「働き方改革法」施行前に押さえておきたいイントラネット構築のメリット・注意点

「インターナルコミュニケーション」や「インナーブランディング」の重要性が叫ばれるようになってからというもの、イントラネット構築や社内SNSの導入・リニューアルに取り組む企業が増えてきています。フリーの情報共有ツール等もありますが、なぜイントラネット構築を行うのでしょうか？
今回は、イントラネット構築のメリットと導入における注意点をご紹介いたします。

1.　イントラネットとは

イントラネットとは何か

イントラネット（intranet）のイントラ（intra）は、「内部の」という意味で、直訳すると「内部ネットワーク」という意味になります。

インターネットに対して、イントラネットは、社内など限定された範囲だけでアクセスすることができるインターネットと考えるとわかりやすいかと思います。
インターネットは、世界中あらゆるネットワークのつながりを意味しており、基本的に誰でもそのネットワークに対してアクセスすることができます。

一方、イントラネットの場合、WEBブラウザでの利用に関して社内や組織内など限られた人だけが使用でき、社外の人は使用すること、アクセスすることができません。
イントラネットによって、社外に出してはいけない情報やWEBシステム等を利用することができるので、セキュリティとしても守られた状態でサービスの利用が可能となります。

このようにイントラネットは様々なメリットがありますが、特別に開発を必要とすることなく、業者の「グループウェア」と呼ばれるサービス上でシステムを構築できます。したがって、利便性も高く手間もかからないので導入するメリットは大きいと言えるでしょう。

イントラネットとインターネットの違い

イントラネットとインターネットの違いを分かりやすく分けると下記の通りになります。

●　イントラネット
インターネットと同じ仕組みを利用しているがアクセス権限は組織内の身になっている。組織の限られたユーザー同士のみでファイル共有やアクセスが可能なので、セキュリティ性にも優れているのが特徴的である。

●　インターネット
インターネットは世界中に繋がっているため、世界中の人とのコミュニケーションやファイル共有が図れる。ただ、全世界に繋がっているため、ウィルスやハッカーの危険性が潜んでいるのも事実。

イントラネットの最近の事情

イントラネットはインターネットと同様に時代ごとに変遷を遂げています。実際にイントラネットは過去において、ファイルやデータの保管を主な目的として使われていた傾向がありました。

ただ、コンピュータやネット環境が発達するにつれ、ファイル共有、メール、社内チャットなどコミュニケーション機能も充実してきました。まさに、コミュニケーションが加速する最新の社会的なニーズに対応した発展をイントラネットは遂げてきたのです。

イントラネットで使われている機能

現代のイントラネットで使われている機能は多岐に渡り、どんどん増えるようになってきました。具体的には下記の5つの機能が使われることが多いのが特徴的です。

• 社内掲示板
• ファイル共有機能
• メール
• 社内チャット
• プロジェクト管理機能

社内掲示板

社内の掲示板で情報共有を図ることができる機能になっています。誰かが書いた重要事項や簡単な連絡事項を社員がスムーズに確認できる上に、スレッド内で返信やリアクションできるので非常に便利な機能です。

社内掲示板ではファイルなども共有できるので、コミュニケーションや業務の効率化において役立ちます。

ファイル共有機能

ファイルイントラネットではファイル共有機能を活用できるので、社内間で容易にファイルの交換が可能です。Word、Excel、画像など様々なファイルを瞬時に共有できるので、更なる業務効率化に結び付きます。

コミュニケーションが加速する現代においてファイル共有機能はイントラネットにおいても非常に重要度の高い機能となります。

メール

イントラネットでは社員同士のみでメールのやり取りを行うことができるので、外部に間違えてメールが送られるという危険性もありません。実際に社内メールは少し長めな報告などをする際などに用いることが多い機能となっています。

