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【初めての外注なら】会社パンフレットの制作依頼ポイントまとめ

【初めての外注なら】会社パンフレットの制作依頼ポイントまとめ

来期に向けての営業戦略、期末の予算消化、新卒採用やイベント出展に向けて・・・など会社パンフレットを制作する機会は意外と多いものです。
思いがけず発注を担当することになった際、過去に経験のない方は何をすればいいのか、どんな会社に依頼すればいいのでしょうか。
営業担当の代わりにもなる存在として、重要な役割を果たす会社パンフレット
それなりの予算をかけ制作する企業が増えている中で、やはり良いものを作りたいですよね。
そのために心得ておくべき「発注担当が知るべきポイント」をご紹介します。

会社パンフレットの役割

会社パンフレットは、名前の通り会社に関する情報をまとめた冊子を指します。
社外の方に向けて、自社の事業や強み、考え方などを伝える際に使用します。
紙で持ち運びができるため、お客様との商談や展示会、イベントなど社外の方と直接コミュニケーションを取るタイミングで、営業活動の後押しとして効果を発揮します。

会社パンフレットのデザインを依頼する流れ

会社パンフレットの制作では、どのような流れで進めるのでしょうか。
計画的に完成に導くためには、全体の段取りを把握することが必要です。
実際の業務に近い、リアルな発注の流れについて順を追って紹介してきます。

社内で企画を立ち上げる

「事業内容の変更」「新たな部署の新設」「会社名、会社ロゴのリニューアル」など様々なきっかけで、会社パンフレットのリニューアルや制作が必要になります。制作することが決まったら、担当者を決め制作進行に向け準備を進めていきます。

必要情報や社内の要望をまとめる

社外の制作会社へ依頼する前に、まずは必要な情報や社内での要望をまとめることが必要です。例えば、会社パンフレットを通して伝えたいこと、今後の事業の方向性、目指すビジョン、掲載する項目、求めるデザインの方向性など、デザインを作り上げる上で軸となりますので、社内でのズレがないようまとめることが大切です。

デザイン制作の依頼先を探す

必要な情報をまとめたら、次は制作の依頼先を探します。探し方は、会社パンフレットの制作を行っている会社を検索エンジンで調べたり、デザイン会社を掲載している比較サイトやメディアを利用することがおすすめです。新たな会社を探す場合は、客観的な視点で自社との相性を見極める必要があるため、1社決め打ちで決めてしまうのではなく、複数社の候補を比較検討することがポイントです。

候補企業と打ち合わせを実施

候補企業が数社に絞れたら、その会社が自社の要望に適しているか、より具体的に検討を行っていきます。そのためには、まず候補企業のHPもしくは電話で問い合わせをし、打ち合わせをセッティングします。
打ち合わせ時に、詳細な実績紹介や見積もり、今後のスケジュールなど制作に関する情報交換・提案を受けることができますので、提案された内容や実績、コミュニケーションなど総合的に検討することが重要です。

検討〜社内で稟議にあげる

依頼の最終的な判断を行うのは、発注担当の方ではなくおそらく上長になることが多いと思います。
そのため、まずは自分なりに適した会社の見当をつけ、その後手元にある資料や把握している情報など根拠となる要素をまとめて上長へ確認を取ります。
ここで承認が得られた後、依頼先の決定に至ります。

正式に発注先確定

社内で承認が取れたら、正式に発注の旨を制作会社に伝えます。契約書や規約などの書面の記入など必要な手続きを進めていきます。依頼内容によっても流れは変わりますが、この際の書面の確認はトラブルを避けるためにも、お互いに慎重に進めていきましょう。

まとめ

発注先を決めるというスタートラインに立つまでにもこのような段階を得て、多くの人と関わりを持つことがわかります。
発注担当が初めての場合は、随時制作に関する知識を調べたり、経験のある方に相談したりという時間も発生するため、進めるだけでかなりの労力がかかります。
とはいえ、進めることが目的ではなく会社パンフレットの完成によって、自社に良い影響を与えることが重要なのです。
そのためには、良い依頼先の会社を見極めることも大きなポイントです。最初から目利きがうまくできるとは限らないため、直感だけではなく多くの情報を集めることが成功の秘訣です。

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