◆30～40の作業指示票作成・配布＆日報の収集をワンクリックで効率化！

□導入前の課題
こちらの会社様では、化学プラントの工事管理業務を行っており、
工事には何十もの協力会社様が関わっていらっしゃり、
各会社に作業指示書を送り日報を回収する必要がありました。
更に印刷・手作業転記の手間があり、本業務のペーパーレス化を検討していました。
Webサービスなどシステム導入を検討したものの、一方で協力会社様の中には不慣れなツールを使いたくないという声もあり、検討が難航してらっしゃいました。
そこで、協力会社様も使い慣れているエクセルであれば導入ハードルも低く、ペーパーレス化を進められると考えられていましたが、ファイルの送付や集まったファイルの集計作業が発生するため、
手間や転記ミスのリスクなどは変わらず、ペーパーレス化はできるものの大幅に効率化をすることができずにお悩みになっていました。

□スマコレ導入の決め手
誰もが使い慣れているExcelを活用しつつ、データ収集・配布・管理ができることが決め手でした。
不慣れなツールを使いたくないという現場の声から、Excelを使う方針に固まりつつありましたが、
Excelを使用することによる転記の手間や転記ミスのリスクなどの課題を解決できずにいました。
スマコレであれば入力者は使い慣れたExcelを使いながら、データの提出や収集はワンクリックで行え、さらに収集したデータはデータベース上で安全に管理することが可能です。
また、Excelのフォーマット変更にも対応できるため、今後の運用を考えた際にも魅力的でした。

□スマコレ導入後得られた効果
スマコレの導入により作業時間が70%程度削減することができました。
元々紙で作業していたという要素もありますが、同じデータの手作業での転記作業がなくなったことが非常に大きいです。
指示票・一覧表それぞれのファイルでアップロードボタンとダウンロードボタンをクリックするだけで、同じデータのフォーマットを変えて簡単に取り出すことができるようになりました。
30～40ファイルあった業者様向けの指示票ファイル作成や、指示票からの一覧表への転記作業が無くなったことは、作業時間の大幅な削減につながりました。