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【顧客管理システム(CRM)】依頼の進め方・依頼先の選定方法

目次

【顧客管理システム(CRM)】依頼の進め方・依頼先の選定方法

目次

1.顧客管理システム(CRM)とは

一言で顧客管理システムと言っても各企業の利用目的や望む導入効果は千差万別でしょう。そして顧客管理システム自体もシステム自体は一つだけではなく、それぞれのニーズに合わせた顧客管理の仕方があるため、様々なシステム構成があります。なんとなく導入をして失敗してしまう企業も少なくありません。
導入するための目的やポイント、導入ステップがどのようになっているのかを予め確認、検討して、より効果のある顧客管理システム導入を目指す必要があります。
ここでは、顧客管理システムの導入における種類別のメリット・デメリット導入ステップ導入依頼の仕方をまとめましたので、順番に説明します。

早急に顧客管理システムの開発を依頼したい、費用感を知りたい、等お困りの際はリカイゼンにご相談下さい。無料で一括見積り取得が行えます。費用感が知りたい場合もまずご相談下さい。

2.顧客管理システムの導入ステップ

顧客管理システムの種類別メリット・デメリットを説明すると同時に、導入のステップについても紹介します。

顧客管理システムを導入するにあたり、クラウド型オンプレミス型の選択肢があります。

クラウド型は、既にインターネットを介してベンダーが用意しているシステムがあるので、すぐにでも使うことが可能です。また、インターネット経由になりますので、使う側のデバイスの種類に依存しません。つまり、ウインドウズでもMacOSでも互換性はありません。更に導入コスト、ランニングコストともに抑えられると言うこともクラウド型のメリットになります。逆に、データを外部で預けている状態になりますので、不慮の事故や災害なのでクラウドのサーバが動かなくなった際にはその障害に引っ張られるリスクがあります。

一方のオンプレミス型は、企業の社内にサーバを設置して顧客管理システムを構築しますので、インターネットに常時接続する必要はなく、オフラインで動かせることは、セキュリティ面から言ってもメリットは大きいです。また、クラウド型と違ってある程度の企業ニーズにあったカスタマイズが可能なので、詳細なニーズに対応させることが可能です。しかし、カスタマイズなど自由が効くぶん、構築にかかる初期費用や運営コストがクラウド型に比べると大幅にアップします。コスト面からすると大手企業向けの種類かもしれません。

上記のメリット・デメリットをもとに、導入する際のポイントを紹介します。

①費用対効果の想定をしておく

コストをかけて顧客管理システムを導入することになるので、どれくらいの費用対効果が見込めるかを想定しておくことが重要です。せっかくコストをかけて思ったほどの効果が出なかった場合に、次のアクションを起こしにくくなります。

②既に稼働している社内システムと連携ができるかどうか

社内では何かしらシステムが稼働しているのではないでしょうか。新規に導入するシステムが、既存システムと連携が可能かを確認しておく必要があります。また、どのように連携が可能なのかまで念の為確認が必要です。

③利用シーンに合うツール選定を行う

顧客管理システムをどのようなシーンで利用するかを確認しておく必要があります。社内のみなのか、社外でも利用するのか、パソコンで対応のみかスマートフォンでも利用するかどうか。社内の誰がどのような動線の中で使うのかを確認しておきましょう。

導入に向けたポイントを抑えつつ、導入までのステップの紹介をします。

導入の目的を明確にする

なぜ、顧客管理システムを導入するのか、何かしら社内で課題があることによる導入検討ではないでしょうか。目的を明確にしておくことは、システム会社へ依頼する際にもとても重要な項目となります。

課題の洗い出しを行う

目的を明確にするのと同様ですが、何かしら課題があっての導入検討の場合、なるべく課題を洗い出しておくことが必要です。それは一つの課題ではないかもしれません。顧客管理システムを使用予定の社員からは、一度はヒアリングして課題感の共有が必要です。そしてその課題を、要件を定義するものになります。

