【事例あり】予約システムの費用相場と導入すべきメリット
- [更新日]2022/09/02
- [公開日]2017/12/19
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目次
【事例あり】予約システムの費用相場と導入すべきメリット
予約システムにおいて、下記のようなお悩みではないでしょうか。
予約システムを導入すれば、業務の効率化や顧客の獲得など様々なメリットがあります。
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美容院や飲食店、公共施設、サロン、各種ショップなど、以前は電話で予約することが当たり前でしたが、現在Web上で空席確認や事前予約ができる便利なシステムです。
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予約システムの利用者側のメリットについて、具体的に紹介します。
電話での予約の場合、開店時間や運営時間中に連絡をしなければいけません。
電話などで都度連絡を取ることなく、自分が知りたいタイミングで空きを確認できます。最近では、予約を入れたことに対してアラートのメッセージが飛ぶサービスもあるため、予定管理もしやすくなり、予定忘れの防止にもなります。
続いて、運用側が予約システムを導入するメリットを5つ紹介します。
システム化すれば、予約ミスがなくせて一目瞭然で管理できます。新しいスタッフがいても、ミスの心配もいらなので、お客様に迷惑をかけることもありません。
予約システムを導入すれば、店舗オペレーションを統一できるので、人材教育を簡素化できのもメリットの一つです。
予約システムを導入すると、顧客情報の収集や分析ができるようになります。
予約システム導入の最大のメリットは、Webサイト上で24時間いつでも受付ができるようになることです。
予約システムを導入すれば、予約管理や対応を自動化でき、リアルタイムに確認できるメリットがあります。予約フォームに入力された顧客情報を自動で整理したり、自動で予約した人に確認メールを送れるようになります。
予約システムでは、いつでも予約状況をリアルタイムで確認できるので、電話や予約フォームからの予約などを一括管理できます。リアルタイムで予約状況が見られるメリットは、予約の重複を防げたり、チーム内で予約情報を簡単に共有できることです。
予約システムの代表的なフォーマットやどのような開発方法があるのでしょうか。一口に予約システムといっても、その種類と開発手法は様々です。
1つ目は、ゼロから開発する手法です。スクラッチ開発とも呼ばれます。
2つ目は、パッケージシステムを導入する手法です。
3つ目は、ASP(アプリケーションサービスプロパイダ)を活用する手法です。 現在、業種業態に特化した予約システムのASPなど、様々な種類のASPが存在しています。ASPを使うことで基本的な必要機能が揃った状態から利用開始ができます。
予約システムの導入にかかる相場費用は、導入方法や担当する技術者によって大きく費用が変わります。会員登録・空席確認・予約申し込み・予約管理など、一般的な予約システムの機能を搭載した場合、パッケージのカスタマイズを用いると80〜300万円ほどが目安となるでしょう。
リカイゼンに登録しているシステム開発会社が、予約システム開発のサンプル費用として下記にように挙げています。
予約システムの導入における費用の算出方法は、「人月」という考え方が関わっています。何人のSE(システムエンジニア)が何カ月働き、システムを作るのかで費用が決まる仕組みです。
ゼロから開発する場合は費用が多くかかりますが、オープンソースのシステムを利用した場合や既存システムを使った場合は、少し安くなる傾向にあります。
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予約システムを導入するにあたり、事前に確認すべきポイントが6つあります。
初めに、予約管理機能の予約タイプの確認をします。
例えば、以下のような予約タイプがあります。
運営側や予約側を考えて、どのような予約システムがいいのかを明確にできれば、導入後に後悔せずに済みます。
今回初めて予約システムを利用するのであれば、なるべく無料プランがあるものを選ぶのがおすすめです。
予約システムには、決済機能がついているシステムもあるので、欠かさずに確認しましょう。
予約システムを導入すると、多くの顧客情報を取り扱うことになるので、セキュリティ対策ができているかどうかは重要なポイントです。しっかりセキュリティ対策ができているか判断するためには、以下のような対策がされているかを確認しましょう。
