勤怠管理アプリの選び方・比較ポイント

勤怠管理は、その利便性が追求され、スマホアプリでも利用できるものが増えてきています。
本記事では勤怠管理アプリに注目し、そのメリットやどのようなサービスがあるのかを紹介します。

1.　勤怠管理アプリのメリット

近年では勤怠管理をより効率よく行うために様々な企業で勤怠管理システムが導入されています。そして、モバイルやタブレットにも対応できるように勤怠管理アプリを導入する企業も増えているのが特徴です。

特に勤怠管理アプリを導入する際の強みとしては下記の3つが挙げられます。

• 場所を問わない
• スマホの位置情報や認証機能を利用できる
• テレワーク時にも使える

場所を問わない

勤怠管理アプリはスマートフォンやタブレット、オンライン環境があれば、基本どこでも打刻することや勤怠管理をすることが可能なため非常に便利です。特に外出の多い営業員にとって直行直帰なども可能で、会社に立ち寄らなくても正確な勤務時間を記録することができるため役立ちます。

Excel、タイムカードなどアナログな管理方法だと場所を問わないで使うということは非常に難しいので、勤怠管理ならではのメリットとなっています。また、勤怠管理アプリでは申請時にコメントなども残せるので、細かいメモなどにも使えるのが便利です。

自社に営業員や外出する社員が多いという場合は、勤怠管理アプリを導入することがおすすめとなります。

スマホの位置情報や認証機能を利用できる

勤怠管理アプリでは、位置情報や認証機能などスマホアプリならではの機能も使えるので、社員による意図的な勤怠情報の不正や改ざん、人的エラーを少なく抑えることができるのもメリットとなっています。社員が打刻をどこで行ったかなど細かい部分まで管理できるので、勤怠を管理する側にとって非常に便利です。

また、認証機能があるため、部外者が不正に勤怠管理アプリに触るということも不可能になっています。誰かにスマホを拾われた場合に情報が流出するいった、最悪の状況を防ぐことにも繋がるでしょう。

このようにセキュリティ性を高めて勤怠管理ができるのも、勤怠管理アプリならではの強みとなっています。

テレワーク時にも使える

最近ではコロナ禍の影響もあってテレワークを行う企業が増えてきました。そこで勤怠管理アプリは在宅勤務でも使用することができるので、リモートワーク・在宅勤務などの業務下でも使えるのがメリットです。わざわざ出社しなくても自宅から勤怠管理ができるので、リモートワークの効率を向上できます。

在宅状態でも打刻だけではなく、残業、有給申請なども可能となっており、対応の幅が広いのも魅力となっています。残業し過ぎている場合はアラートの対応も出るようになっているので、社員と管理側にとっても便利です。テレワーク時でも実際の出勤時と同じように処理できるのも勤怠管理アプリの強みとなっています。

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2.　勤怠管理アプリの選び方

勤怠管理アプリはアプリごとによって強みや特徴も大きく異なります。そのため、下記の3つの側面を確認してから選ぶことが重要です。

• 料金から選ぶ
• 機能から選ぶ
• 課題から選ぶ

料金から選ぶ

勤怠管理アプリを導入する際の選び方としてポイントになるのが料金面ではないでしょうか。自社の予算感に合わせたものを導入することで、最適なアプリ導入に繋がります。予算に余裕がない場合は無料の勤怠管理アプリの導入などもおすすめです。

勤怠管理アプリは非常に多く出ており、無料で使えるアプリも存在します。無料のものは機能が限られているものもありますが、「タイムレコーダーとして使いたい」、「基本的な機能だけでも取り入れたい」ということであれば、まずは無料アプリから初めて見るのも1つの手段です。

「実際に無料のアプリを使っていて物足りない」と感じた場合は有料版のアプリを検討するなど選択肢は様々です。自社の状況や予算に合ったアプリを選ぶ際の基準として考えておきましょう。

機能から選ぶ

勤怠管理アプリは国内で様々なものが存在しており、その機能もアプリによって異なります。位置情報を把握するもの、写真をアップロードするもの、勤務情報を集計してメール送信できるもの、多国籍言語に対応しているものなど、様々な機能があるため、アプリの持つ機能から自社に合うものを選ぶことが重要です。

そのため、アプリを選ぶ場合はまずどのような機能があるのかしっかりと確認しましょう。機能を十分に確認しないとアプリの特徴が分からず、導入時に困ってしまうこともあります。一見似たようなシステムの場合でも細かい特徴が異なっている場合もあるので、十分に確認した上で自社に会う勤怠管理アプリを選びましょう。

課題から選ぶ

勤怠管理アプリを選ぶ場合はまず、自社の勤怠管理における課題を洗い出しましょう。「勤務時間の不正・改ざんを防ぎたい」という課題であれば、位置情報を特定できるもの、指紋認証との連携、写真投稿などの機能をもつものを選ぶ必要があります。

「バックオフィス業務の手間を簡素化したい」ということであれば、自動レポーティング機能などを持つものを選ぶなどの検討も大切です。

このように導入する前にあらかじめ課題を洗い出しておくことで、導入する際のヒントが浮かび上がってきます。課題を洗い出さないと、どのような勤怠管理アプリを導入すればいいか分からなくなることもあるので注意しましょう。現在使っている勤怠管理システムなどの使い勝手なども確認した上で慎重に考えることが大切です。

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3.　勤怠管理アプリサービスの比較

勤怠管理アプリを比較する場合は、無料アプリと有料アプリがあることをまず把握しましょう。無料のものであればコストがかからない分、機能が限定的になっており、自社の課題を解決できない場合もあります。