ただ、短文のやり取りなどであれば社内チャットがあるので上手く使い分けると良いでしょう。

社内チャット

Slackやチャットワークスなど、シンプルで使いやすい社内チャットを用いることがどの会社でも多くなっています。社内チャットでは短い会話のやり取りや簡単な連絡事項を全社員が瞬時に確認できるので非常に便利です。

また、ファイル共有なども可能になっているので、現在では社員同士の主なコミュニケーションの場として活用されるケースが多くなっています。

プロジェクト管理機能

プロジェクト、社員、在庫管理、時間など社内にまつわる情報を一括で管理できるのがプロジェクト管理機能の主な役割です。特に会社規模が大きく、複雑なプロジェクトを取り扱っている企業であれば導入すべき機能と言えるでしょう。

膨大な情報を細かく記録する際はプロジェクト管理機能がないと厳しいことも多いです。そのため、少しでも業務の効率化を図りたい場合は導入すべき機能となります。

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2.　イントラネット構築のメリット

フレックスタイムやリモートワーク、ロケーションフリーなど、働く場所や時間など働き方の多様化が進む大手企業やグローバル企業はもちろん、急成長中のベンチャー企業などで、大きな課題となるのが、インターナルコミュニケーションです。経営層の理解も進み、制作物や配信方法への投資や、従来の媒体や発信方法を見直すケースも増えてきています。

そんな中、企業内でイントラネットを構築することで得られるメリットは、大きく3つ挙げることができるでしょう。

エリアを問わない社内情報共有

アクセス権限があれば誰でも見ることができるというのが大きな特徴です。意思決定からスピーディに従業員に伝達することができます。また、情報の更新も簡単なので社内報では実現できなかった最新の情報を従業員に配信することができます。

どうしても紙の社内報だと全員に行き渡るまで時間がかかってしまう上に情報に間違いがある場合、訂正するのが難しくなってしまいます。したがって、より情報伝達のスピードと正確な情報を発信したい場合はイントラネットを導入する意義は大きいと言えるでしょう。

社内コミュニケーションの向上

紙ベースでの社内報や掲示板等では一方通行のコミュニケーションになりますが、イントラネット内であれば、全ての従業員が常に同じ情報を共有しながら、従業員同士の相互のコミュニケーションをはかることができます。

具体的には社内掲示板、社内チャットで主にコミュニケーションが活発化するでしょう。上司や部下といった関係にとらわれず、さらに社内のコミュニケーションが取りやすくなり、仕事における連携感が高まります。

また、コミュニケーションの際にはテキストのみならず、絵文字なども利用できるため感情の細かい機微を伝えられるのも大きなメリットです。そのため、よりお互いの意図を理解したコミュニケーションを図ることができます。

コスト削減ができる

紙での運用であれば、媒体の制作や印刷、配送、それにあたる人件費など、情報流通のために発生していたコストを圧縮することができ、少ない人数での運用や兼任することも可能になります。

また、コスト削減につながるのは費用面だけではなく、スペース面でも同様です。紙の資料だと量がかさんでしまい、保管しているといずれ社内のスペースを圧迫する結果に繋がります。そこで、紙での運用を辞めてイントラネットに切り替えるとスペース削減にも繋がります。

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3.　イントラネット構築の注意点

素早い情報共有と円滑な社内コミュニケーションというメリットが得られる一方で注意しなければならない点もいくつかあります。特に注意をしなければいけないポイントとしては、セキュリティ問題と、ネット障害発生時の備えの2点が挙げられるでしょう。

この2つのポイントを疎かにしてしまうと、社外への情報流出や業務への支障といった最悪のケースに繋がる恐れもあります。そこでここからはそれぞれの注意点について詳しく解説するので、イントラネット構築の際のご参考にしてください。

セキュリティ問題

企業内の全従業員があらゆる情報にアクセスできるということは、故意ではなくともデータを改ざん・削除してしまうことも考えられます。データが改ざん・削除されてしまうと最悪の場合、復旧が難しい場合もあるので細心の注意が必要です。

