研修管理システムとは？活用のメリットや機能性について徹底解説していきます

企業としての力をつけるために、社員の研修体制を強化することが必要不可欠です。しかし、研修を受ける社員が多く研修管理業務の作業が膨大で悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、研修管理システムとは何か、研修管理における課題やメリット、詳しい機能などについて詳しく解説します。この記事を読めば、研修管理システムについて理解していただけるでしょう。

1.　研修管理システムとは？

研修管理システムとは、研修への参加管理、テスト結果や講師による評価の管理、課題や提出物の提出有無の管理などを行えるシステムです。

社内で研修を受ける社員や講座数が多い場合、参加のお知らせや申し込み、費用の支払いなどの事務処理が膨大になります。また、研修の参加状況や成績が社員の昇進や評価につながる場合、テスト結果や評価の管理や分析も必要です。

このように社内の研修に関する事務処理の管理コストが大きい場合、研修を管理するシステムがあれば管理コストを大幅に削減できます。さらに、社内で研修受講の促進にもつながり、社員の実力がアップし企業としての価値も高まるかもしれません。

2.　まずは研修における課題を確認しよう

研修管理システムの導入をお考えの場合は、現状の研修管理における課題を明確にして置くことが重要です。なぜなら、それぞれの課題に合った機能を持つシステムを導入しないと、課題の解決につながらないからです。

ここでは、研修管理における具体的な課題について解説しますので、自社の課題はどれに当てはまるのかを確認してみてください。

研修管理の手間がかかる

社内で研修を行う場合、研修の申し込みや参加費用の払い込み、日時の周知などの管理が必要です。多くの社員が頻繁に研修を受け、講座の種類が多くなると、管理する内容が多くなり、作業も膨大になります。

研修生自身に対する分析が難しい

研修生がどんな研修を受け、どのような成績なのかなどを分析し、昇進の査定や評価に用いている企業も多いです。しかし、多くの研修生の情報を一人ひとり手動で分析するのは非常に困難です。

その結果、分析が正しく行われない、せっかくの研修情報が活かされないなどの問題が発生するかもしれません。

個別指導を行うために時間がかかる

研修生一人ひとりの研修結果を踏まえ、個別指導を行う企業もあります。個別指導を行うには、研修生の受講履歴や経歴、得意・不得意分野などの分析が必要ですが、時間がかかり過ぎる点が課題となります。

3.　Excelで行う研修管理はおすすめ？

研修管理の作業をExcelで行っているという企業も多いかもしれませんが、Excelでの管理はおすすめできません。

研修生や講座数が少なければ管理できるかもしれませんが、数が多くなると管理作業が煩雑になり、管理が困難になってしまいます。具体的には、原本管理がしにくい、データの上書きが発生して混乱を招く、履歴管理や変更管理が困難などの問題があります。

そのような問題を防ぎ、管理作業を効率化するためにも、研修管理システムの導入がおすすめです。

4.　研修管理システムを導入するメリット

研修管理システムを導入することによるメリットについて詳しく解説します。

研修管理の負担を軽減する

研修を受ける社員や講座数が多い場合でも、研修申し込みや参加費の払い込み、日時や場所のお知らせなどが容易になります。

研修管理システムで参加履歴を一元的に確認できますし、研修前にお知らせメールを自動送信する機能などもあるので便利です。このような機能を利用すれば、研修管理の事務負担を大幅に軽減できるでしょう。

人材育成の促進を促す

研修管理システムには、社員たちに研修の利用を促すお知らせメールを送信する機能もあります。

この機能を使えば、研修生一人ひとりの受講状況や方向性に合った講座をお知らせでき、人材育成の促進を促す効果も期待できます。

社員にどんどん研修を受けてもらい育成プログラムの進捗を強化するために、このような機能を利用してみるのもおすすめです。

研修の機会を共有できる

研修管理システムを利用すれば、研修の内容や進捗状況を社員、上司、管理部門の担当者で共有できます。

その結果、部下におすすめの研修を知りたい、どんな研修を受けたらよいか相談したいなど、研修の情報を社内で共有することが可能です。その結果、受講の促進や受講内容の相談受付、受講忘れの防止にもつながります。

5.　研修管理システムに備わっている主な機能

研修管理システムに搭載されている主な機能について、具体的に解説します。

研修における受講管理機能

社員の研修を管理する際に、以下のような機能を利用できます。

＜研修受講管理機能＞

• 確認テストの結果管理
• 講師からの評価管理
• 上記の情報の履歴管理

これらの管理ができれば、社員の得意分野や不得意分野の分析、平均点の算出などの分析が容易です。分析結果を企業の人材育成計画に役立てることで、社員の能力アップにつながるでしょう。

研修における参加管理機能

以下のような研修における参加管理機能も利用可能です。

＜研修参加管理機能＞

• 参加申し込み・変更・取り消し
• 参加状況の履歴管理

多くの社員が在籍し、研修の種類が多い場合、すべての研修の参加管理を手動で行うと膨大な作業が必要です。参加申し込みをしたが予定が変わり日時を変更したい、取り消したいなどという処理が伴うと、混乱してしまうことも少なくないでしょう。

しかし、研修参加管理機能があれば容易に一元管理でき、参加状況の履歴管理もできます。履歴管理機能を使えば、この担当部署ではA研修参加率が高いがB研修の参加率が低いから参加を促すなどの対応も可能です。

研修における提出物などの管理

研修に参加する際に事前に提出してもらう提出物の管理も可能です。どの研修で未提出者がいるか、それは誰かなどの詳細を把握でき、提出を促すことで研修を滞りなく実施できます。

研修におけるメールの一括予約・自動配信

予約した研修の前に、お知らせメールを一括予約・自動配信できる機能もあります。

今まで管理部門の担当者が事前に手動で研修のお知らせをしていた場合には、この機能を使えば作業を効率化できます。元々お知らせをしていなかった場合には、研修への参加を忘れるケースが減り、参加率が上がるでしょう。

6.　まとめ

この記事では、研修管理システムとは何か、研修管理における課題やメリット、詳しい機能などについて詳しく解説しました。

研修管理システムを導入することで研修管理業務の効率がアップするだけでなく、研修が受けやすくなり社員の育成が促進されるなどのメリットもあります。社内の研修管理にお悩みの場合は、研修管理システムの導入を検討してみましょう。