。”依頼→納品→検収→支払い”の4ステップで開発が進み、指定納期までに完成品が納品されます。

そのため「経費精算ソフトが欲しい」のように求める成果物が明確な場合は、受託開発を使うことが多いでしょう。報酬が事前に決まっているため、コストが把握しやすい点もメリットです。

ただし、受託開発では受注側の仕事の進め方に口出しできず、発注した後の仕様変更は基本的に受け入れられません。また、瑕疵期間があり、検収後に不備に気づいたとしても、期間が過ぎていたら受注側へ責任を問えない点には注意が必要です。

SES

SES（システムエンジニアリングサービス）は委任契約の一種です。
”業務を委託する”という契約形態になり、発注者はエンジニアの労働時間に対して報酬を支払います。

例えば「システムの試験運用」のように、業務内容と必要な工数がある程度わかっている場合にはSESが使われます。必要なときにだけエンジニア人材を確保でき、システムの仕様変更にも柔軟に対応できる点がSESのメリットといえるでしょう。

ただし、派遣契約と違ってSES契約は発注側に指揮命令権がありません。発注側の現場社員がエンジニアに直接指示をだせないため、業務内容の事前のすり合わせが重要になります。

4． システム開発を外注依頼する際の7つのポイント

システム開発の外注をスムーズに行うためには、依頼する開発会社選びが重要になります。自社の風土に合った開発会社を選定しましょう。
特にスクラッチ開発での外注は、自社のオーダーメイドでシステム開発を行うため、ノウハウが社内に残りにくくなるものです。また、一般的に数百万円からの高額な開発費用がかかりますので、時間とコストを無駄にしないような工夫が必要です。

いくつかシステム開発を外注する前に注意しておきたいポイントについて説明します。

●　作りたいものを明確に

制作会社へ依頼する際、発注者側はRFPという提案依頼書を作成します。RFPへ開発の目的や背景などを記載して、具体的に実現したいものを考え抜きましょう。システムの専門的スキルまで習得するのは難しいですが、どういったものを開発してもらいたいかをまとめておくと、あとの工程がスムーズに進められます。

●　開発会社の担当者とのコミュニケーションスキルを見極める

システム開発におけるコミュニケーションは非常に大切です。開発会社との密なコミュニケーションによってプロジェクトが成功すると言っても過言ではありません。
小規模の開発会社であれば問題なくても、中規模以上のシステム開発の依頼になると、担当営業からプロジェクトを回すためのディレクター担当が窓口となります。
開発会社を選定する際は、営業担当だけでなく、プロジェクトを担当予定のディレクターまできちんと人柄をチェックしましょう。

●　価格重視のみで開発会社を選ばない

案件を受注したいがために、無理に安い金額で見積もりを出してくる開発会社もあります。しかし、システム開発の世界も「安かろう悪かろう」です。安いからというだけで発注先を選ばないようにしてください。

●　保守、運用を予算に組み込む

つい忘れがちになるのが、リリース後の保守、運用体制です。要件定義に入る前に保守運用についてどれくらいのコストを割くかまとめておきましょう。

●　契約内容を入念に確認

システム開発を外注する際は、エビデンスを残すためにも、きちんと契約書を締結しましょう。さらに、発注書や機密保持契約書など、システム要件定義以外の書面も必須です。契約内容に違和感があるときは必ず確認し、疑問を残さないようにしましょう。

また、システム開発の発注後に注視したいポイントも紹介します。

●　要件定義書、設計書を積極的に確認する

開発を進めるにあたり、自社の要件が明確に記載されているのが要件定義書になります。会社の規模や会社が目指すことが見えてくる要件定義書の作成は、プロジェクトの成功にとってとても重要です。
ITの専門知識がないからと開発会社の意見を鵜呑みにせず、発注者側も要件定義書や設計書を積極的に確認する姿勢が求められます。
システム開発における要件定義について詳しく知りたい場合は、「【システム開発】要件定義の重要性とその項目とは」をご覧ください。

●　外注先にシステムを丸投げしない。

発注者のなかには、外注先へ開発を丸投げしてしまう会社もあります。特にシステム開発を依頼するのが初めての会社は、つい丸投げしてしまいがちです。
計画通りに進捗しているか、予期せぬトラブルが発生していないか、開発チームの一員として目標にコミットするように動きましょう。

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5． システム開発外注依頼のまとめ

これまで、システム開発の外注について知っておいたほうが良いポイントと注意するべきポイントについて説明してきました。また、システム開発にはいくつか種類があり、種類ごとのメリットデメリットについて紹介をしました。

システム開発と言っても、種類はいくつか存在していて、自社で考えているシステム開発と合うものがあるのかどうか、それとも全く合わないのか。システム開発の外注をしたい場合、基本的には丸投げをする姿勢は改め、システム開発についてのある程度の知識を持ちながらプロジェクトに参加することで、チームでのコミュニケーションがはかられ、プロジェクトの成功に近づきます。