Access（アクセス）ってなに？特徴・使い方を解説

皆さんマイクロソフトのAccessは聞いた事はございますか？言葉だけは聞いた事あるけど普段使っているExcelと何が違うのか、どんなメリットがあるのか今回簡単にまとめてみました。

具体的な詳細や特徴について触れているのでよりAccessのイメージを広げることが可能です。Accessをさらに深く学習したい場合はご参考にしてください。

1.　Accessとは

Accessとは何か

AccessはMicrosoft社のデータベース管理ソフトで、その名の通りデータベースとしての機能を持っています。
簡単に説明すると、Accessはデータベースを簡単に扱えるようにしたソフトです。データの保存や管理がしやすいのでビジネスで用いられることも多くなっています。必要な時にデータを取り出せるのでビジネスの場面においては何かと重宝するでしょう。

さらに、データ追加、更新、削除など整理する機能も充実しているので非常に使いやすいです。規模の大きいデータ分析にも非常に便利で、データ分析を頻繁に行う会社にとっておすすめです。今ではたくさんの方が使用している事もあり、システムに詳しい方等であればだいたい使いこなせるモノになっています。データの形式が違う場合は入力を防ぐような「不正入力」のできない仕様になっているので安心して使うことが可能です。

AccessはMicrosoft社のソフトの1つですが、エクセルやワードと違い、データベースとして利用するには最初に設計を行う必要があります。特に初心者の方だと最初のハードルになるかもしれません。

Excel、Wordは文章作成、データ入力、修正、計算のやり方など画面を見ながら、作業がそのままできるので初心者の方でも比較的そのまま使いやすくなっています。
ただ、Accessは顧客やユーザーの要求を調べた上で、画面や帳簿などの細かい部分を設計してから使うことがほとんどです。画面での操作順や処理内容をあらかじめ決めた上で初めて本格的に使うことができます。そういった画面での操作順や処理内容を細かくまとめて、仕様書を作りデータベースを構築していくのがAccessの基本的な流れと言えるでしょう。

Accessの特徴

日々の営業時の「数値データ」を保存する際にエクセルを使用することも可能です。ただし、入力項目、件数が増えてくるとエクセルで入力や、加工することがどんどん難しなってきます。 例えばデータを、顧客別・日付別データ、項目別データを加工したい場合、エクセルのピボットテーブルを使っていると大変です。Accessで予め決まったデータを作っておけば毎日簡単に作成することができます。

また、Accessはデータベースソフトで表（テーブル）管理をする「リレーショナルデータベース形式」を取っています。「リレーショナル」は「繋がり」を表す単語ですが、その名の通り、Accessでは複数のテーブルを繋げて使用することが可能です。そのため、１つのデータ内に複数のデータベースを構築でき、他のツールよりも圧倒的にデータ管理や加工がしやすくなっています。

例えば、顧客管理や商品管理、社員管理などの複雑なデータベースを扱うことができるのでビジネスの場面において大きく役立ちます。Excelなどでもデータベースを作ることは可能ですが、入力項目が増えて、件数が膨らむと入力したり加工したりすることが複雑になり、手間がかかるのがデメリットです。一方でAccessであればさらに手軽にデータベース構築が可能になります。

さらにAccessでは登録用のフォームを設けることができる上にレポート機能も存在します。レポート機能においては帳票や見積書、納品書などに活用できるテンプレートも多く用意されているため、さらに便利で使いやすいデータベースを構築することが可能です。

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2.　AccessとExcelの違い

Excelは基本的な機能は「表計算ソフト」です。様々な関数を用いて手軽に計算をすることができます。ただし、セルで表のように活用することもできるので、データベース的な利用をしている企業もあります。Excelはデータ自体を触ることができるため、数式が壊れた、データの一部が書き換わってしまったなどの事態が起こるのが特徴的です。

一方でAccessは本来の役割がデータベースソフトなので、直接表の内容を変更させるのではなく、ユーザーフォームを作ってそこから入力・更新・削除を行います。直接テーブル内を触らずにデータ入力をしたり、データの閲覧を見やすく表示したりする「操作画面」も作成可能です。そのため、数式が壊れた、データの一部が書き換わってしまったなどの人的なアクシデントが起き辛いのがメリットと言えるでしょう。また、AccessはSQLを使ってデータ取得のクエリを作ることも可能です。検索ストレスを軽減できるのでさらに作業効率を高めることができます。

さらに、Accessでは保存しているデータを、リスト形式、ラベル形式、帳票形式など様々な形式で出力、印刷することが可能です。レイアウトも自由度が高いので、見栄えをこだわる場合でも安心して活用することができます。

このようにAccessでは使いやすさ、レイアウトの自由度、カスタマイズ性の面で非常に優れているのでデータベースとしてかなり優秀です。Excelでのデータベース作成に限界を感じている場合などは活用すると良いでしょう。

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3.　Accessの使い方

Accessではあらかじめ理解しておく項目を学んでおくと、より手軽に使いやすくなります。具体的には下記の項目を理解しておくと良いでしょう。

• Accessのテーブルの種類
• レコードやフィールド、セルの選択
• レコードの保存
• テーブル作成
• フィールドの設計
• リレーションの作成

Access利用がおすすめな業務

帳票や伝票といった普段の業務で使用される、雛形（テンプレート）が最初からあります。
業務に合わせていろいろな帳票を作成することができるので、初心者の方でも安心して使えるのが強みです。日々の業務の中では、様々な書類を扱う事が多いと思いますが、それを一つ一つ作っていてはとても膨大な時間がかかります。システムを作るとなると費用と工数がかかるイメージですが、Accessであれば比較的工数もかからず、かつ費用も内容によってはかなり抑える事ができるかと思います。そこまで社内にリソースの余裕がないという場合に非常に向いています。

