予約システムのASP導入メリットと検討時のポイントまとめ

予約システムを一から作るとなると自社に合ったカスタマイズは出来るけれど、時間とコストがかかります。費用を抑えたいという場合には、ASPを導入するのも一つです。

ここでは、費用と工数を抑えて予約システムを導入したい方に向けて、ASPの導入で押さえたいポイントを紹介してきます。

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1.ASPとは

ASPとはApplication Service Provider（アプリケーションサービスプロバイダ）の略で、アプリケーションソフトウェア等を、インターネットを通じて提供する事業者やサービスのことです。

ASPはすでに構築されているシステムを利用できるため、費用を抑えられ、導入してすぐに活用することができます。

また自身のコンピュータに導入する必要がないため、インターネットに接続していれば別のコンピュータからもアクセスできるというのが特徴です。

2.ASP導入によるメリット

利用開始までのコストを削減できる

自社でシステムを持とうとすると、開発にかかる時間と費用が発生し、利用したいと思ったタイミングですぐにシステム利用を開始することができません。

ASPの場合、すでに出来上がっているシステムを、そのまま利用することができますので、思い立ったタイミングで導入ができ、また初期の開発費用を抑えることが可能です。

ランニングコストを抑えて運用できる

月額料金はバリエーションが豊富に揃っており、目的に応じて最低限のランニングコストで運用することが可能です。また、一括での支払いではないので、導入時にコスト面で比較的大きな負担はかかりません。

導入時のトラブルや負担を軽減

ASPサービスは、多くの利用者がいるサービスですので、利用にあたってのFAQが充実していたり、サービスよっては導入時のサポート対応がついていたりするものもあります。どのように使えばよいかわからないという疑問やトラブルを解消し、比較的スムーズに導入できるメリットがあります。

ソフトウェアのバージョンアップ、バックアップ作業軽減

ASPはバージョンアップ・バックアップを自動で行ってくれるため、工数を削減することが可能です。

3. 予約システムASP導入の活用事例

予約システムASPの導入事例にはどのようなものがあるのでしょうか。本記事では3社の事例をご紹介します。

事例①: 快活CLUB｜リザエン

業界No.1の店舗数を誇るインターネットカフェ「快活CLUB」にて、新業態のリラックスルームを開店するにあたり、予約システムが導入されました。

予約システム導入時の希望には、以下がありました。

• 開店に合わせて迅速に導入できること
• 将来的に、多店舗展開に対応できること

リザベーション・エンジンは、スピーディーに導入が可能なベーシック版をまず1店舗実施することを提案。

この提案により、店舗の開店時期という予約システムの導入タイミングに間に合わせつつ、多店舗展開など本格的に予約システムを広げる際に、本当に必要な機能はなにかを実務を通じて洗い出しを行うことで、無駄のないカスタマイズ要件を整理することができました。

予約システムのASPは、このように「今すぐにシステムを導入したい」というスピード感を実現するとともに、「多店舗展開も見据えたい」などの本格展開する際の必要な要件の洗い出しのためのプロトタイプとしての役割も果たしてくれます。

参考: https://www.riza-en.jp/

事例②: 三菱UFJ銀行｜Air RESERVE

三菱UFJ銀行は、「感染症拡大の中で、窓口の手続きの待ち時間の『3密』を避けたい」という懸念から、Air RESERVEを国内の全支店と出張所窓口に一斉導入することを決めました。

従来の銀行窓口では、込み合っていて待ち時間さえ分からない場合でも顧客に待ってもらうことしかできませんでした。

しかしWEB上で事前予約ができるようになったことで、待ち時間を減らすことができる顧客が増加し、さらに銀行側も手続き内容が把握できるため必要書類等の準備がスムーズに行えるようになりました。

予約システムの導入は、ゆとりある顧客対応を可能にするだけでなく、感染症の流行などイレギュラーな状況下での対応も可能にします。

参考: https://airregi.jp/

事例③: JAL｜Direct Reserve

日本航空株式会社は、施設見学者の予約管理を電話・FAX・メールからWEB予約システムに変更しました。

従来の予約方法では、HPで施設の空き状況は公表しておらず、専用電話などで対応していたために調整に多くのやり取りが発生し、スタッフの業務負担となっていました。

しかし予約システムを導入することで、施設の空き状況をリアルタイムで知らせることができるようになり、さらに従来受け付けていなかった夜間や休日の受付が可能となったため、顧客の利便性も大きく向上しました。

システム導入は、スタッフの業務効率化のみならず、顧客の利便性及び満足度の向上にも繋がります。

参考: https://airregi.jp/

4.ASPの導入検討にあたる注意点

導入がしやすいASPサービスですが、導入してもしっかりと活用できなければ意味がありません。導入を進める前に一度以下の点も確認しておきましょう。

月額費用の課金形態

初期費用がかからないケースが多い分、ASPは月額費用がかかります。また、顧客数に応じて月額費用がかさむという注意点があります。将来的に顧客数がどのくらい見込まれるのかを想定しておく必要があります。

セキュリティの信頼性

サーバーを自社で持たなくて良いというところは注意点です。不正アクセスによる情報漏えいなどの可能性もあるので、定期的なパスワードの変更、アクセス端末の限定、CSVはきだしでの情報保管などの自社管理を行いましょう。

カスタマイズ

基本的にASPサービスでは、利用者側の都合による機能拡充やカスタマイズなどの個別対応はありません。クライアントごとにカスタマイズしない前提なので低価格で提供できているということもあります。

自社の既存システムとの連携

すでに自社でなんらかのシステムを利用している場合は、そのシステムとの互換性も確認しておきましょう。後々起こり得るデータ移管の際に、データ変換のコストや工数が追加で必要になることもあります。

自社システムとの連携が必須、独自の業務フローがあるという場合は、その業務フローを見直すか、カスタマイズが可能な予約システムを選択し、一部カスタマイズ開発を行う必要があります。

もし、カスタマイズでの予約システムの開発を検討するなら、プロであるシステム開発会社の意見などを聞いてみた上で導入、開発のステップに進むとよいでしょう。予約システムのカスタマイズの相談が可能な開発会社を探すなら、リカイゼンにお任せください！

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5.ASP導入の費用目安

ASPでかかる費用は、初期費用の支払いと月々の運用料金となります。 導入するASPサービスの申込期間や制限などプランにもよりますが、おおよそ初期費用として50,000円～100,000円、運用で月額5,000円～20,000円程度が目安となります。

一方、オーダーメイドで開発する場合、搭載する機能にもよりますが500〜1000万ほどかかるケースもあるため、数年先の継続利用を見越した場合でも、ASPは費用面においても導入しやすいことがわかります。

6.まとめ

ASPは費用や工数をふまえると、導入しやすいシステムです。実際に導入を行う際には、対応できる開発会社に、必要な機能や利用シーンをもとにまずは見積もりを取ってみましょう。

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