一方で有料のものであれば、コストはかかる分、位置情報、写真撮影、各種申請に対応していることもあり、使い勝手がよくなります。ここからは無料、有料のアプリをそれぞれ3つずつご紹介するので、導入する際のヒントにしてください。

無料の勤怠管理アプリ

勤怠管理アプリを導入する際に、まず無料アプリを使ってみるというのも手段の1つです。有料アプリよりも機能や使い勝手は劣りますが、無料なのでランニングコストがかからないのは何よりも嬉しいポイントになっています。

実際にデータ保存期間・容量に制限があったり、サポートが制限されたりすることがあるので、ある程度使いにくい部分があるのは否めません。広告表示されるアプリもあるので、邪魔に感じることもあり得るでしょう。

ただ、これまで勤怠管理を使ってこなかったという場合は、無料のもので試してみて、「このような機能があったほうがいいな」、「このやり方は自社に合わないな」などの条件判断の材料にすることも可能です。

ここからは無料の勤怠管理アプリおすすめ3選をご紹介するので、デメリットを踏まえた上で導入時のご参考にしてください。

IEYASU

IEYASUは完全無料の勤怠管理アプリでありながら、タイムカード/打刻機能・勤怠管理レポートなど勤怠管理に必要な機能が充実しているのがポイントです。CSV出力や各種設定も容易にできるので、無料アプリとは思えないような使い勝手があります。

ただ、有給休暇の自動付与機能、時間単位の有給休暇、届出申請フロー機能、勤怠アラート機能などは無料版では使えません。有料版にアップグレードすることで使えるようになるので機能を拡張したい場合は検討しましょう。

勤怠管理:TimeAndEntry

勤怠管理:TimeAndEntryは完全無料の勤怠管理アプリとなっており、無料アプリながらも出勤・退勤の打刻がしやすいシステムが搭載されています。残業の際は別途登録し、給与額が適切か確認するという使い方も可能です。

勤怠情報の修正も容易になっており、もしミスして打刻してしまった場合でも安心です。使用する画面や機能も極力シンプルとなっているので、初めて使う場合でもストレスなく使えるのも魅力となっています。シンプルかつ使いやすい無料の勤怠管理アプリを導入したい場合に最適です。

勤務ろぐ Free

勤務ろぐ Freeはボタン1つで操作しやすい直感的なアプリになっており、使いやすい勤怠アプリを導入する際に最適です。社員やアルバイトごとに複数の勤務パターンで働いている場合でも、対応してくれるので手軽に管理できるのが魅力となっています。

基本の就業時間や残業、深夜扱いになる時間など手軽に入力することも可能となっているのもポイントです。自社に様々な勤務パターンがあり、シンプルな画面使いやすい機能でより手軽に管理したいという場合は勤務ろぐ Freeがおすすめとなります。

有料の勤怠管理アプリ

有料の勤怠管理アプリはコストがかかる反面、無料アプリよりも高い機能性を誇っています。打刻が素早くできたり、直行直帰・テレワーク時でも使用できたり、勤怠記録の修正や休暇申請などがメッセージ付きで行えたりと様々な機能があるのがポイントです。

ただ、機能が優れているものほどコストがかかりやすい傾向にあるので十分な確認が必要です。

ここからは有料アプリのおすすめ3選をご紹介するので、それぞれのおすすめポイントを確認しつつ比較検討してください。

タブレット タイムレコーダー

タブレットタイムレコーダーは導入企業が4,500社を超える勤怠管理アプリとなっています。タブレットで打刻などを行うことができるので、視認性が高く使いやすいのがメリットです。

また、他社の給料管理システムとの連携も容易にできるため、より簡単に給与管理が可能です。導入コストも安く、少人数の会社でも安心して導入することができます。初めて勤怠管理アプリを導入する際にも最適なアプリです。

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は国内でも人気の高い有料勤怠管理アプリとなっており、勤怠管理、ワークフロー、異動履歴管理、アラート機能、CSV出力など基本的な機能を完備しています。

既存ソフトからの乗り換えや給与計算ソフトのデータ移行も簡単にできるため、すでに他社システムを使っていて乗り換えるという場合にも最適です。まずは1ヶ月無料トライアルで使うことも可能なので、試してみたいという場合も安心して使えます。

CLOUZA

CLOUZAは圧倒的なコスパの良さを誇り、パソコンやタブレット、スマートフォン、ICカードをそのまま利用できることから利便性が非常に高い勤怠管理アプリとなっています。

コストが安い上に位置情報確認、年次有給休暇、ワークフローなど便利な機能も充実しています。他社では実現できないようなコスパの良さがあるため、なるべく費用対効果を重視したい企業におすすめな勤怠管理システムです。

より使い勝手をよくするなら

使い勝手の良い勤怠管理アプリを導入したいという場合は、カスタマイズを行って、より自社に適したシステムに変更を行う必要があります。

無料アプリは機能に制限があることも多いので、カスタマイズはほぼ不可能ですが、有料アプリであればある程度自社に近づけた使用感にカスタマイズできます。

もし、自社に完璧な形でカスタマイズしたいという場合は、制作会社に自社ならではの勤怠管理アプリを開発してもらうのも手段の1つです。自社に適応した勤怠管理アプリを開発できるので、さらに使い勝手の高いアプリが期待できます。

コストや開発期間はある程度かかりますが、自社に予算の余裕がある場合は一度検討することがおすすめです。

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