ホームページの更新時におすすめの更新方法と契約時の確認点

ホームページの更新は、集客向上や問い合わせ数獲得のため、重要な内容です。本記事ではホームページ更新について解説していきます。

1.　ホームページの更新を行うメリット

ホームページの更新と聞くと「面倒」「手間がかかる」といったイメージを持つ担当者もいるでしょう。しかし、ホームページを運営する上で最低限の更新作業を続けることは非常に大切です。

ここでは、ホームページ更新の概要とメリットについて解説します。

ホームページの更新とは

すでに存在しているホームページのテキストや画像を変更したり、新しく情報を追加したりすることを「ホームページの更新」といいます。具体的には以下のような作業です。

• お知らせの変更
• 画像の差し替え
• 商品・サービスページを最新情報へ修正
• 古い情報の削除
• 新規ページの追加
• ホームページデザインの変更

訪問者に安心感を与える

「掲載されている情報が古い」「デザインテイストが一昔前で止まっている」となると、訪問者は本当に今も存在している会社なのか不安になってしまいます。

スマートフォンの普及により、何かあると”とりあえずインターネットで検索する”という人が多くなりました。興味を持ったお店や、求人情報で気になった企業を検索したときに、いつ更新されたか分からないようなホームページが表示されたらどうでしょうか？「もうやっていないのでは？」と不安になり、別のお店や同業他社へ流れてしまうことが考えられます。

インターネット経由での集客や信頼性確保を目的にコーポレートサイトを用意する企業が増えています。しかし、作っただけで更新作業を怠ると、逆にサイト訪問者に「大丈夫かな？」と疑念を抱かせてしまうリスクがあるのです。定期的な更新をきちんと行い、顧客や潜在顧客の安心感へとつなげましょう。

集客につながる

ホームページの定期的な更新は、サイト集客においても重要です。「最新情報がいち早くわかる」「魅力的なコンテンツがよく更新される」とサイト訪問者に認識してもらえれば、定期訪問の可能性が増えます。

ホームページ運営の目的の1つとして、商品やブランドのファン作りを狙っている企業もあるでしょう。更新頻度を高めることでホームページの閲覧数が増え、ひいてはファンを増やすことにもつながるのです。

また定期的な更新はSEOにも効果的です。検索エンジンは、サイト訪問者にとって正確かつ有益な情報を記載しているホームページを評価します。よって、新しい情報をきちんと掲載することで、古い情報のまま止まっているサイトよりも、より検索エンジンから評価されやすくなるわけです。結果として、更新をしっかり行っているホームページは集客がしやすくなるといえます。

トラブルを防ぐ

最新情報への更新はトラブルの防止にもつながります。なぜなら更新を怠って古い情報を掲載していると、現状との齟齬が生まれるためです。

「もう販売していない商品を載せている」「商品情報が過去のままで、最新の商品と性能が異なる」などの場合、ホームページを見て購入を検討している顧客を混乱させる原因になります。最悪の場合、クレームにつながってしまうでしょう。

そのようなトラブルを防ぐためにも、サイトを運営するのであれば現状に合わせた情報の更新が大切です。とくに商品やサービス情報、店舗情報といった顧客がよく参考にする情報は、常に最新のものを掲載するよう注意しましょう。

2.　ホームページの更新を行うべき項目

ブログの流行により「新しいページを追加する」イメージが強いホームページの更新作業ですが、本質は「古い情報の修正」です。

ここでは、とくに最新情報を掲載する必要があり、更新をしっかり行うべき項目を紹介します。

新着情報・NEWS

トップページの新着情報やNEWSには「どこよりも早く公式の正確な情報を伝える」という大切な役割があります。更新を滞らせるとホームページ全体の信頼性に関わるため、とくに意識して更新しましょう。 ここでは、例えば以下のような情報が掲載されています。

• イベント情報
• セール情報
• 新製品・サービスのリリース情報
• 年末年始などの休業情報

事例・活用方法

新規の顧客獲得で特に大切になる「事例・活用方法」も、力をいれて更新すべき項目です。

最新のインタビューや、利用者からのヒアリングができたらきちんと更新しましょう。事例や活用方法が蓄積されるほど、そのサービスや製品の信頼性につながります。集客や新規の問い合わせ数の増加にも寄与しやすいコンテンツです。

ただし、事例紹介などを掲載する場合、最新の事例がしばらく前で止まっているとなると「本当に良い製品なのかな？」「もう取り扱っていないのかな」と逆に見込み客へ不安を与えてしまいます。頻繁に更新するメリットが大きい一方で、更新の間が空きすぎるとデメリットにもなる点には注意してください。

画像の更新

見落としがちなのが画像の更新です。商品画像や店の外観画像が古いままになっていることが意外に多いので注意しましょう。

• リニューアルした商品のパッケージ画像
• お店のメニュー表の画像
• 地図の画像

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3.　ホームページ更新の方法

ホームページの更新方法は、そのホームページが何で制作されているかによって異なります。ここからは具体的なホームページの更新方法について解説します。

ホームページが何で作られているかを確認する

前の担当者から管理を引き継いだ場合などは、そもそもどのような方法でホームページが制作されたのか不明な場合も多いでしょう。まずは自社のホームページがどのようにつくられているかを確認します。

