業務システムの良し悪しを決めるUIの設計方法

ITやWebに携わる方であればUIという言葉を聞いたことがあるという方もいらっしゃるでしょう。ただ、実際にUIと言う言葉の意味を正確に理解している方は少ないかと思われます。

本記事ではUIUIの特徴や概要、またUIと勘違いされることの多いUXとの違いなどを解説しながら、業務システムにおいてなぜUIが重要なのかという点についてもご紹介しますので、これからUIについての知識を深めたい方は是非ご確認ください。

UIデザインについて相談できる会社一覧をご覧になりたい場合は、「見積依頼が可能なUI/UX制作の会社一覧」をご覧ください。

1.　UIとは

UIって何？

UIとは「User Interface（ユーザーインターフェイス）」の略称でそのまま日本語に訳すと、ユーザーとの境界・接触面という意味になります。ユーザーとPC、スマートフォンと言ったデバイスのつながりを指し示すものになっているのが特徴的です。

さらに分かりやすく説明すると、システムやWEBサイトなどを利用する人が使う画面のことを指します。実際にはユーザーが目的をできるだけ短い時間で達成でき、見やすく分かりやすいデザインがどの業界でも求められるのが共通点です。

また、UIには、画像やテキスト、メニュー、ボタンの操作性など細かい部分まで含まれています。そのため、より良いUIを目指すためには、単純に画面が見やすいことだけではなく細かいところまでしっかりとこだわって設計し、作る必要があるのがポイントです。



UIの良し悪しはユーザーのWebサイトにおける満足度や、離脱率にもそのまま関わってきます。UIが悪いサイトはユーザーからの評判が下がる上に、不満につながってしまい長い滞在時間に繋がりません。滞在時間が短いと、ユーザーに自社の商品やサービスの訴求をすることが難しくなります。

ユーザーを満足させることのできないWebサイトだと、最悪の場合、自社サイトの商品に興味を持ってもらえず機会損失に繋がることもあり得ます。したがって、Webサイトから少しでも自社の利益に繋げたい場合はWebサイトのUIにこだわるべきです。

UIの良し悪しは、CV（コンバージョン）などにも関わってくるので、これから本格的なWebサイト制作を考えていたり、Webサイトの改修を行ったりする場合はUIに必ず目を向けましょう。

UXとの違い

UIと勘違いされやすいものの代表例としてはUXの存在が挙げられます。UIは「User Interface」UXは「User Experience（ユーザーエクスペリエンス）」なのでまず略称の内容から異なっているのが分かるでしょう。

UXはWEBサービスで言えば、そのサービスを使用してユーザーがどのような体験をできたのかを指します。UIはあくまでもユーザーとの接点に繋がるデバイスの使いやすい画面のことを指しているので、全く違うものであることが分かるでしょう。

UXは「使っていて心地がいい」「楽しい」「使っていて不便」「なんかサイトのデザインが嫌だ」など、UIとは異なり、体験を生み出すことを目的にしています。例えばあえて目標までのステップ数を多く設定し、そのステップを踏む体験などを創出したりすることがUXの例に当たるでしょう。

そこで、ユーザーがその体験に対して「よりサービスのイメージが湧いた！」など良い印象を持った場合に、UX評価が高いということになります。高いUX評価が生まれればよりそのWebサイトやサービスに関して、深い思い入れができ、実際の購入などに結び付きやすくなるのが強みです。
場合によっては、根強いファンになってくれることもあり得るので、UXの向上はどの業界のWebサイトやサービスにおいても重要度が高くなっています。

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2.　業務システムにおけるUIの重要性

社内の業務効率の改善を可能としている業務システムですが、その業務システムにおいてもUIの存在は非常に重要度が高くなります。というのも、UIが充実していることで様々なメリットが生まれ、さらに業務効率の向上に繋がるからです。

そこでここからは業務システムにおけるUIの重要性について詳しく解説します。実際にどのようなメリットがあるのかというところについても触れているので、1つずつ細かく確認していきましょう。

