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【初めての発注業務】制作会社を検討〜発注するまでの流れとポイントを解説

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【初めての発注業務】制作会社を検討〜発注するまでの流れとポイントを解説

人事異動、部署の新設、採用の準備やイベント参加など、会社の制作物が必要になり、突然発注担当をすることになる可能性は大いにあり得ます。
実際、リカイゼンを使う発注担当の方には、新たに着任して発注を任されたり、上長の異動により引き継がれたという声も多いです。
そこで今回は、初めて発注担当になった方に向けて、特に「仕事の依頼」に関する発注ではどのような業務を行うのかを理解するための知識をまとめていきます。

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1.そもそも受注・発注とは

「名刺印刷の発注をお願い!」「〇〇株式会社からウェブサイト制作の案件を受注しました!」 など、企業では「受注・発注」という言葉をよく耳にする言葉だと思います。「受注・発注」とはどういう意味なのでしょうか?「発注」とは品物や仕事の依頼をすること。「受注」とは品物や仕事の注文を依頼される(請ける)こと。という意味です。

2. 発注で行う具体的な業務の流れとは?

では、「仕事の発注」とは具体的にどのような業務があるのでしょうか。 一般的には、以下のような流れで業務を進めていきます。 今回は、WEBサイト制作を例にしながら確認していきたいと思います。

①依頼内容の確認

社内にてどのようなWEBサイトを制作したいのか、何を目的に使用するのか、どのようなデザインをイメージしているのか、必要な機能、納期、予算などについて要望をまとめておきます。
この後のフローに進む際に、概要を把握していることで、発注先とのコミュニケーションが円滑になり、社内で確認したりする工数も抑えられるのでスムーズな進行ができるでしょう。

②発注先の調査

発注先の候補としてどんな企業があるのかを調べます。自社と付き合いのある企業や、ネットで検索して発見した企業、ポータルサイトに掲載されている企業など様々な方法で候補をピックアップしていきます。
WEBサイトの発注先の場合は、HPに制作実績や事業内容、クリエイターなどの情報を載せていることが多いです。各企業のHPなどを見て情報収集し、何社か候補の企業を選定していきましょう。

③企業への問い合わせ

おおよそ自分なりに発注先候補の企業に当たりをつけたら、各社に今回の制作内容について問い合わせをしていきます。 初めての企業の場合は、電話やメール、HPのフォームなどから連絡を取るケースが多いです。
その際、依頼内容について概要を伝え、その企業が対応できるか否かを確認することが重要です。特に納期や予算などは齟齬があると今後の進行や見積もり額に大きく響くため、決まっている場合にはしっかりと伝えることがポイントです。

④ヒアリング打ち合わせの実施

初回問い合わせのやり取りのタイミングで、制作会社側から打ち合わせを提案されるかと思いますので、その場合はどちらかのオフィスなどで打ち合わせの調整をしましょう。
直接顔を合わせることで、制作についてより具体的な相談をしたり、プロの方からヒアリングを受けたりすることで、制作の方向性や要件や定まっていきます。 時間が限られている場合でも、できる限り発注前に実施することがおすすめです。
打ち合わせ当日は、できれば社内での決定権を持つ方や上長、WEBサイトの場合は実際に運用を行うWEB担当などに同席してもらうと良いでしょう。 ヒアリングを受けながらその場で確認や了承を得るなど、認識のすり合わせが可能です。 制作会社側は、ここでヒアリングした情報をもとに要件をまとめ、見積もりの作成を行います。

⑤提案内容の検討

問い合わせをした制作会社から受け取った提案書や見積もりの検討を行います。 複数社に問い合わせた場合は、見積もり額の妥当性や、実績資料・提案書からどの会社が自社の依頼したい要件に合った実現が可能か、またコミュニケーションの取りやすさなど総合的に判断することが重要です。
ただし、最終的な判断を行うのは、発注担当の方ではなくおそらく上長になることが多いと思います。
そのため、まず自分なりに見当をつけたら、手元にある資料や把握している情報など根拠となる要素をまとめて上長への確認を取ると良いでしょう。

⑥発注先確定

社内で承認が取れたら、正式に発注の旨を制作会社に伝えます。 契約書や規約などの書面の記入など必要な手続きを確認し、対応していきます。
依頼内容によっても流れは変わりますが、この際の書面の確認はお互いに慎重に進めていきましょう。

⑦制作進行開始

正式な発注が完了したら、いよいよ制作進行に向けて準備を進めていきます。 改めて制作会社と打ち合わせを行い、具体的な制作スケジュールの策定や関わるメンバーとの顔合わせ、WEBサイトの仕様の確認などを行います。
このような段階を得て、ようやく制作進行がスタートとなるのです。

3. まとめ

ここまで発注の流れを紹介しましたが、かなり多くの検討事項や社内外との情報共有が必要だと感じたと思います。 情報収集に時間がかかったり、専門知識に詳しくない場合どのように検討したらいいのか分からなかったりなどの壁に突き当たると、結局どこかで妥協してしまったり、安さだけで決めてしまったという経験もあるかもしれません。
けれど、自分が発注担当になり、予算をかけ、多くの人との協力を得るからには良いものを作りたいですよね。 制作をスムーズに進め、納得の行く発注を実現するためには、実際に手を動かす制作会社との相性が大切です。自社との相性を見極めるためには新たな発注先に関するアンテナを張り、理解を深めていきましょう。

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この記事の監修
リカイゼン サポートデスク 
吉田・新町
BtoBマッチングサービスであるリカイゼンにおいて、発注企業からのご相談のヒアリング、企業選定のフォローなどを行う部門の担当です。出展企業であるシステム開発やWEB制作、クリエイティブ制作会社ともコミュニケーションを取りながら、年間数百件の受発注のサポートを行っています。

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