ホームページのデータは「HTML」や「CSS」といったマークアップ言語で作られていますが、どのような方法でこのデータを作成したかがポイントです。

• CMS（コンテンツ・マネジメント・システム）を利用した
• HTML編集ソフトでデータを作成し、FTPソフトを使ってサーバーへアップロードした
• ホームページ作成ソフトを利用した

CMS

WordPressやMovableTypeなどのCMSを利用している場合、自社でコンテンツ編集ができる可能性が高いでしょう。

CMSの場合、下記2つがわかっていればインターネットにつながるパソコンから管理画面へ入れます。
● ログイン情報（ユーザー名とパスワード）
● ログインURL

ログインURLは、例えばWordPressなら「https://ドメイン名/wp-admin/」などです。

ユーザー権限に制限がかけられていなければ、管理画面に入った後はすぐに必要箇所の更新や画像の登録・差し替えなどが行えるはずです。CMSの場合、プラグインの利用でバックアップが取れるものもあります。更新作業に着手する前に、合わせて確認してみてください。

FTPソフト

CMSを使っていない場合は、HTML・CSSなど直接コーディングする形でページが作成されているかもしれません。

更新したいページデータをFTPソフトを使ってサーバーからダウンロードして修正・編集するか、新規作成しましょう。ページデータの編集・作成はメモ帳などでも可能です。

データファイルが作成できたら、FTPソフトを使ってサーバーへファイルをアップロードします。ファイル名が同じであれば、サーバーの既存ファイルを上書きすれば更新完了です。

とはいえ、この方法はページのファイルを直接変更する方法です。HTTPやCSSの知識がないと難易度が高いでしょう。また記述ミスの自動修正もないため、知識の浅い人が安易に触ると表示がおかしくなるなどの不具合につながるリスクもあります。必ずバックアップを取り、失敗したときにすぐに戻せるよう準備してから更新作業をしてください。

ホームページ作成ソフト

ホームページ作成ソフトとは、ホームページ・ビルダーなどのホームページを作るためのパッケージソフトです。基本的にはPCにインストールして使用します（クラウド型もあります）。

ホームページ作成ソフトを使って制作している場合、初期設定などはすでにされている可能性が高いでしょう。ソフトを立ち上げて更新したい箇所を編集したら、ソフトの機能（「サイト転送」など）を使ってサーバーへアップロードすれば更新できます。

ただしホームページ作成ソフトの場合、CMSのようにページデータを簡単に編集できる一方で、基本的にはソフトがインストールされているパソコン以外で更新作業ができません。よってバックアップデータは別の場所に保存するなどして、パソコンが故障した場合に備えましょう。

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4.　ホームページ更新の外注ポイント

自社のホームページを更新しようとしたとき、自社で行うほうがよいのか、外注してしまうほうがよいのか悩まれる担当者の方も少なくありません。

CMSを導入するなどして自社で更新を行える体制を整えた方が、一時的にコストはかかっても長期的にランニングコストを下げられる可能性はあります。一方、あまり更新が頻繁ではないのなら、CMSを導入しても期待したほどコスト削減効果はないかもしれません。

ここでは、ホームページの更新を外注するか迷ったときに検討すべきポイントを紹介します。

更新頻度

ホームページの更新頻度が低い場合、自社管理よりもスポットで外注するほうが結果的にコストが抑えられる可能性があります。具体的には下記のようなケースです。

• ホームページの更新頻度が3カ月に1回程度
• 社内でWeb制作に詳しい人がいない
• CMSやホームページ作成ソフトを導入していない

更新内容

ホームページのコンテンツのなかには、定期更新が重要になるものもあります。例えばブログコンテンツやNEWSコンテンツなどは、新しいトピックがあるたびに更新が必要です。なかには毎日更新するようなホームページも珍しくありません。

更新頻度が高い場合、いちいち外注していてはコストがかさんでしまいます。CMSなどを導入し、自社で更新できるようにしたほうがよいでしょう。

またボリュームが大切になる活用事例ページなども「今後はどんどん増やしていきたい」といった場合はCMS化するのも1つです。

ただし、CMSはページの内容（記事）の更新はしやすい一方で、デザインやレイアウトの変更は簡単ではありません。よって、更新のたびにデザインやレイアウトまで一緒に変更したい場合は、やはりスポット外注をおすすめします。

契約形態を確かめる

Web制作会社のなかには、定期修正やスポット修正などのホームページの更新業務を請け負っている会社も多数あります。

自社でCMSを導入するのも1つではあるものの、自社更新の場合、作業に社内の人員が必要となります。その点、上記のようなホームページの更新代行に対応できる制作会社をパートナーとして作っておけば、人手を割かずに更新ができます。

更新代行会社の契約形態はさまざまですが、例えば以下のような形態があります。

【契約形態】
● スポット更新：1カ所5,000円〜。
● 定期更新：1カ月5万円〜（作業回数またはトータルの作業時間に上限あり）

【対応範囲】
● お知らせ部分の更新
● バナーやアイキャッチ画像の作成・加工
● 画像の差し替え
● 情報の修正・更新
● 原稿執筆・編集
● ECサイトなどの商品登録・修正
● データのバックアップ・バグ修正
● プラグインの導入作業　など

メールやチャットツールなどで更新内容を伝えれば対応してもらえます。とくに商品登録や情報の更新のように作業内容がある程度パターン化できる場合は、定期更新契約が便利です。

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