【事例あり】予約システムの費用相場と導入すべきメリット

予約システムにおいて、下記のようなお悩みではないでしょうか。

• 予約システムを導入するメリットは何だろう？
• 予約システムの費用相場を知りたい
• 何に注意して予約システムを選べばいいのだろう？

予約システムを導入すれば、業務の効率化や顧客の獲得など様々なメリットがあります。
しかし様々な予約システムがあるため、ポイントを押さえて自社に合った予約システムを導入する必要があります。

この記事では、予約システムの費用相場から導入のメリットまで紹介していきます。
この記事を読んでいただければ、予約システム導入のメリットが分かるだけでなく、予約システムを選ぶポイントを押さえて、失敗せずに導入できるようになります。

１.予約システムとは

美容院や飲食店、公共施設、サロン、各種ショップなど、以前は電話で予約することが当たり前でしたが、現在Web上で空席確認や事前予約ができる便利なシステムです。

電話やメール、FAXなどの問い合わせを増やすための一手法として取り入れられています。
予約の工数やハードルが下がることにより、導入する店舗側においても、新規顧客獲得や顧客管理がしやすくなります。これにより、利用者と店舗の両者にメリットをもたらすことができます。

現在では、クラウド型サービスの台頭により、以前よりも安価で開発ができるようになってきました。
そこで、予約システムの発注を考えている方に向け、予約システムの導入で押さえておきたいポイントを具体的に紹介していきます。

2.予約システム導入による利用者側のメリット

予約システムの利用者側のメリットについて、具体的に紹介します。
利用者側のメリットは以下の2つです。

①いつでも予約できる

電話での予約の場合、開店時間や運営時間中に連絡をしなければいけません。
予約システムがあれば24時間いつでも予約が可能です。
また、電話だと人気のお店は繋がらない、多忙で電話に出てくれないなどの煩わしさがありません。

②いつでも空きが確認できる

電話などで都度連絡を取ることなく、自分が知りたいタイミングで空きを確認できます。最近では、予約を入れたことに対してアラートのメッセージが飛ぶサービスもあるため、予定管理もしやすくなり、予定忘れの防止にもなります。

3.予約システム導入による運用側のメリット

続いて、運用側が予約システムを導入するメリットを5つ紹介します。

①予約ミスをなくせる

システム化すれば、予約ミスがなくせて一目瞭然で管理できます。新しいスタッフがいても、ミスの心配もいらなので、お客様に迷惑をかけることもありません。

②店舗オペレーションを統一化でき、人材教育を簡素化できる

予約システムを導入すれば、店舗オペレーションを統一できるので、人材教育を簡素化できのもメリットの一つです。
個人店舗では、店主が紙で帳簿をつけて職人技でオペレーションを回すことがあります。
しかし、新しく人材が入社した場合に負担が大きすぎます。 職人技を残すところと、残さなくていいところを仕分けし、予約管理はシステムに任せる方が店主の負担を低減できます。

③顧客情報を把握することができる

予約システムを導入すると、顧客情報の収集や分析ができるようになります。
店主・店長さんの勘頼りに感覚的に商売をされている場合も多いのではないでしょうか。

実際にどんなとき（天候、時間、季節、、、etc）に誰（年齢、性別、職種、、、etc）が何（予約メニュー）を予約しているのが可視化できば、新しい商品、キャンペーン施策、売上予測が立てられ、次の一手が打ちやすくなります。

集めた顧客情報を元に、マーケティング活動にも活用できるようになり、売上げアップのヒントを掴める可能性もあります。

④24時間システム対応できる

予約システム導入の最大のメリットは、Webサイト上で24時間いつでも受付ができるようになることです。

予約システムを導入していなければ、電話やFAXのみの対応となり、営業時間内の対応しかできません。営業時間内だけでは、せっかくの顧客を逃してしまい、機会損失になってしまいます。しかし予約システムを導入すれば、顧客を逃すことはなく、機会損失を防げます。

⑤予約管理や対応を自動化でき、リアルタイムに確認できる

予約システムを導入すれば、予約管理や対応を自動化でき、リアルタイムに確認できるメリットがあります。予約フォームに入力された顧客情報を自動で整理したり、自動で予約した人に確認メールを送れるようになります。

また、今まで手作業で行っていた業務の効率化を図れたり、自動化によって運用コストの削減にも繋がります。

予約システムでは、いつでも予約状況をリアルタイムで確認できるので、電話や予約フォームからの予約などを一括管理できます。リアルタイムで予約状況が見られるメリットは、予約の重複を防げたり、チーム内で予約情報を簡単に共有できることです。

