システム開発の外注を成功させるポイント！

システム開発を外注する場合、システムのことはちょっとよくわからないから、または自身の業務が忙しくなってしまったというような理由で、外注先へ丸投げしてしまうことはないでしょうか。その丸投げによってプロジェクト進捗が遅延し、また仕様もなんとなく進んでしまい、後からしわ寄せが来てしまうというような経験をされている外注先担当者も少なくないはずです。
失敗する開発プロジェクトもあれ、成功するプロジェクトももちろんあります。では、成功する開発プロジェクトは、何が違うのでしょうか。
ここでは、発注者の事前の準備、フェーズごとの決断や行動の視点から成功する共通点を説明します。

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１． システム開発を外注する理由とメリット

一般的な企業の場合、社内にシステム開発のチームを置くのはなかなかできないことです。IT関連企業ならまだしも、そうではない場合、通常は社内の情報システム部門で1名から数名のシステム担当者はいるものの、開発自体は外注に依頼しているケースが多いのではないでしょうか。

もし、社内で開発要員を在籍させるとなると、開発が特に無い時でも人件費が発生します。また、開発中においても相当数の技術者が必要となる場合、社内で抱えている人材だけでは工数が足りないということが発生することも考えられます。

システム開発は波があるということと、技術的に常に進化をしているということもあるので、最新の技術で開発を進めるということを考えると、あらゆる案件を常にこなしている開発会社へ外注した方が、プロの仕事として仕上げることができるでしょう。すなわちシステム開発を外注するメリットは、結果的にコストを抑えることができるということと新しい情報を外部から社内へ入れることができるということです。

２． システム開発の外注に成功している発注者の共通事項

システム開発を外注する場合、長いプロジェクト中で、いろいろな問題が発生したり、予期せぬトラブルが発生して、スケジュール通りに行かないことは多々あるものです。ただ、システム開発の外注で成功している発注者もいます。システム開発を成功させている発注者の共通項目を紹介します。

✔︎決断、判断力がある

開発が進む中で、仕様的に不明瞭な点はいくつも出てきます。しかし、どこかで決めないと前に進められません。そういった時、プロジェクトが遅延してしまう原因として、仕様の確認に時間がかかってしまって少しずつ遅れていくというパターンです。「誰かに確認しないと進められない」という確認事項がいくつも積み重なってくると、かなり時間を要することになります。しかし、開発が成功する場合、発注担当者は主体的に動き決断をします。社内で確認しても恐らく同じ回答になるだろうと想定できるところは、その場で決断して開発側へ指示を出します。そして、社内で確認が必要な場合は、「いつまでに確認します」といういつまでに決めるのかを自らリミットを設けるのです。 なるべく確認事項や検討事項を後ろへ積み重ねないような努力と判断をするのが特徴です。

✔︎判断基準を強く意識している

システム開発には、進行確認をするために細かくフェーズ分けを行なっています。成功する発注者はそのフェーズが完了する場合に、何を持って完了なのか？という判断基準を明確に持っています。判断基準が明確なので、スケジュールが破綻するような無理な課題を途中で入れたりもしません。やるべきことが明確で、判断基準も明確なので、スケジュールがブレることもないですし、開発チームのモチベーションが下がるようなマイナス要因も発生しないのです。

✔︎リスク対処のシミュレーションができている

開発は、予期せぬことももちろんおきますので、常にリスクを持って進めるということを、プロジェクトを率いている者は考えています。先々のこと考えている発注担当者は、「どのような問題が起きるのか？」ということを開発側へ確認します。前もって問題が起きそうなことが予想できるのであれば、それの解決方法を考えればよいわけです。何が起きるかわからないこそ、想定できることは前もって共有して解決する方法を考え実行するのです。発注担当者のシミュレーション力は、とても大切なものかもしれません。

✔︎会議の時間が明確

進捗がどんどん遅れていくプロジェクトは、会議の時間も長引く傾向にあります。１時間という時間を決めたら、その時間内で終われるように事前にアジェンダを作り効率的な会議時間を持てるようにします。また、会議で議論するべき事項なのか、決断をする事項なのかも予め分かっているわけですから、会議前に会議参加者へ共有をしておきます。また、会議の内容は議事録としてアジェンダを残し、会議参加メンバーほか、プロジェクト関係者へ共有をします。

３． 外注する際に発注者が準備しておくこと

システム開発を外注する場合は、何を開発したいのかについてしっかりと外注先へ伝えられなければ開発に取り掛かることはできません。また、やることが明確にならないと見積もり算出もできません。

そこで、発注者はやるべきことを取りまとめて開発会社へ渡します。そのまとめる文書をRFP（提案依頼書）といいます。RFPは、開発の目的、背景、システム導入した際のゴール、予算、スケジュール、システムへの要件、会社情報、システムを使うターゲットイメージ、検討事項などの詳細内容が記述されたものになります。

開発会社は、このRFPをもとに見積もり提案を行い、その後の要件定義を行う重要な文書なのです。また、RFPを開発会社へ渡す場合は、相見積もりをしたい数社の開発会社を集めてオリエンテーションを行う場合もあります。中規模以上のシステム開発になると、複雑になります、口頭だけですと要件も見えないですし、後から言った言わないのトラブルになる可能性もありますので、事前に書面にて準備をしておくことが重要なのです。

RFPに関して外に漏れたく無いというような内容があれば、オリエンテーションを行う開発会社とは事前に機密保持契約書を締結しておくと良いでしょう。そうすることで、口外の抑止力になります。
それらの準備が整えば、見積もり比較を行い、外注先の選定を行ったのち正式な発注に至ります。

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４． まとめ

システム開発の外注に成功している発注者の共通点を中心にまとめてきました。トラブルが起きがちな開発プロジェクトを成功へ導くためには、開発会社の力だけでは到底無理です。発注者側の協力がとても重要になります。発注者の判断、決断力、社内調整力や判断基準力をフルに発揮することで初めて、プロジェクトは成功します。

もちろん、開発会社の技術力が伴ってのことですが、それに関しては提案内容と相見積もりである程度は判断がつくのでは無いでしょうか。外注する開発会社を選定したら、あとは発注側がどうやって開発会社と上手く調整を行なってプロジェクトを成功へ導けるかというところになります。

開発会社へ丸投げしたり任せっきりにしたりとなると、上手くいくことも途中で破綻する可能性が高いですので、プロジェクトが終了するまで、しっかりと開発会社と協力し合うことが大切です。

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