【システム】自社仕様のウェブ管理システムを持つという事①

【システム】自社仕様のウェブ管理システムを持つという事①

初めまして、ビットクラフトのMarketingPRを担当している榊と申します。
7月より弊社のBTLを配信する事になりましたので皆様、どうぞよろしくお願いいたします。
さて、早速ですが、会社でのデータのエクセル管理、サーバーフォルダでの社内共有について、今回は記事にしていきたいと思っております。

エクセルでのデータ管理の限界によるウェブ管理システム時代の到来

顧客、案件、クレーム、見積もり、契約書。。。会社にはたくさんの「管理」しなければならないデータがあり、それをもとに社員は日々仕事をする訳ですが、私個人でも経験のある、
「サーバーフォルダに社員がアクセスして、そこでエクセルをアップデートして保存を行う」というデータ管理。
昔は便利だと思っていたものではありますが、今は様々な問題が取り沙汰され、

・他の社員が編集している際には「読み取り専用になる」
・間違えてデータを消去してしまう可能性がある（ヒューマンエラー）
・エクセルが苦手な人が結構たくさんいる
などなど。。。。

昨今はたくさんのデータベース型のアプリが開発され、それを必要とする会社が導入する事により運用、管理、連携、開発がどんどん活発になり、大変便利な時代になってきていますね。

１００人以上の従業員がいる会社になると、その多くがウェブ管理システムツールの導入を検討、もしくは運用されているのではないでしょうか？

私の経験で、システム導入を計画して「営業」が開発会社と打ち合わせを進めて、さぁ社員に告知して使い始めよう！とそれぞれの部の代表社員が勉強会なるものを開いたのですが、社内抗争の様なものが巻き起こった事があります。

理由
開発会社の方で既に開発済みのパッケージに合わせてエクセルを読み込んだ形の管理画面だったために、他の部には必要ない無駄な作業があったり、１ユーザー毎に毎月支払いが発生するパッケージ売りだった為に、それぞれの部の代表者が選ばれ、使用できる個人の範囲を細かく決めるランク付けの様なものがあった事。

この時はシステムの制限に振り回されて、たくさんの問題ばかりが浮き彫りになり、結局利用開始とされた日から５カ月たってもそれが運用される事はありませんでした。
どこの会社にもありがちな、「営業」と「マーケティング」は同じゴールを目指しているのになぜかいまいち噛み合わない、それに「製品、商品」が会社の売っているものではなく、技術だったりした時に、現場の人間＝すなわち「技術者」の三つが同じ情報を共有して、ターゲットに向かわなかればならなくなるとまたややこしくなり、連携をとるのはとても難しくなります。

このウェブ管理システムというのは、常に最新の情報を全員が閲覧し、アップデートできる大変便利なシステムに違いないのに、システム自体がたくさんの制限を設けているとそれに振り回されて、問題ばかり増えてしまうのです。

それではそれを回避するには？？？
そこで考えられるのは、自社専用のウェブ管理システムの開発をしてもらい、会社の特徴にあったものを使用する、という考え方です。

例えば、ある会社では
ライトコースを月額約８００円/１ユーザーで年間　１００００円以下で提供しています。
（スタンダードは月額約１５００円）
このコースはアプリの数の制限があり、プラグインやAPI、Javascript等のサービスは受けられません。
ここで単純計算すると、社員が５０名いて、全員使用すると年間５０００００円になります。
ただ、もしも開発費がこれと同等、もしくは少し高いくらいでユーザー無制限で使用できるとしたら、その後使い続ける事を考えた時に費用は抑えられます。
開発のアップデートや追加などは使用していれば必ず出てくるものですので、そこに費用がかかるのは同じなのです。

いずれにしてもシステムの導入というのはそこまで「安くはつかない」のですが、その費用をどう抑えるか、そして、自社の中のこの「最新情報の共有」の問題を少しでも無くせば、会社の売り上げ向上に必ず反映されます。

その視点で開発されたウェブ管理ツールに特化した商品b-dashを、この度色んな例を用いながら紹介していきたいと思います。
もしも現時点で同じ問題を抱えている会社様がいらっしゃいましたら、是非ともご相談ください。

b-dashの簡単な説明
b-dashはビットクラフトの提供する、ダッシュするように駆け抜ける日々の作業効率を
上げるための管理システムツールです。
多様な業務で使用するデータを一括管理し、そこからさまざまな分析、リストアップ、
進捗アップデートするシステムを、お客様のニーズに合わせて自由に開発提供します。