社内で導入プロジェクトを結成する

顧客管理システムを利用する部門より、1名ずつ参加してもらう形でシステム導入におけるプロジェクト化をすることをお勧めします。理由の一つとして、導入検討からプロジェクトに参加してもらうことで、自分ごとの案件として理解するようになり、周りの人との連携をスムーズに行えるように動いてくれるはずです。

導入範囲の明確化

何も考えずに、利用しない機能まで提案されたからと導入してしまうのは好ましくありません。もし導入プロジェクトを組めるのであれば、そのプロジェクトで利用範囲について検討してどこまで導入するべきかを話しあった方が良いです。

要件をもとに製品のピックアップ

社内の業務要件に合う製品をピックアップします。しかし、このピックアップ作業は、社内だけでは難しいかもしれませんし、初めての導入となるとよくわからないことの方が多いかもしれません。わかる範囲でピックアップをしておいて、導入の依頼をするシステム会社へも改めて相談をした方が良いでしょう。

テスト的に試用してみる

これは、無料で試せるのかどうかにもよりますが、もし試用的に使えるのであれば使ってみることをお勧めします。そうすることで、もしカスタマイズ可能ならばカスタマイズ内容も見えてくるのではないでしょうか。

既存データをCSVファイルとしてまとめる

既存の顧客データを、顧客システムへ取り込むことを考えた場合、CSV形式で既存データを保管しておくとスムーズな移行ができます。但し、重要なデータを扱うため、このあたりの作業はシステム会社へ依頼した方が良いかもしれません。

導入について社員へ周知し、理解を得る

顧客管理システムを、いよいよ本番導入する際、これまでとは違うシステム環境になるため、協力を仰ぐ為にも、社内担当者へ周知して理解を得られるように動くことは、とても重要なことです。

顧客管理システム開発において何から進めるべきか、企画段階から実績ある会社に相談したい場合もリカイゼンにご相談下さい。専任スタッフがお電話でヒアリングをさせていただき、ご要望に合う実績ある会社のご案内・サポートをさせていただきます。

3.システム導入の依頼の仕方

導入までのステップを社内でまとめられたら、それをもとにシステム会社へ見積り依頼を行います。
初めての場合、導入ステップを全てまとめられない項目があるかもしれません。その際は、システム会社へ相談すればサポートしてもらえるでしょう。もしサポートしてもらえない場合は、そのシステム会社は断った方が良いです。
基本的に導入ステップに関しては書面にてまとめ、RFP(提案要望書)としてシステム会社へ渡してオリエンテーションを行うことをお勧めします。詳細内容をまとめられるほど、正確な見積りが挙がってきます。また、見積り依頼をする場合は、複数社のシステム会社へ依頼をしましょう。1社のみですと、見積り比較はできませんし、最低3社からは、見積りをもらうほうが良いでしょう。

そして、発注先選定の段階に入れば、見積りをもらっているシステム会社の人とは1度以上、面談をしておきしましょう。また、選定企業のセキュリティ面の確認、体制面(二次受け、三次受けなどないか)の確認をしっかりしておきましょう。

まとめ

顧客管理システムの導入に関してポイントを紹介してきました。依頼が初めての場合、どのようにすれば良いかわからないことばかりかと思います。リカイゼンでは、そんな初めての人も完全無料で相談を受け付けております。 相談ベースから、見積り以来、比較、発注先選定に至るまで、無料で対応させていただくことができます。一度、お気軽にお問い合わせお待ちしております。

ご要望が固まっている場合は複数社から一括見積り・実績集の取得を、企画段階の場合もご気軽にリカイゼンにご相談下さい。無料でご要望に合う会社をご案内、専任スタッフによりサポートをさせていただきます。

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この記事の監修
リカイゼン サポートデスク 
吉田・新町
BtoBマッチングサービスであるリカイゼンにおいて、発注企業からのご相談のヒアリング、企業選定のフォローなどを行う部門の担当です。出展企業であるシステム開発やWEB制作、クリエイティブ制作会社ともコミュニケーションを取りながら、年間数百件の受発注のサポートを行っています。

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