このようなセキュリティ対策ができているか、導入の際の判断材料にしてみてください。
予約システムの中には顧客情報と蓄積したり、一覧表示できるものがあり、顧客情報を編集できるものがあります。その他にも、予約システムによっては以下のような機能が備わっています。
自社のマーケティング活動に生かしたいとお考えであれば、顧客管理機能の有無は確認すると良いでしょう。
予約システム導入にあたり、検討している予約システムの導入実績を必ず確認しましょう。自社と同じ業種・業態が多く利用していれば、相性が良いことが分かります。
予約システムにはさまざまな機能がありますが、導入するにあたり、以下の3つ注意点があります。
ここで認識にズレや、機能を理解していなかったりすると、導入してからうまく活用できないかもしれません。
予約システムで予約管理をしたいだけであれば、シンプルな予約システムを導入することをおすすめします。中には不要だと感じる機能があるかもしれないので、自社の目的にあった最適な予約システムを選びましょう。
予約システムの中には、一部密接に提携している集客システムがあります。しかし、集客効果は予約システム自体にはありません。
予約システムは、なるべくシンプルなものを選ぶようにしましょう。あとからカスタマイズし、必要な機能を追加するほうがうまく運用できます。
システム開発、中でもパッケージやASPではなく、スクラッチのように完成物がないところから依頼する場合は、なかなかどのような会社に依頼をすればよいか、悩む方も多いのではないでしょうか。
開発会社選びに迷われた場合は、リカイゼンにご相談ください!
これまで16年以上にわたり培ってきたマッチングデータベースをもとに、貴社に合いそうな会社をご紹介いたします。
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利用者側にとっても、導入店舗側にとっても便利な予約システム。
しかし様々な予約システムがあるため、ポイントを押さえて自社に合った予約システムを導入する必要があります。
この記事では、予約システムの費用相場から導入のメリットまで紹介していきます。
この記事を読んでいただければ、予約システム導入のメリットが分かるだけでなく、予約システムを選ぶポイントを押さえて、失敗せずに導入できるようになります。
リカイゼンにお任せください!
まずはご相談からも受け付けておりますので、お気軽にご連絡ください。
受付時間:平日10:00〜18:30
1.予約システムとは
電話やメール、FAXなどの問い合わせを増やすための一手法として取り入れられています。
予約の工数やハードルが下がることにより、導入する店舗側においても、新規顧客獲得や顧客管理がしやすくなります。これにより、利用者と店舗の両者にメリットをもたらすことができます。
現在では、クラウド型サービスの台頭により、以前よりも安価で開発ができるようになってきました。
そこで、予約システムの発注を考えている方に向け、予約システムの導入で押さえておきたいポイントを具体的に紹介していきます。
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2.予約システム導入による利用者側のメリット
利用者側のメリットは以下の2つです。
①いつでも予約できる
予約システムがあれば24時間いつでも予約が可能です。
また、電話だと人気のお店は繋がらない、多忙で電話に出てくれないなどの煩わしさがありません。
②いつでも空きが確認できる
3.予約システム導入による運用側のメリット
①予約ミスをなくせる
②店舗オペレーションを統一化でき、人材教育を簡素化できる
個人店舗では、店主が紙で帳簿をつけて職人技でオペレーションを回すことがあります。
しかし、新しく人材が入社した場合に負担が大きすぎます。
職人技を残すところと、残さなくていいところを仕分けし、予約管理はシステムに任せる方が店主の負担を低減できます。
③顧客情報を把握することができる
店主・店長さんの勘頼りに感覚的に商売をされている場合も多いのではないでしょうか。
実際にどんなとき(天候、時間、季節、、、etc)に誰(年齢、性別、職種、、、etc)が何(予約メニュー)を予約しているのが可視化できば、新しい商品、キャンペーン施策、売上予測が立てられ、次の一手が打ちやすくなります。
集めた顧客情報を元に、マーケティング活動にも活用できるようになり、売上げアップのヒントを掴める可能性もあります。
④24時間システム対応できる
予約システムを導入していなければ、電話やFAXのみの対応となり、営業時間内の対応しかできません。営業時間内だけでは、せっかくの顧客を逃してしまい、機会損失になってしまいます。しかし予約システムを導入すれば、顧客を逃すことはなく、機会損失を防げます。
