Power Appsとは？できることできないこと、制作事例を初心者向け解説！

普段の業務の中で、「このペーパーワークを電子化したら効率が上がるのに」「データ入力を自動化すれば作業時間を削減できるのに」といった改善アイデアが浮かぶことがあります。このようなときにPower Appsを使うと、欲しいアプリを誰でも簡単に作成でき、業務の改善・効率化を行えます。

本記事では、Power Appsでできることや改善事例の解説、Power Appsを使うためのプランをご紹介します。

1.　Power Appsとは？

Power Apps（パワーアップス）とは、短時間で簡単に業務アプリを作成できるアプリ作成ツールです。Microsoft社が提供しているツールで、正式名称は「Microsoft Power Apps」といいます。

プログラミングをしなくてもアプリ作成が行えるローコード開発ツールのため、プログラムのスキルがない人でもアプリを作成することが可能です。アプリに配置する画面やボタンをマウス操作で設置でき、Excelのように簡単な関数を使うことで処理を設定します。

関数がわからなくても、基本的な処理であればウィザード形式（画面に出てくる内容に沿って設定を進める形式）での設定が可能です。そのため、IT部門の人でなくても簡単に業務アプリを作成してチームに公開でき、チームの業務効率を上げられます。

Power AppsではアプリのほかにWebポータルサイトも作成できます。アプリ作成と同様に、Webプログラミングの知識がなくても問題ありません。

Power Appsを利用できるプラン

Power Appsでは、重量課金プランとサブスクリプションプランが用意されています。

上記の単独ライセンスのほか、Microsoft365／Office365やDynamics365のプランの中にもPower Appsのライセンスが含まれているものもあり、これらのプランを利用している企業であればすぐにPower Appsを使ってアプリ作成を始められます。
※プランは変更になることがあります。最新の情報はMicrosoftのホームページをご確認ください。

Microsoft 365／Office 365のプラン

Microsoft 365／Office 365の次のプランで、Power Appsが利用できます。

• Microsoft 365　E3/E5/F3
• Office 365　 E1/E3/E5/F3
• Office 365 A1/A3/A5

Dynamics 365のプラン

Dynamics 365の次のプランで、Power Appsが利用できます。

• Dynamics 365 Sales Enterprise
• Dynamics 365 Sales Premium
• Microsoft Relationship Sales
• Dynamics 365 Customer Service Enterprise

2.　Power Appsのメリット・できること

Power Appsを使ったアプリ作成には、次のメリットがあります。

• Web上で簡単に業務アプリを制作できる
• 短期間・低コストで開発できる
• データを外部に提供する必要がない
• さまざまなデータ・サービスと連携できる
• Microsoft Officeのツールと同様の使い勝手

ここからは、それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

Web上で簡単に業務アプリを制作できる

Power AppsはWeb上で動作するツールのため、アプリ制作はWebブラウザ上で完結します。専用のアプリ開発環境を構築する必要はありませんし、開発PCのOSにも制約はありません。

WindowsでもMacでもPower Appsを使うことができ、普段使っているWebブラウザ(Google ChromeやSafariなど)でアプリ制作ができます。

短期間・低コストで開発できる

通常のシステム開発には、数ヵ月単位の期間が必要です。プログラミングスキルがない人であれば、プログラミング技術習得の時間も含めて、アプリ開発に長い時間をかけるのが一般的な流れといえるでしょう。また、システム開発を外注すると、開発費や外注先の管理に高いコストがかかってしまいます。

しかし、Power Appsを使えば、数時間〜数日という短期間でアプリを作成できます。業務改善のアイデアが浮かんだら、そのアイデアを実現するアプリをすぐに作成でき、短いスパンで業務改善を図ることが可能です。

とはいえ、システム開発でローコードで開発できるといっても、どのような情報を入れたらどのような結果を返してほしいかなど、システム的な考え方で業務を整理して実装する設計能力が必要です。

Power Appsでアプリを制作できる開発会社に依頼すれば、すでに設計ノウハウを持っているのに加え、短期間でアプリ開発ができます。従来のシステム開発と比べて開発期間を大幅に短縮でき、外注費用も抑えられるでしょう。

Power Appsを利用するなど、Microsoft系の開発が得意な会社を探すならリカイゼンにお任せください。リカイゼンでは、「Power Appsの対応が可能な会社」など条件に当てはまる会社を集めることが可能です。無料でご利用いただけるので、「相談フォーム」よりお問い合わせください。

