Microsoft Accessの活用事例や導入メリット・オススメ外注先を解説！

顧客情報や商品情報、社員情報などのさまざまなデータを活用する機会がある中、データを簡単に操作できないかと悩む方も多いのではないでしょうか。

サーバー上にデータベースを設置すると面倒ですが、Microsoft Accessならパソコン上で手軽にデータ管理が行えます。ここでは、Microsoft Accessの活用事例やメリット・注意点について詳しく解説していきましょう。

1.　Accessとは？

Microsoft Accessとは、Microsoft社のデータベース管理のソフトウェアです。例えば、顧客情報をデータベースに格納しておけば必要なときに閲覧できますし、追加や修正、削除も簡単です。

データベースの構築や管理をWindows上で行えるのがもっとも大きなメリットといえるでしょう。他社製品にはOracleやSQL Serverなどがあります。

2.　Accessの活用事例

Accessはどのように使われるのか、具体的な活用事例について詳しくご紹介します。

顧客・案件管理

Accessを使用すると、顧客情報や顧客からの注文内容、問い合わせやクレーム内容などを紐づけて管理することが可能です。顧客情報から過去の注文や問い合わせ履歴をすぐに探せるので、問い合わせ対応をスムーズに行えます。

予約管理

旅行会社や飲食店などで、顧客からの予約状況を管理することも可能です。予約内容のデータベースを構築しておけば予約状況を管理できますし、予約のキャンセルや変更にも対応できます。顧客情報のデータベースを予約内容と紐づけておけば、顧客の予約履歴も管理できます。

見積・請求管理

取引先や顧客に見積もりや請求書を発行することの多い企業では、書類の管理に膨大な時間を費やしています。見積や請求情報をデータベース化しておくと、進捗状況や履歴の確認などが簡単に行えるようになるので、手間を減らすだけでなく、作業効率を上げられます。

売上管理

取引先が複数存在する場合、取引先ごとに伝票を保管し、売り上げ情報を管理するのは手間がかかります。顧客情報と紐づけて伝票をデータベース化すれば、伝票の入力作業を複数人で分担できます。一度、データベースにしてしまえば、売上情報を集計することも容易ですし、リアルタイムに売り上げ情報を閲覧することも可能です。

在庫管理

在庫管理をExcelなどで行う場合、データの書き換えのタイミングが悪いと、間違った情報を上書きしてしまう可能性もあります。在庫情報をデータベース化すれば、在庫の増減をリアルタイムに管理できますし、複数の人が在庫情報を変更することも可能です。

勤怠管理

多くの社員の毎日の出社・退勤時間や残業時間、有給取得数などを管理するのは容易なことではありません。事務担当者が全社員の勤怠情報を記録、管理するのは効率的とはいえず、人員的なミスをゼロにすることは難しいです。 勤怠情報をデータベース化すれば、社員が自分で入力できるので、勤怠情報を正確に記録できます。

領収書管理

経理や確定申告を行うためには、領収書を正確に記録して保管しておく必要があります。領収書の管理をデータベースで行えば、内訳や項目名、金額をその都度入力できます。複数の人が領収書情報を入力できるので、データの蓄積も容易です。

後でまとめて集計するのは非常に大変ですが、普段から集計しやすい形でデータベースに格納しておけば必要なときにすぐに利用できるので便利です。

3.　Accessを活用するメリット・注意点

Accessを活用するメリットや注意点は、以下のとおりです。メリットも注意点もどちらも理解したうえで、導入を検討すると良いでしょう。

メリット①：データ集計にかかる時間を短縮できる

Accessを利用すると、データ集計にかかる時間を大幅に短縮できます。

Excelなどで大量のデータ集計を行う場合、いちいち集計用の数式やマクロを作成しなければなりません。集計用シートにデータをコピーしたりインポートしたりと手間がかかり、データの上書きや欠損などが発生するリスクもあります。