見落とされがちな業務システムUI

業務システムは社内向けのツールなので、どうしても運用でカバーするなど、社外向けのデザインに比べてデザインに甘くなってしまうことが多いです。「人的フォローができるからそれでいい」と思っていると業務システムの使いやすさに向上しないこともあり得ます。

社内向けだからといって業務システムのUIを改善しないままでいると、見づらく使いにくいままです。見づらく使いにくいUIのままだと、使用している社員のモチベーションも下がるので精神的なストレスにも直結してしまうでしょう。

「マニュアルを見れば大丈夫そうだから改善する必要はなさそう」と考えていても、他の社員は使いにくいと不満を貯めているかもしれません。使いにくい業務システムを使い続けていることに気づかずにいるとチームや部全体の士気にかかわります。

そのため、社内で業務システムを使用している場合は定期的に社員同士でどこが使いにくいのか、どこを早急に改善するのか定期的に確認するようにしましょう。時間が限られている場合はアンケート方式での確認でも問題ありません。 少しでも業務システムのUIを改善するヒントを掴み、社内全体の生産効率を高められるように心がけましょう。

メリット１：システム利用が起動に乗る

業務システムのUIを改善することで得られる第一のメリットとしては、ちゃんと構築した業務システムが使われることが挙げられるでしょう。社内での使用率が低い場合などの改善に大きく役立ちます。

使いづらいUIの業務システムは社員に使われません。せっかく導入したのに面倒臭いなどと思われ使われなければ、システム開発にコスト投下した意味がなかったということになってしまいます。

そのため、業務システムを導入した意味を果たすためにもUIの改善は最優先となります。マニュアルや他サイトを見なくても、そのまま誰もが直感的に使えるようなUIの制作に取り組むことが求められるでしょう。

自社のデザイナーか、もしくは自社にデザイナーがいない場合は外注するという手段も視野に入ります。社内全体で業務システムの使用率が高まれば、さらなる生産性の向上に繋がるので、後回しにせず早急に改善を図りましょう。

メリット２：問合せの対応コストが減る

自社で運用している業務システムが使いづらいUIの場合、結果的に操作方法がわからず、随時説明会を開いたり、問合せ対応を行ったりすることが想定されます。そうすると、ツールを使う側も作った側も、本来やらなくてもよかったはずの業務が発生することになってしまうでしょう。

そうなってしまうと、お互いで機会損失が生まれてしまいます。本来集中できるはずのビジネスに時間を割けないのであれば、業務システムを導入した意味がありません。むしろ業務の効率を下げる原因になっています。

そのため、少しでもお互いの機会損失を減らしより良いビジネスチャンスを掴むためには優先してUIの改善を図ることが求められます。問い合わせの回数を減らすことで、他のメイン業務に集中できるようになるので、意識して取り組むことが大切です。

メリット３：相対的に時間創出ができる

業務システムが導入される多くの理由に、業務効率化があります。業務システムは業務を効率化し、少しでも生産性を上げるために開発や導入が行われるのがポイントです。業務システムのUIが使いやすいUIであれば、誰もが見た後にそのまま操作を開始できます。

不要な教育コストや問合せコストなどがなくなり、結果的に時間が生まれ、効率よく業務を進めることができます。そのため、業務システムを開発・導入する場合は打ち合わせ段階でUIを細かくイメージして開発することが重要です。

どのようなボタン配置であれば使いやすいか、どの部分が不要な機能かなど細かく打ち合わせることでさらなるUIの向上に繋がるでしょう。また、実装テストなどで実際に社員に触ってもらい改善点を挙げていくなど対処法は多く存在します。