データを外部に提供する必要がない

Power Appsには、テストケースを作成して自動でテストが実行できるTest Studioという機能があります。

従来、システム開発を外注する場合は、テストケース作成のために自社の重要なデータをサンプルとして開発会社に提供する場合がありました。ですが、Power Appsを使った開発ではTest Studioでテストケースが簡単に作成できるため、自社のデータを提供する必要がなくなります。

さまざまなデータ・サービスと連携できる

Power Appsにはコネクタと呼ばれるインターフェースが用意されています。コネクタを利用すれば、SharePointやOneDrive、Excelなどの既存のサービスとPower Appsを連携することが可能です。

現在、600を超えるサービス用のコネクタが用意されていて、GoogleスプレッドシートやGmail、Google Taskなどとも連携できます。Googleスプレッドシートをアプリのデータベースとして活用したり、アプリからGmail送信やGoogle Tasksにタスクを追加したりすることも可能です。

そのほかにも、Power BIと連携することで、自動でレポートを作成してグラフをアプリに表示させられます。Power Appsは、Microsoft Teamsに組み込んで使えるアプリをTeams上から作成できるようになっています。

Microsoft Officeのツールと同様の使い勝手

Power AppsはMicrosoft製のツールのため、WordやExcel、PowerPointなどのほかのMicrosoft製品とUIや使い勝手が似ています。Microsoft製品を普段から使っている人であれば、違和感なくPower Appsを使えるでしょう。

また、処理を記述する際に使う関数には、TODAYやSUMなどExcel関数と共通のものも多く、普段からExcelで関数を使った表計算を行っている人ならPower Appsでも苦労なく関数を記述できます。

3.　Power Appsでできる具体的な制作事例

Power Appsを使えば、毎日の煩雑な作業を効率化・自動化し生産性を高めるアプリを作成できます。

ここからは、具体的にどのような業務アプリが作成できるのか、その一例を紹介します。

勤怠アプリの制作

テレワークの普及により、働く場所が柔軟になった結果、社員の勤怠状況の把握が複雑になっています。出社なのか在宅勤務なのかを毎日メールで上司に連絡している企業もありますが、社員にとっては毎日の始業時にメールを出す手間がかかりますし、上司も毎日メールを集計して勤怠を把握するのはとても大変です。

Power Appsなら、出社/在宅勤務を1クリックで報告し、各社員の報告を自動で集計するアプリを簡単に作れます。

予約管理アプリの制作

企業では、プロジェクターや共用PC、計測機器など、複数の社員が共用で使う備品があります。これらの備品の予約管理に手書きの予約表やExcelの予約表を使っている企業も多いです。しかし、手書きの予約表では在宅勤務時に予約ができませんし、Excelの予約表は毎回Excelファイルを開く手間がかかります。

このようなときも、Power Appsを使えば、Excelをいちいち開くことなく、予約時間を指定するだけで予約が取れるアプリを作成することが可能です。在宅時でも予約をできますし、自動で予約完了メールを自分宛に送信したり、自分のGoogleカレンダーに予定を追加したりすることもできます。

営業管理ツールの制作

Power Appsを使えば、営業チームの案件管理ツールを作成できます。誰がどのお客様と商談しているのかを一覧にしたり、商談の進み具合をカンバン形式で表示したり、営業成績のグラフやチームノルマの達成率といったレポートをアプリに表示させることも可能です。

このようなアプリを作成して活用すれば、営業チーム全体の状況が見える化でき上司も一目で確認できるため、日報で案件ごとの進捗状況を細かく記載する必要がなくなり、日報を書く時間を短縮できます。

入力フォームの制作

Power Appsを使えば、各種の入力を支援する入力フォームを作成することもできます。

例えば、プロジェクトで発生した課題や業務改善のアイデアを、共有ExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理し、新しい情報を都度メンバーに追記してもらうといった運用をしているチームは多いでしょう。Power Appsで、このような情報を入力する入力フォームを作成すれば、わざわざExcelを開かなくてもアプリから手軽に情報を入力でき、外出先からでもスマホで入力することが可能です。情報入力の手間を削減することで、情報伝達がより早く、漏れなくできるようになります。

上記のような制作の相談ができる会社をお探しであれば、リカイゼンをご利用ください。リカイゼンでは、このようなローコード開発においても知見のある開発会社のご紹介を無料で行っています。