そこで、Accessを使う場合は下記のような業務で活用することがおすすめです。

• 住所録作成
• 売上台帳管理
• 販売、在庫管理システム
• 見積もり、納品書作成
• 顧客管理リスト作成

Accessで使用する要素

Accessでは様々な要素を活用できるので非常に便利です。そこで、Accessでは具体的に下記の基本機能を活用します。

• テーブル
• クエリ
• フォーム
• レポート

テーブル

データベースを扱う「テーブル」は、行と列が存在するためExcelに近いスプレッドシートの形になっています。そのため、普段からExcelを使っている場合は違和感なく使いこなすことができるでしょう。
データベースを使いやすい形で活用する場合は、冗長性が生じないように、データをテーブル形式に編成すると便利です。例えば、顧客に関する情報を格納する場合、各顧客の情報は、顧客データの保存専用に設定したテーブルに１回入力すれば問題ありません。そして、顧客の売り上げ情報は別のテーブルに分けて、できるだけ1つのテーブルを複雑化させないようにすると見やすく使いやすいデータベースを構築可能です。

Accessにおけるテーブル内の各行はレコードと呼ばれ、個々の情報が保存されています。各レコードは、1 つ以上のフィールドで構成され、フィールドはテーブルの列に対応しているのが特徴的です。フィールドは、テキスト、日付、時刻、数値など、特定のデータ型として指定する必要があるのでその点だけ注意しましょう。

クエリ

Accessではクエリを活用することで、データベースで多くの異なる機能をより手軽に実行することが可能です。最も活用することが多くなる機能は、データベースから特定のデータを取得する機能が挙げられるでしょう。

表示したいデータは複数のテーブルに分かれていることが多いですが、クエリを活用することでデータを1つのデータシートに表示できるので非常に便利です。より手軽な価値でデータを検索できるので作業効率の向上に繋がります。

クエリを活用すると、データを "フィルター処理" する条件を追加して必要なレコードだけを表示することもできます。さらに、特定のクエリは更新することも可能です。つまり、クエリのデータシートを使用して、基になるテーブルのデータを編集するという使い方もできます。

また、クエリには下記の2つのタイプが存在するのもポイントです。

● 選択クエリ
　データを取得し、使用することが可能。結果を画面に出力、印刷、クリップボードへのコピーもできる。
● アクションクエリ
　データへのタスク実行が可能。新規テーブルの作成、既存テーブルの編集、データの更新・削除に使用できる。

フォーム

フォームでは、データを入力して編集できるユーザーインターフェイスを作成可能です。フォームではコマンドボタンや、さまざまなタスクを実行する他のコントロールを含めることができるので非常に便利な機能となっています。

データベースはフォームを使わなくても作成でますが、フォームを使う方が圧倒的に便利なので、ほとんどの場合は、フォームを使用してテーブルのデータを表示、入力、および編集を行います。

コマンドボタンのプログラムを自社で作成して、フォームに表示するデータを決定したり、他のフォームやレポートを開いたりと便利な機能を活用することができます。例えば顧客専用のフォームを作成し、注文フォームなど追加の機能を作成可能です。顧客からの新しい注文などをそのまま入力できるので非常に使いやすくなります。

さらに、フォームの機能を活用して、他のユーザーがデータベース内のデータを操作する方法をコントロールすることも可能です。データを保護し、データが正しく入力できるように設定できるのでトラブルなどの発生に対する抑制に繋がるでしょう。

レポート

Accessではデータの書式設定、集計、表示に活用できる非常に利便性の高いレポート機能も備わっています。可能な限り最も読み取りやすい方法で情報を表示する書式を設定できるのでよりAccessが使いやすくなるでしょう。

レポート作成はいつでも実行できるので、ストレスなく使えるのも魅力的です。常にデータベースでは最新のデータが反映されるので、リアルタイムに強いのもポイントと言えるでしょう。

レポートは画面表示、別のプログラムへのエクスポート、メールメッセージの添付ファイルとして送信することが可能になっている点も見逃せません。色やフォントのカスタマイズ、ロゴや背景イメージを追加することもできるので見栄えを追求することも可能です。

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4.　Accessの開発を依頼する

Accessを使えば簡単にデータベースを作ることができますが、そもそもデータベースはどのような情報を管理したいか、また何と何を連動させたいかなどの「設計」部分が重要になってきます。ただ、データベースを作ればいいというわけではないので目的を明確にしてから開発することが重要です。

そこで、Accessでやりたいことはあるけど、どのように設計すればよいかわからないという場合はAccessを得意とする開発会社に依頼を行うとよいでしょう。Accessのカスタマイズは比較的コストも抑えて発注することができるため、自身で勉強して設計する時間・人件費を考えると外注するほうがスピード・費用ともにメリットが大きい場合が多いです。

実際に外注する場合は、ヒアリングを丁寧に行ってくれるか、どこまで作業してくれるか、実績はどのくらいあるかなど重要なポイントが多く存在します。そのため、自社の課題に合う外注業者に依頼をして、より効率よくAccessの開発を行いましょう。