⑤予約管理や対応を自動化でき、リアルタイムに確認できる
また、今まで手作業で行っていた業務の効率化を図れたり、自動化によって運用コストの削減にも繋がります。
4.導入時に検討したい予約システムの種類
例えば美容系サロンがWEBで予約を受ける為、予約システムを取り入れたいと検討した際も、店舗の数や、指名スタッフの数、決済・顧客管理・クーポンなど機能の有無で、どのようなシステムになるかは変わってきます。
予約システムは、以下のような3つの開発手法に分類されます。
ゼロから開発する
自社の要望を全て叶えたい場合は、ゼロから開発する手法が親和性が高いといえます。ただ、その分開発期間が長くなるため、予算も必要となります。
開発期間が長くなると必要費用が増えることが多い理由は、「5.予約システム導入にかかる費用相場」で説明します。
パッケージシステムを導入する
例えば、すでにwordpressでWEBサイトを運営している場合、そこに予約機能を組み込む方法があります。
ゼロから作るよりも、時間とお金がかからないメリットがあります。しかし、元々予約を受けるために作ったサイトでない場合は、導線設計うまくいかない場合もあります。
ASPを利用する
ASPのメリットは、導入のスピードです。システム自体がすでにある状態なので、導入後に開発期間を待たずにすぐに利用スタートすることができます。
リクルート社が運営しているAirリザーブや、hey社が運営しているSTORES予約など、無料プランがあるサービスもありますので、テスト的に開始したいと考えている場合や、予約数もそこまで多くを見込んでいない場合にオススメです。
(無料プランは、自社ドメインで利用しようとすると、料金が発生するものもありますのでご注意ください)
ただし、サービスユーザー画面や自社の管理画面などの使い勝手を良くしたいなどのカスタマイズには、あまり向いていませんので、そのような場合はカスタマイズができるサービスを選ぶか、スクラッチ開発を検討してみてもよいでしょう。
5.予約システム導入にかかる費用相場
また、オーダーメイドで一から開発をした場合は、500〜1000万円近くかかる場合もあります。
予約システム開発の費用サンプル例
英会話レッスン予約システム開発 4,000,000円~
ニューウェイブシステムラボ株式会社の費用例から引用
WEB予約システム(施設予約) 3,000,000円~
株式会社FREEMINDの費用例から引用
予約システムの費用の考え方
例えば、「1人月あたり80万円」の人月単価の場合、1カ月なら80万円、2カ月なら160万円になります。この人月単価には、見積もりを出す会社によっては、サーバーの設営費や運営費などが含まれていることもあります。
現在何か使っている業務システムがない、予約システムと連携すべき自社システムがない、独自の業務フローがない、とりあえず予約システムを使ってみたいというニーズが高ければ、まずは予約システムのASPを導入するところから検討してみるとよいでしょう。ASPは無料で使えるものから、月額でも安価で始められるものも多くあります。
独自の業務フローがあったり、現在使っているシステムと予約システムを連携させたいという要望がある場合は、多少コストはかかってもゼロからの開発やカスタマイズを検討したほうがよいでしょう。
ざっくりと上記の価値観に照らし合わせたら、実際に何社かの開発会社に見積もりをし、相場を知ることが大切です。
必要な項目や要件が固まっている場合、リカイゼンでは【無料】で複数社から見積もり取得が可能です。見積もり・強みを比較することで、自社に合う会社の選定がしやすくなります。また、企画段階の場合も合いそうな企業様のご案内、専任スタッフのサポートを【無料】で行います。
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6.初めての予約システム導入で確認すべきポイント
初めて導入する際は、以下の6つのポイントを押さえましょう。特にASPの予約システムを活用する場合は、こちらの内容を参考にしてみてください。
①予約管理機能の予約タイプを確認する
予約システムによって予約タイプ内容が異なるため、どのような予約タイプがあるのか事前に確認し、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。
必要機能がない場合や、独自機能が必要な場合は、スクラッチ開発やカスタマイズ開発にしましょう。
②無料プランはあるか
有料プランの方が機能は充実していますが、企業規模や業務内容によって無料プランでも問題ない可能性があります。