4.　Power Appsの注意点・できないこと

簡単に業務アプリを作成できるPower Appsですが、注意点もあります。

外部のメンバーはアクセスできない

Power Appsで作成したアプリはクラウド上で動作します。そのため、クラウドにアクセス権がない外部メンバーはアプリを使うことができません。アクセス権を付与すれば外部メンバーも使うことはできますが、セキュリティリスクも高まります。

このため、Power Appsで作成するアプリは、社内向けの業務改善ツールには向いていますが、外部に広く使ってもらうようなアプリの作成には向いていません。

デザインの自由度があまり高くない

Power Appsは、HTMLやCSSを使って作成する従来のWebアプリに比べると、デザインの自由度が高くありません。テーマを選択して全体の色彩を変更することは可能ですが、フォントを変更したりボタンの形を変えたりといった細かいカスタマイズはできません。

Power Appsは、チープなデザインでも許容できる社内向けの業務アプリ向けといえます。

5.　Power Appsの導入を検討するなら注意したいポイント

ここからは、PowerApssについてまだ導入しておらず、検討段階の方へのメッセージです。
PowerApssでは、ソースコードを書かなくても、基本的にはドラッグ＆ドロップの操作で社内共有用の掲示板アプリや、管理アプリ、集計アプリ、連絡アプリなどの作成ができます。

ここで注意しておきたいのが、「ソースコードを書かなくてもいい」ということと「システムを誰でも作ることができる」ということは異なるという点です。

実際、業務アプリケーションのシステム開発の流れは下記の通りです。

1.要件定義

そのアプリケーションで何をできるようにしたいか、どのような状態で使うかなどを定義する

2.基本設計

やりたいことができるように、必要な画面や画面遷移、データなどを決定

3.詳細設計

システム化できるように機能の条件などを詳細を決めていく

4.プログラミング

コードを作成

5.テスト

想定の動作を行うかテストする

6.リリース・保守

システムを本番にアップし、普段問題なくシステムが稼働するように監視する

つまり、上記のステップ内の（一部3.詳細設計）4.プログラミングの部分がドラッグ＆ドロップの操作でできるようになったというイメージが近いでしょう。

ドラッグ＆ドロップの操作は感覚的に使える方も多いと思うので、自分たちでPowerApssを使ってアプリを作ろうとなった場合、1〜2の内容ができるかどうかが鍵となります。
例えるなら、PowerPointを使って誰でも簡単にプレゼンテーション用の資料を作ることができるけれども、プレゼンの目的や流れ、どのような構成で資料を作ったらよいかというところが大切という考え方に近いかもしれません。

要件定義や基本設計も、自分でプログラミングをするよりも考慮すべき項目が限定的であることが多く考えやすいため、プレゼン資料づくりと同じで、その作り方のコツや考え方さえ一度学んでしまえば、それから先は簡単につくれるようになるでしょう。

とはいえ、学習コストはかかるため、今直ぐ使えるようなシステムを作りたいという場合は、PowerAppsでの開発実績があるシステム開発会社に依頼するか、そもそも「自社でそこまでアプリケーションの開発は行わないかもしれない」、「学習する人がいないかもしれない」という場合は、今必要だと思われるシステム開発を外注するほうが、結果的に必要コストを抑えられることもあります。

＜PowerApss導入に向いているかのチェック項目＞

• システム化の考え方が既にある
• 業務プロセスへの理解がある
• 学習コストをかけられる
• 色々と業務効率化ツールを作りたい

上記が既に揃っているという場合は、PowerApssを導入すると得られるメリットが大きいでしょう。
そうではない場合は、一度PowerApssを導入するか、そもそも別でシステム開発を外注した方がよいか検討してみてもよいかもしれません。

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6.　まとめ

今回の記事では、Power Appsでできることや注意点、Power Appsを使った具体的な事例を解説してきました。Power Appsを使えば、現場で業務の課題を感じた人が、すぐに課題を解決するアプリを短時間で作成できるので、チーム全体の生産性を高められます。

アプリ制作を外注する場合は、Power Appsでアプリ制作ができる開発会社に依頼することで、短い期間で開発でき、開発費を安く抑えることができます。ビジネスマッチングサイト『リカイゼン』なら、Power Appsを使ったアプリ制作の最適な外注先を無料で探すことができるので、ぜひご活用ください。