4.導入時に検討したい予約システムの種類

予約システムの代表的なフォーマットやどのような開発方法があるのでしょうか。一口に予約システムといっても、その種類と開発手法は様々です。

例えば美容系サロンがWEBで予約を受ける為、予約システムを取り入れたいと検討した際も、店舗の数や、指名スタッフの数、決済・顧客管理・クーポンなど機能の有無で、どのようなシステムになるかは変わってきます。

予約システムは、以下のような3つの開発手法に分類されます。

ゼロから開発する

1つ目は、ゼロから開発する手法です。スクラッチ開発とも呼ばれます。
自社の要望を全て叶えたい場合は、ゼロから開発する手法が親和性が高いといえます。ただ、その分開発期間が長くなるため、予算も必要となります。
開発期間が長くなると必要費用が増えることが多い理由は、「5.予約システム導入にかかる費用相場」で説明します。

パッケージシステムを導入する

2つ目は、パッケージシステムを導入する手法です。
例えば、すでにwordpressでWEBサイトを運営している場合、そこに予約機能を組み込む方法があります。
ゼロから作るよりも、時間とお金がかからないメリットがあります。しかし、元々予約を受けるために作ったサイトでない場合は、導線設計うまくいかない場合もあります。

ASPを利用する

3つ目は、ASP（アプリケーションサービスプロパイダ）を活用する手法です。 現在、業種業態に特化した予約システムのASPなど、様々な種類のASPが存在しています。ASPを使うことで基本的な必要機能が揃った状態から利用開始ができます。

ASPのメリットは、導入のスピードです。システム自体がすでにある状態なので、導入後に開発期間を待たずにすぐに利用スタートすることができます。
リクルート社が運営しているAirリザーブや、hey社が運営しているSTORES予約など、無料プランがあるサービスもありますので、テスト的に開始したいと考えている場合や、予約数もそこまで多くを見込んでいない場合にオススメです。
（無料プランは、自社ドメインで利用しようとすると、料金が発生するものもありますのでご注意ください）

ただし、サービスユーザー画面や自社の管理画面などの使い勝手を良くしたいなどのカスタマイズには、あまり向いていませんので、そのような場合はカスタマイズができるサービスを選ぶか、スクラッチ開発を検討してみてもよいでしょう。

5.予約システム導入にかかる費用相場

予約システムの導入にかかる相場費用は、導入方法や担当する技術者によって大きく費用が変わります。会員登録・空席確認・予約申し込み・予約管理など、一般的な予約システムの機能を搭載した場合、パッケージのカスタマイズを用いると80〜300万円ほどが目安となるでしょう。
また、オーダーメイドで一から開発をした場合は、500〜1000万円近くかかる場合もあります。

予約システム開発の費用サンプル例

リカイゼンに登録しているシステム開発会社が、予約システム開発のサンプル費用として下記にように挙げています。

英会話レッスン予約システム開発 4,000,000円～
ニューウェイブシステムラボ株式会社の費用例から引用

WEB予約システム(施設予約) 3,000,000円～
株式会社FREEMINDの費用例から引用

予約システムの費用の考え方

予約システムの導入における費用の算出方法は、「人月」という考え方が関わっています。何人のSE（システムエンジニア）が何カ月働き、システムを作るのかで費用が決まる仕組みです。

例えば、「1人月あたり80万円」の人月単価の場合、1カ月なら80万円、2カ月なら160万円になります。この人月単価には、見積もりを出す会社によっては、サーバーの設営費や運営費などが含まれていることもあります。

ゼロから開発する場合は費用が多くかかりますが、オープンソースのシステムを利用した場合や既存システムを使った場合は、少し安くなる傾向にあります。

現在何か使っている業務システムがない、予約システムと連携すべき自社システムがない、独自の業務フローがない、とりあえず予約システムを使ってみたいというニーズが高ければ、まずは予約システムのASPを導入するところから検討してみるとよいでしょう。ASPは無料で使えるものから、月額でも安価で始められるものも多くあります。

独自の業務フローがあったり、現在使っているシステムと予約システムを連携させたいという要望がある場合は、多少コストはかかってもゼロからの開発やカスタマイズを検討したほうがよいでしょう。

ざっくりと上記の価値観に照らし合わせたら、実際に何社かの開発会社に見積もりをし、相場を知ることが大切です。

必要な項目や要件が固まっている場合、リカイゼンでは【無料】で複数社から見積もり取得が可能です。見積もり・強みを比較することで、自社に合う会社の選定がしやすくなります。また、企画段階の場合も合いそうな企業様のご案内、専任スタッフのサポートを【無料】で行います。