まずは無料プランを導入して使い勝手を確認することが重要です。実際に利用していて、今の機能で物足りなさを感じるようであれば、途中から有料プランに移行すれば良いでしょう。
基本的に料金プランも段階的に選べるので、企業規模や業務内容に応じて自社にあったものを選ぶようにしましょう。費用は予約システムによって異なりますが、最近は安い金額でも質の高い予約システムも多く出ています。必ずしも費用と質が比例するわけではないので、様々な予約システムを比較して最適なものを導入してください。
③決済機能はあるか
予約段階で決済できると、手動決済による工数削減ができたり、キャンセル防止にも繋がるメリットがあります。また、人的ミスも起こりにくくなるので、決済管理が楽になります。
顧客にとっては、円滑にサービスを利用できるため、メリットを感じてもらいやすいでしょう。
決済機能が予約システムのASPサービスに入っていなかったとしても、外部の決済システムをAPIなどを使ってカスタマイズすることも可能です。決済システムのAPIなど対応実績のある会社は、「決済機能の実装対応のある企業例」よりご覧いただけます。
④セキュリティ対策はできているか
⑤顧客管理機能はあるか
⑥今までの導入実績
実際のところ、予約システムを利用しないと分からないことが多く、どこにすれば良いのか迷ってしまうこともあるかもしれません。そのような場合は、まずは目安として自社と同じまたは近い業種の企業が多く利用している予約システムを導入するのが良いでしょう。
7.予約システム導入における注意点
予約システムを導入に失敗しないためにも、ここで紹介する3つの注意点を参考にしてみてください。
① 必要な機能が搭載されている予約システムを選ぶ
不要な機能があることで、顧客管理や管理者のユーザービリティが下がったり、運用コストがかかるデメリットもあります作業が非効率になる恐れがあるので、注意しましょう。
サービスによって様々なプランがありますが、必要な機能だけ選択するようにしてください。不要なものは極力削り、使いやすさを優先して予約システムを導入しましょう。
② 集客効果は予約システム自体にはない
もし集客したいのであれば、他の集客システムを導入しましょう。すでに顧客がついていたり、人気店や有名店のように口コミで広がる目測がある場合は予約システムのみの導入でも良いですが、集客についても検討しておきたい場合は、集客システムも同時に導入できるものを検討しておくとよいでしょう。
③ 予約システムのUIに気をつける
画面のUIの質でコンバージョン率(予約)も変わるので、予約システムが自社に合っているか判断することが大切です。適宜分析をしながら、訪問者がコンバージョンしやすい導線になっているかも導入後に見ていくポイントの1つです。
顧客が見た時にシンプルで分かりやすく、使いやすい予約システムになっているのかを優先的に考え、最適な予約システムを選ぶようにしてください。
8.予約システム開発の会社選びのポイント
一筋縄にはいかないシステム開発において、これまで16年以上マッチングサービスを運営してきて見えてきたポイントとしては、「発注企業側と開発会社側で、同じ価値観をもって十分にコミュニケーションを取れそうか」という点です。
依頼時には目に見えないものを作っていく工程となりますので、目指すものが同じになるように、方向性をあわせていかなければなりません。打ち合わせや連絡の頻度、プロジェクトの進め方における熱量など、発注企業と開発会社でズレがあると、なかなか噛み合わず、互いにフラストレーションを抱えたまま進んでしまい、手戻りが多くなったり、思っていたものと違うといった結果になってしまうケースがあります。
かたちとして理解しやすい、過去の実績や企画書の良さで判断しがちになってしまいますが、これから未来を作っていくプロジェクトですので、検討段階から打ち合わせを重ね、コミュニケーションが取りやすいかどうかを確認しておくことをオススメします。
参考:<発注者インタビュー>目的を共有し、妥協せず対話を通して開発に向き合うことができるシステム会社に出会えました
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9.まとめ
費用を抑えてかしこく導入をしたいなら、パッケージのカスタマイズがおすすめです。
とはいえ、開発会社によってかかる費用も質も違うため、まずは複数の開発会社に、必要な機能や利用シーンをもとに見積もりを取ることが重要です。
効率的に見積もりを取り、比較検討したい方は、リカイゼンのような無料の見積もり比較サイトを使い、一度で見積もりや資料を取得することもできます。完全無料でご利用いただけます。まずは気軽にご相談ください。
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