またイントラネット内に社内の機密情報が集約されていることは明らかですので、外部からの攻撃により内容が漏洩してしまう可能性もあります。よって、イントラネット構築にあたっては、利便性向上の一方で、誰がどのファイルにアクセスでき、更新可能か閲覧限定なのかといった権限の管理や、誰がいつデータを更新したかの履歴管理、そして外部からの攻撃に備えたセキュリティ対策などの備えが重要になります。

もし、セキュリティに不備があり機密情報などの重要データが流出してしまうと、企業の信頼性の低下に繋がってしまう恐れもあるでしょう。場合によっては信頼を取り戻す際に時間がかかってしまうこともあり得ます。

そのため、外部からアクセスできない性質を持っているイントラネットを構築する際でも、情報の管理やセキュリティの強化は必ず行うように心がけましょう。

ネット障害発生時の備え

イントラネットを構築するうえで、最も注意したい部分は保守・サポート体制です。
万一、障害発生等でネット通信が止まってしまった場合、その間は業務を遂行することができないということになりかねません。

もし、長時間ネット障害が発生してしまうとその分業務を遂行できないので、会社全体の生産効率が大幅に低下します。
そのため、ネットワーク保守・サポートについて、すぐ対応できる社内体制を整えるか、すぐに相談できる業者に依頼をすることがおすすめです。もちろん、その分保守・サポートの費用はかかってしまいますが、復旧までにかかる時間を考えると予め、保守やサポートの契約をしておいたほうが安心でしょう。

保守・サポートの契約をしていないと、復旧の手立てが分からずますます時間を失ってしまう可能性があります。会社全体の作業に遅れが出てしまい、機会損失に繋がる恐れもあるので、万が一の場合を考えて必ず保守やサポートの契約を行うように心がけましょう。

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4.　まとめ

まもなく新年度というだけでも、社内の通達事項は急増するのに加え、「働き方改革法」が2019年4月より順次施行されるにあたり、情報を受け取る側の状況もどんどん変わることになります。

従業員数が増えてきた企業や、複数の拠点を抱える企業はもちろん、多様な働き方が導入される企業にとって、情報伝達のスピード・透明性を担保するために、イントラネットの構築やグループウェアの導入の検討は早めに進める方が良いでしょう。

イントラネット構築の相談にあたっては、構築手法だけでなく、運用・保守など長いスパンで相談できるパートナーが必要です。

まずは「イントラネット構築」「グループウェア導入」といったキーワードで、リカイゼンに相談してみてください。ご要望や、現時点で決まっていること・まだ決めきれないことなどもサポートデスクで丁寧にヒアリングを行い、信頼できるパートナー探しをお手伝いいたします。

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参考：LANとVPN

イントラネットを構築する際はLANとVPNの理解をしておくとさらにスムーズに構築に繋がります。参考にLANとVPNについて詳しくご紹介します。特徴などについても詳しく記載しているので、1つずつ確認していきましょう。

LAN

LANとは、Local Area Networkの略称となっており、限定したエリアでのネットワークのことを指します。LANを用いて社内のみのネットワークを構築することが可能なので、多くの会社で利用されているのが特徴的です。

また、LANには有線と無線が分かれているのもポイントの一つです。具体的は下記のような違いがあります。

●　有線LAN
有線ケーブルを用いたネットワーク。繋いだ機器同士のみでのネットワークになるので、セキュリティ面で強い。

● 無線LAN
有線LANと異なり、電波で接続したネットワーク。ケーブルも不要なので、利便性が高いのが特徴的。

VPN

VPN は「Virtual Private Network」の略称となっており、日本で仮想プライベートネットワークと呼ばれることもあります。VPNを導入した場合、遠方の場合でもLANにアクセスできるようになるので、さらにアクセス性を広げることが可能です。

また、LANとの違いとしてインターネット上にネットワークが存在することも挙げられます。そのため、離れたLANを繋ぐ際には、LANのネットワークにVPNルーターを設置して構築することになるのであらかじめ理解しておきましょう。