在庫管理システムこそUIデザインが重要な３つの理由

基幹業務システムと在庫管理システムとは

基幹業務システムとは

ビジネスを遂行するために必要不可欠な主要業務を処理するために利用するのが基幹業務システムです。
基幹業務システムの例として、銀行では「勘定系システム」、一般企業では「生産管理システム」や「販売システム」「在庫管理システム」等が挙げられます。以前は、企業ごとの要件にあわせてスクラッチ開発がされることが多かったのですが、最近では、ERPパッケージを活用するケースが増えつつあります。

在庫管理システムとは

商品・製品など「モノ」を取り扱うビジネスモデルでは、それらを適切に管理する「在庫管理業務」は欠かせないお仕事です。「在庫」はゆくゆく現金化されるモノであり、企業は資金を使ってそれらを仕入れ、販売することで収益を上げます。在庫が多いということは、現金化されないモノを多く企業で抱えることになり、企業の資金繰りが悪化する要因の一つと言えます。
経理、経営に携わる人にとっては、タイムリーに正確な情報を把握したいのが「在庫情報」です。そのために、規模が小さいところではエクセルやアクセスを使用して管理していますが、それなりの企業規模となれば、パッケージシステムの導入や独自のシステム開発を検討することになります。開発手法は異なりますが、どちらにも共通して言えるのは、ユーザーが社内の人間であるということ。それゆえ、UI（User Interface／ユーザーインターフェース）が軽視されがちということは否定できません。

在庫管理システムにUIが及ぼす影響

UIとは

UIは、「User Interface（ユーザーインターフェース）」の略です。Interfaceとは「接点、接触面」を意味し、UIはユーザーと製品・サービスが接触する面を指し、ユーザーの目に触れる部分や、使用する部分のことを「UI」と言います。一般的にはWEBサービスに関して言及されることが多いですが、ここではあえて社内の業務システムである「在庫管理システム」でもUIがいかに重要かということをお伝えしたいと思います。

ポイント1：使い方を理解するまでに時間がかかる

新入社員や異動したてのスタッフから質問攻めにされるなんてことありませんか？業務システムといえば、マニュアルがつきものですが、いちいち調べなければ使い方が分からないシステムだとしたら、業務の進行が滞ってしまうことは容易に想像できると思います。入出庫のデータを反映する、在庫をゼロで落とす、必要な帳票を出力するなどの作業の都度、もしマニュアルを5分でも確認しないといけないなんてことになれば、1日の中で大きなロスにつながりかねません。

ポイント2：社内でサポート部門が必要になる

重大なネットワークの障害や、バグの発生などに限定して、社内の情報システム部門がサポートに回ることは多少なりとも発生すると思いますが、マニュアルをきちんと確認してもらえなかったり、マニュアルや経験者ではフォローしきれなかったりすれば、使い方・運用方法だけでも問い合わせが入る可能性があります。在庫管理業務自体が売り上げを上げることはありませんので、業務担当者だけでなく、情報システム部門や開発担当者の時間も浪費するようでは、事実上赤字の部門になってしまいます。

ポイント３：担当者のモチベーションダウン

在庫は日々、そして刻々と動くものです。担当者にとっては使用頻度が高いうえに、数字の間違いがほかの部門にも大きく影響してしまいます。使いにくい、使い方が分からないからといって、実務担当者がオリジナルの解釈をして使い続けてしまうと、月次、半期、年度末と肝心かなめで数字をピタリを合わせる場面で数字が合わない、それどころか日々の販売で欠品がでてしまうこともあり得るのです。営業担当者がせっかく営業実績を上げても、いざ納品しようと思ったら在庫が無かったとなれば、営業機会の損失や、企業としての信用度の低下にもつながってしまいます。いかに、担当者に分かりやすく使いやすいシステムであるかが、企業の利益につながるかを理解していただけたことと思います。

一般的に公開されている、WEBサービスであれば選択肢は無数にあり、使い方が分からない、使いにくいサービスは敬遠され、使いやすいサービスに人が集まっていきます。しかしながら、社内の在庫システムとなれば、ほかに選択肢はありません。使いにくかろうが、分かりにくかろうが毎日それを使い続けなければならないのです。

まとめ

業務基幹システムの中でも、とかく優先度を下げられやすい在庫管理システムは、「とりあえず」や「最低限」でUIを設計され、そのうち担当者の声を集めて改善します！なんて始まり方もよく見受けられます。得てしてそういう機会はなかなか訪れません。
業務システム全体が導入・リプレイスされるとあちこちでバグが発生し、緊急度の高いトラブルに人手を取られるので、「使いにくい・わかりにくい」はつまり「一応使える」という理解をされてしまいます。
日々の業務がスムーズに遂行され、営業・販売といったフロント業務を下支えするためにも、「在庫管理システム」こそUI設計にこだわって開発して頂きたいものです。

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