このように業務システムを本格的に導入する前にもできることは多いので、1つ1つ確かめてより使いやすい業務システムを目指すことが求められます。

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3.　業務システムUIの設計方法

業務システムUIの設計方法では多くのポイントが求められます。具体的には下記の3つのポイントが非常に重要です。

• 直感的なわかりやすさ
• ステータス・ステップの表記
• トライアル期間を設ける

直感的なわかりやすさ

業務システムにおいて、UIはとても重要なものです。UIはコンピュータを操作するにあたって、ユーザーがオペレーションを行うインターフェースとなる、いわば操作方法を決定づけるものだからです。
よって、UIの出来によりそのシステムの使いやすさが左右されることは十分にあります。そのため、直感的なわかりやすさを最優先で設計していく必要があるでしょう。

直感的に使えるUIだとどの社員でも楽に業務システムを使えるようになるので、業務システムの利用率が高まり、さらなる業務効率化に結び付きます。そこで、具体的に直感的なわかりやすさを追求する場合は、特に下記のポイントを徹底するように心がけましょう。

• 視線誘導ができるサイトレイアウトにする
• ボタンの優先度をつける
• 現在地がどこなのか分かりやすくする
• ショートカットを用意する
• ダッシュボートやテーブル内の情報はシンプルにする

ステータス・ステップの表記

設計するときのポイントとしては、直観的にわかりやすいものにすることが必要です。
ターゲットとなる業務内容を熟知し、業務フローに沿った形で、ウィンドウ構成、アイコンやボタンのデザインや配置、数値入力の順番などを決定する必要があります。

また、重要な部分は、フォントや色彩の変更や、点滅を行うなどの工夫も含まれるでしょう。重要な決定を行う場面では、確認ダイアログなどの、メッセージ表示を行うことなどが重要となります。作業者が細かく新しい情報や更新に気付けるようになると、さらに使いやすさに繋がっていくのがポイントです。

業務フローを画面内に常に表示しておき、業務フロー内のどのステータスを行っているかを常に確認できるようにしておくことも作業者の安心へとつながります。

現在どこの作業を行っているのか、どのようなステータスなのか分からないと作業者は不安になってしまいます。安心して作業することができないと、ストレスに繋がってしまい、業務効率の低下にも繋がってしまうでしょう。

また、作業者が混乱しないように、見える位置に使わない機能を配置しないように整備することもUIの設計の際に大事です。使わない機能が目に入った状態だと作業者を混乱させてしまうことに繋がるので十分な注意が必要となります。

これらのようにUIを設計する場合は、使いやすさはもちろん、現在どのような状態にあるのか、直感的に使えるかどうかなどは最優先して設計しましょう。

トライアル期間を設ける

どんなに意識的にUI構造を考えていても、実際に業務を行っている人が業務システムの開発を行うわけではないので、完成したシステムが、妥当なUIであるかどうかは、一定期間のトライアル期間を設けてテスト導入する期間が必要です。一定期間を設けてテストすることで改善点を洗い出せるようになります。

このテストの段階を怠ってしまうと、実際にどの部分を改善すればいいのか分かり辛くなるので十分な注意が必要です。せっかくUIを設計したとしても改善の余地が分からなくなるのでUIを設計した意味がありません。

そのため、トライアル期間を設けた後でユーザーからの使いやすさや、改善点要望などのフィードバックを行い、改善していくことが重要です。
最終的に完成させる業務システムのUIは、マニュアルを参照しなくても使用することが可能で、直感的に操作できるものであることが重要であるといえるでしょう。

直感的に操作でき、誰にとっても使いやすいUIを目指すためにもテスト段階で改善点を洗い出し、不満点がなくなるように綿密にテストを行うことが求められます。

様々な部署やチームの社員からの声を取り入れて、より多角的な視点で改善点を洗い出せるようにするとさらに効率的です。

業務システムUIの事例

実際に業務システムにUIデザインを活用するとどのようなかたちになるのでしょうか。
リカイゼンに掲載している制作会社が、実際にUIデザインを対応した事例について紹介します。

●　株式会社エーエイチレフ

フォトサービス「TOTTA」の管理画面のUIデザイン

●　株式会社ウーマ

「Sony Startup Acceleration Program」の開発画面のUIデザイン

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