Accessならデータが更新されるリスクを減らし、集計用のクエリを作成しておけば簡単かつ安全に集計できます。しかも、大量データの操作が可能です。

メリット②：2人以上が同時に作業できる

Accessはデータベースなので、複数人からの変更操作に対応しています。そのため、2人以上が同時にデータベースを使った作業をすることも可能です。

Excelなどでデータを管理していた場合、誰かがファイルを更新していると他の人はそのファイルを触ることができません。ファイルをコピーして操作することもできてしまうので、データが枝分かれしてしまい、正しい状態を保持できない可能性もあります。

データベースによる管理であれば、2人以上による操作を想定しているので作業効率がアップします。

メリット③：処理手順を可視化でき、修正・追加がしやすい

データベースの処理手順をクエリ化して明確にしておけば、後で他の人が修正や追加することが可能です。

例えば、「〇日に〇〇を注文した顧客名を出力する」というクエリを作成しておけば、日付や注文内容を変え、必要な顧客情報をいつでも出力できます。上記のクエリに顧客名だけでなく、最後に注文した日を追加するなど、クエリの修正も可能です。

データベースの良いところは、処理手順を可視化でき、修正や追加がしやすいという点です。

注意点①：直感的な表・グラフの作成が難しい

Accessのデータベースには、直感的にわかりやすい表やグラフを作成することが難しいという問題点もあります。Excelなどの表計算ソフトなら表やグラフを作成する機能が豊富なので、視覚的にわかりやすい資料を作成しやすいです。

そのため、Accessのデータを出力してExcelなどにインポートすることで、表やグラフを作成しやすくなります。ひと手間かかりますが、Excelなどを活用することで、視覚的にわかりやすくできます。

注意点②：レイアウトの自由度があまりない

Accessのデータには、一行あけて見やすくするなど、レイアウトの自由度はほとんどありません。Excelはレイアウトの見やすさに関する機能が豊富ですが、Accessはレイアウトに関しては不得意です。

5.　Accessでの開発・改修の外注依頼・会社選びのポイント

Access開発の外注で知っておきたいこと

Accessを使ったシステム開発を行う場合によくあるのが、以下のようなケースです。

Access開発が必要なケース

• 社内にAccessに詳しい人がシステムを作ったが、辞めてしまって改修できなくなってしまった。
• 社内が基本的にMicrosoftツールであれば導入できるので、Excelで動かしている簡易データベースをAccessに変更したい。

こうした場合に、社内で担当者をつくり、Accessについて勉強して内製する方法も1つですが、上記にあるように、その担当者がいつまでも社内にいるとは限らないため、せっかく学習期間を設けてつくっても社内に経験値が蓄積せず、時間ばかりがかかってしまうということもあります。

外注であれば、前提として新たな学習期間を設けることなく、かつAccessなどの小規模な開発であれば比較的低価格で対応できたり、改修したい場合にも依頼できますので、Access開発の外注は、実はコストパフォーマンスが高いということも多いにあります。

では、Accessでの外注を行う際に気をつけたいポイントを確認しておきましょう。

Accessの外注先選びで気をつけたいポイント

Accessでの開発実績を持っている

自社に詳しい人がいない場合、外注先の担当者にリードしてもらう必要が出てきます。Accessでの開発経験が豊富な会社であれば、よく出てくる躓く箇所や必ず押さえておきたい情報など網羅されていることが多いため、相談する際にも安心です。

Microsoft関連（Accessだけでなく、Excel・VBA開発、.NET、SQLServer、Azure等）への理解が深い

場合によってはAccessではなく、他のツールを使うことが目的を達成することが早いというケースもあります。Accessを希望するケースに多いのが、前提として会社がMicrosoft関連ツールを使っている環境があることです。データ連携なども同じMicrosoft関連ツール同士であれば引き継ぎがしやすい、連携しやすいということもありますので、Microsoft関連の知見の有無に関しても確認しておくとよいでしょう。

