SharePointとは｜社内ポータルサイトの作成手順や導入のメリットを解説

社内で共有している資料や情報が増えてくると、必要な資料を探すのに毎回時間がかかるようになり、ムダな時間が増えていきます。そのようなときは、社内ポータルサイトの導入がおすすめです。

社内のあらゆる共有情報にアクセスしたり、情報発信したりできる社内ポータルサイトを作成することで、資料探しの手間や時間を削減し、生産性を高められるでしょう。社内ポータルサイトの作成はSharePointを利用することで簡単に行えます。

本記事ではSharePointで社内ポータルサイトを作成するメリットや、作成手順を解説します。

1.　SharePointとは

SharePointとはWebサイトを簡単に構築し、サイト上で情報やファイルを共有できるサービスです。

Microsoft社が提供しているサービスで、Microsoft 365 Businessにセットで含まれています。WordやExcelを使うためにMicrosoft 365 Businessを社内ツールとして導入している企業であれば、誰でもSharePointを使うことができます。

SharePointは多くの企業で社内イントラネットのポータルサイトやチームサイトの作成、コンテンツ管理に利用されており、その利用者数は20万を超える組織と1.9億人以上の人々です。

2.　社内ポータルサイトに必要な機能

社内ポータルサイトとは、自社のメンバーが社内のさまざまな情報や資料にアクセスする入り口です。社内ポータルサイトから必要な情報にアクセスできるので、情報を探すムダな時間を削減し、生産性を高められます。

社内ポータルサイトは、社内の最新情報や共有データにいつでも素早くアクセスするために、次のような機能が必要です。

・掲示板

掲示板でニュースや事務連絡といった情報を発信できるので、メンバーがいつでも最新の情報にアクセスできます。社内ポータルサイトではこのような掲示板機能が必要です。

・ドキュメント共有

社内やチームでは、マニュアルや規定集といったメンバー全員に読ませたい資料や、メンバーに使わせたい提出資料フォーマット、メンバーリストなど、メンバーと常に共有したいドキュメントがいくつもあります。社内ポータルサイトから、これらのドキュメントに迷わずアクセスできることが重要です。

・サイト内検索

メンバーが素早く必要な情報にたどり着けるようにするため、サイト内検索の機能が必要です。サイト内検索ができれば情報を探す時間を短縮でき、生産性が向上します。

・イベントカレンダー

セミナーや発表会など、社内の重要なイベントの日程が一目で分かるイベントカレンダーを社内ポータルサイトに設置できるので、メンバーはサイトにアクセスするたびにイベント日程を確認できます。

3.　SharePointで社内ポータルサイトを導入するメリット

社内ポータルサイトとしてSharePointを利用するメリットを3つ紹介します。

➀Office製品と連携しやすい

SharePointはMicrosoft社が提供しているサービスのため、WordやExcelなどのOffice製品と連携しやすいのが特徴です。

SharePointで社内ポータルサイトを構築すると、サイト上で共有しているWordやExcel、PowerPointなどのドキュメントをオンラインで開いて編集できます。Office製品がインストールされていないPCや、スマホからでもオンラインで資料の編集ができるようになります。

また、Microsoft　Teamsでチームを作成すると、自動的にチーム専用のSharePoint Onlineが作成されるため、チームの資料を簡単に共有できます。

②カスタマイズ性が高い

SharePointの社内ポータルサイトはカスタマイズ性が高く、次のようなカスタマイズが簡単にできます。

・テーマデザインの変更

組織のブランドイメージや、チームイメージに合わせた外観、色彩に変更できる

・サイトヘッダーのカスタマイズ

サイトのヘッダーやロゴの画像を自由に変更できる

・サイトナビゲーションの編集

サイトナビゲーションのリンクの編集ができ、社内ポータルサイトをより使いやすくできる

・フッターの追加

フッターを追加してナビゲーションを設置することができ、利便性を高められる

③共同編集ができる

SharePointで共有したWordやExcel、PowerPointなどのOfficeドキュメントは、複数のメンバーがオンライン上で同時に編集を行えます。共同編集では、いま誰がどこを編集しているかが一目で分かるため、編集の競合を避けることもできます。

4.　SharePointで社内ポータルサイトを作成する方法

SharePointを使った社内ポータルサイトは、次の4Stepの作業で簡単に作成できます。

1. サイト作成を行う
2. ページを追加する
3. ページ内に文字や画像を追加する
4. ナビゲーションを設定する

➀サイト作成を行う

[ + サイトの作成]を選び、作成するサイトの種類を［チームサイト］、[コミュニケーションサイト]のどちらかを選択します。次にサイト名やサイトの説明を入力し、プライバシー設定や管理者、利用メンバーの設定を行います。

②ページを追加する

作成したサイトにページを追加します。ページの追加は、[+新規]＞[ページ]の順に選択します。SharePointに用意されているページテンプレートを利用することもできますし、空のページを作成することも可能です。

次に、作成したページにページ名やタイトル画像を設定します。空のページを作成した場合は、ページ内の＋記号を選択し、新しいセクションを追加します。

セクションのレイアウトは、SharePointが用意しているセクションレイアウトの中から選択でき、セクションごとにレイアウトを決めることが可能です。

③ページ内に文字や画像を追加する

セクション内の＋記号を選択し、文字や画像といったWebパーツを追加します。Webパーツはページの文書パーツで、テキスト・画像・動画など、多くの種類があります。Microsoft Formsでのアンケート結果やPower BI レポートなどの動的なWebパーツを追加することも可能です。

④ナビゲーションを設定する

左側のメニューの一番下にある［編集］を選択し、ページのナビゲーションを設定します。ナビゲーションの設定では、ナビゲーションスタイルや色などの外観をカスタマイズしたり、ナビゲーションに表示するリンクの追加や編集をしたりして、ユーザーがサイト内の目的のページやコンテンツに素早くアクセスできるようにします。

5.　まとめ

今回の記事では、SharePointを使った社内ポータルサイトの作成手順や、導入のメリットを解説してきました。社内ポータルサイトがあれば、メンバーが社内の共有ドキュメントやデータに素早く迷わずにたどり着けるため、情報を探すムダな時間を削減でき生産性が高まります。

社内ポータルサイトは、SharePointを利用すれば簡単に構築できます。SharePointはMicrosoft 365 Businessに含まれているサービスなので、すでにMicrosoft 365 Businessを導入している企業であれば、追加の費用をかけずにすぐにSharePointを使うことができます。

ただし、簡単につくれるとはいえ、制作する時間はかかります。SharePointでの社内ポータルサイト制作について、慣れている制作会社に依頼することでスピーディかつ自身の学習コストをカットしてサイトをつくることもできます。低コストでSharePointを使った社内ポータルサイト制作の依頼先を探したい場合は、ビジネスマッチングサービス「リカイゼン」をぜひご利用ください。