ビジネスコミュニケーションツールを活用して作業の効率化を！

システム開発会社である弊社の業務、その大半は多くの同業他社と同様、SES（システム・エンジニアリング・サービス）です。

なかでも、一次請負のリソースが不足していることから、二次請負を依頼されるケースがかなりあります。

話が少しそれますが、弊社ではこうしたSES業務を、社員の成長という部分につなげています。

当然のことながら、新人のときからフルスタックエンジニアになれるわけはありません。

最初のうちはインフラ系などの仕事を経験してもらい、その後、プログラムができるようになり、各専門職に精通し、

さらにはクライアントとの折衝などを経験してはじめて、フルスタックエンジニアへの道が開けてくるのです。

社員の成長が目的のひとつですから、あまりに大規模な案件では社員に負荷がかかりすぎて、成長どころか、消耗するだけになってしまいがちです。

そのため、新人にはまず補助レベルの仕事をさせるようにしています。

それはさておき、こうした請負業務で問題になるのは、コミュニケーションロス。

連絡の不行き届きや、認識のズレなどによって、間違いが起きたり、無駄な作業が発生したりします。

もちろん、クライアントから直接いただくお仕事でも同様の問題はありますが、

関係する企業や人間の数が増えれば増えるほど、コミュニケーションロスが発生する可能性が高くなるのです。

――案件に合わせてビジネスコミュニケーションツールを使い分ける――

そんなとき、大きな助けになってくれるのがビジネスコミュニケーションツール。

すでに活用されている企業もあると思いますが、弊社の印象では、その割合は3割程度に過ぎないと思います。

まだ使ったことがない、存在を知らないという方に簡単に説明しましょう。

ビジネスコミュニケーションツールとは、特定のメンバー内でメールやチャットをしたり、

スケジュールを共有したりするためのアプリケーションで、「プロジェクト管理ツール」とも呼ばれます。

実際に弊社がよく利用しているのは、「Slack」「Redmine」「Trello」など。ここでは詳しく説明しませんが、それぞれの機能には若干の違いがあります。

チャット重視か、主に工程管理をしたいのかなど、目的やクライアントの希望に応じて選んでいます。

単にコミュニケーションをとるだけであれば、メールやチャット、skypeでも可能です。LINEやFacebookをビジネスに活用している人もいるでしょう。

これらに対して、ビジネスコミュニケーションツールが優れているのは、第一にプロジェクトの進行状況が一目でわかることです。

ウェブサイト制作を例にとれば、デザイナーがデザインを変更したいという場合に、それをすぐにプログラマーに伝え、

先を読んでコーディング変更の作業をはじめるといったことが可能になります。クライアントの要望が変わったときも同様。

相手のアクションに対して、時間のロスなく、あるいは先手を打って対処することで、ロスを最大限に防ぐことができるのです。

もうひとつのメリットは、履歴が残るということ。

「言った、言わない」のトラブルが防げるのはもちろんのこと、議事録を作成する手間も省けるのです。

弊社では、多くの案件に対して、ビジネスコミュニケーションツールの活用を提案しています。

二次請負で弊社が入った際も、一次請負の企業がビジネスコミュニケーションツールを使っていなければ、活用を提案します。

意思疎通がスムーズに行われることで作業のロスがなくなり、業務を請け負う側はもちろん、エンドクライアントにも大きなメリットを生み出します。

皆様もぜひ、このビジネスコミュニケーションツールの活用を検討してみてください。