保守運用が相談できる

Accessにしろ、他のツールにしろ、社内にIT部門や詳しい担当者がいない場合は、保守運用なども相談できる会社の方がよいでしょう。システムは時間とともに老朽化しますし、また業務フロー自体も変更されることはよくあります。その際に普段利用しているシステム・ツールの改修等についても相談でき、すぐに見積の確認が取れるような会社だと慌てずに済むでしょう。

Access開発のおすすめ外注先3選

続いて、Accessでのシステム開発や改修に関する相談が可能な開発会社を3社ご紹介します。

有限会社e・ナレッジ

e・ナレッジは、中小企業向け業務システム開発実績が多く、データベース開発のコンサルティング、マイクロソフトoffice（excel、access）のカスタマイズ実績が豊富です。システム導入にあたってITに知識が必要とされる場合にもIT基礎分野の說明会・研修支援もされており、これまでIT化に取り組んでこなかった会社も相談しやすい環境を用意しています。

こんな方におすすめ

• マイクロソフトofficeのツールを使ったシステム化に取り組みたい方
• Accessのバージョンアップ対応や不具合対応の相談をしたい方
• ITに関して少し苦手意識をお持ちの方

リカイゼン企業ページ：https://rekaizen.com/company/e-knowledge/
企業サービスサイト：https://e-knowledge.co.jp/

株式会社Ｎｏｓｈ

Noshは社員数20名程度の受託開発・SESを中心としたシステム開発を行っており、Accessにて人事データベースツール開発の実績があります。Access、AccessVBAにて開発を行い、要件定義・設計・開発・テスト・リリースまで一貫して対応しています。開発はリモートでオンライン会議を中心に、モックを作成することで完成イメージの共有をしながら進めて完成させています。

こんな方におすすめ

• リモートでの業務進行に慣れている会社にお願いしたい方
• モックなど完成イメージを共有しながらの開発を依頼したい方
• 納品後のアフターフォローもお願いしたい方

リカイゼン企業ページ：https://rekaizen.com/company/nosh-inc/
企業サービスサイト：https://nosh-inc.com/

株式会社プレオン

プレオンは、構築運用されているAccessシステムのメンテナンス更改、バージョンアップ等を行った開発実績がございます。ITのインフラ環境構築かサーバー設置、LAN工事など起業のIT支援を広く対応しています。

こんな方におすすめ

• 既存のAccessシステムの改修・メンテナンスが必要になった方
• Accessから.NETやOracle等へのシステム変更を検討されている方
• 今後の運用支援もあわせてお願いしたい方

リカイゼン企業ページ：https://rekaizen.com/company/pleon/
企業サービスサイト：https://www.pleon.co.jp/

Access開発の外注先探しに迷ったらリカイゼンがオススメ

上記にAccess開発の相談が可能な会社を紹介しましたが、「もっと自社に合う会社を探したい」「予算があるので、予算内で対応してくれる会社を探したい」など、外注先探しはいくつかの条件に合致する会社を探したいという場合が大半です。

複数の条件にマッチし、なおかつ自社の相談に積極的に話を聞いてくれる会社を探すなら、ビジネスマッチングサービスがオススメです。ビジネスマッチングサービスの中でも、業界実績16年以上の「リカイゼン」では、専任のサポートデスクスタッフがお電話・メールで個別対応しますので、初めての外注でもスムーズに相談することが可能です。

完全無料で利用できるサービスなので、まずはお気軽にご相談ください。

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お電話でのご相談は 03-6427-5422
受付時間：平日10:00〜18:00

お電話でのご相談はこちら TEL:03-6427-5422 (平日10:00〜18:00)

5.　まとめ

この記事では、Microsoft Accessの活用事例やメリット・注意点について詳しく解説しました。Accessは顧客情報や勤怠情報などの大量データを扱うのが得意なツールです。

Excelなどでデータを扱うと管理稼働が膨大になる、正しくデータ管理ができないなどの問題があります。そのような問題にお悩みの場合は、Microsoft Accessの導入を検討してみてください。

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