【目的別】テレワーク導入に必須なツール14選｜選び方と合わせておすすめツールをご紹介

【目的別】テレワーク導入に必須なツール14選｜選び方と合わせておすすめツールをご紹介

テレワークとはICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所とらわない柔軟な働き方のことです。

テレワークを導入することは、コロナウイルス感染対策だけでなく、優秀な人材の確保、コスト削減、ライフイベントに関わる従業員の継続雇用など様々なメリットがあります。

ただ、一方で、テレワークを導入することで、社内のコミュニケーションが減少してしまったり、従業員の生産性が下がってしまっては本末転倒です。

そこで今回は、業務効率化を目的とした、テレワークを導入する上で必須のツールをご紹介します。

テレワークツールの種類と選び方

テレワークを行う上で必要なツールには下記のような種類があります。

• 1.コミュニケーションツール
• 2.タスク・プロジェクト管理ツール
• 3.クラウドストレージ
• 4.グループウェア
• 5.セキュリティツール

実際に導入を考える場合、すべてのツールを導入する必要はありません。

例えば、4.グループウェアなどは複数の機能を併せ持ったツールですので、4.グループウェアと5.セキュリティツールの掛け合わせのみでも小規模な会社であれば事足りるケースがあります。

実際に、テレワークで行う業務とその時の予算を考慮した上で貴社にあったツールを選ぶと良いでしょう。

『目的別』おすすめツール一覧

コミュニケーションツール

社内SNSやビジネスチャットのような、社員感のコミュニケーションを円滑にすることを目的とするツールをコミュニケーションツールといいます。

また、現在のコミュニケーションツールの多くはチャット機能の他に、WEB通話、ファイル共有・管理機能、なども備わっています。

テレワークを導入する上で最も優先すべきツールでしょう。

Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/
世界で75万社以上の企業が導入しているコミュニケーションツールです。
googledrive、salesforceなど普段の業務で使用している様々な外部ツールと連携が出来るため、仕事を効率化させることが出来ます。

主な特徴

音声通話、ビデオ通話
過去チャット履歴の検索機能
オリジナル絵文字の作成機能
他社サービスとの連携
どんな種類のファイルでも共有可能

Chatwork

https://go.chatwork.com/ja/
日本でNO1の利用者数を誇る日本発のビジネスコミュニケーションツールです。
一つのアカウントで社内外関係なく、グループを作成出来るためプロジェクト管理等を円滑にすすめることが出来ます。

主な特徴

音声通話、ビデオ通話対応
タスク管理機能
社内外関係ないグループチャット機能

MicrosoftTeams

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/free
Microsoft Teamsはマイクロソフトの自社製品です。
同社は公式サイトでteamsを「チームワークを実現するためのハブ」という表現をしており、ただのチャットツールだけでなく、office365のサービスと連携し、業務効率化のためのワークスペースを提供するツールです。

主な特徴

音声通話、ビデオ通話
スケジュール管理
office製品との連携

zoom

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
オンラインMTGツールといえばおそらく多くの方がzoomを想像するのではないでしょうか。
zoomは一回のデータ通信量が少ないため、非常に安定した通信が行えるのが特徴です。

主な特徴

音声通話、ビデオ通話
通話をかける方だけzoomアカウントを持っていれば使用可能

タスク・プロジェクト管理ツール

コストやスケジュールの管理を効率化することが目的のビジネスツールです。

元々は、エクセルでのプロジェクト管理が主流でしたが、情報の共有や進捗状況の把握が困難という側面がありました。

プロジェクト管理ツールはプロジェクトにおける情報の「視覚化」「即時性」が徹底されており、時々の状況に応じて迅速な意思決定が可能です。

Trello

https://trello.com/ja
オーストラリア発のプロジェクト管理ツールであり、かんばん方式と呼ばれる非常にわかりやすいユーザーインターフェースが特徴です。
ITツールを使い慣れていない方でも視覚的に使うことが出来ます。

特徴

優れたユーザーインターフェース
多くの外部アプリケーションとの連携が可能
基本的な機能は無料で利用可能

Asana

https://asana.com/ja
世界195カ国に数百万人ユーザーを抱えるワークマネジメントツールです。
facebookの創業メンバーの一人がfacebookの社内ツールとして開発したのが「Asana」です。
trelloと同じように非常にわかりやすいユーザーインターフェースが特徴でガイドラインもしっかりとしていることから初心者でも簡単に使いこなすことが出来るでしょう。

特徴

優れたインターフェース
ガイドラインがしっかりしている
外部アプリケーションとの連携が可能
オートメーション機能によりルーチンタスクを自動化可能

クラウドストレージ

インターネット上に作られたデータを格納するためのスペースです。
ローカルのストレージや社内のサーバーに保存しなくてもデータの管理が可能になります。

場所やデバイスにとらわれずに好きなタイミングでデータの管理が出来る点が大きなメリットです。

選び方としては、サービスによって大きく機能が変わるわけではないので、普段使っている業務用ツールに合わせて選ぶと良いでしょう。

googledrive

https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
google社が提供しているオンラインストレージサービスです。googleアカウントがあれば誰でも簡単に利用することが出来、15GBまでであれば完全無料で利用することが出来ます。

特徴

機能を拡張することが出来る
オフライン環境でも利用可能

onedrive

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
マイクロソフト社が提供しているオンラインストレージサービスです。officeアプリと親和性が非常に高いため、日常的にoffice製品を使う人であれば有用性は高いでしょう。

特徴

onedirve for businessであれば容量無制限で利用できる
officeアプリとの連携

Dropbox

https://www.dropbox.com/ja/
おそらくオンラインストレージと聞いて真っ先に思い浮かべるのはこちらのdropboxなのではないでしょうか。
元々は個人用のみのサービスでしたが、2008年にビジネス向けのアカウントをリリースし、現在はユーザー数6億人のオンラインストレージサービスになっています。

特徴

グループウェア

業務効率化を目的として、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするツールです。
様々な機能が一つのシステムに統合されており、上述したツールも多く入っています。

業務における様々なデータを一括で管理できるため、多くの企業で導入をされています。

また、近年ではSaas型・クラウド型のグループウェアが主流になっています。

選定するポイントとしては、「どの部署が」「どのツールを使うのか」を書き出し、優先順位を明確にした上で検討すると良いでしょう。

GoogleWorkspace

https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/
googleがビジネス向けに提供しているクラウド型のグループウェアです。
googleドキュメントやgoogleスプレッドシート、gmailなどの日常の業務でよく使うツールを一元で管理できます。また、独自ドメインの作成や共同作業機能など付加価値が非常に大きなサービスです。

特徴

Google社の優れたセキュリティ機能が備わっている
多くのツールで共同作業が可能
独自ドメインの作成が可能

office365

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365
ビジネスツールとしては定番のExcel、word、powerpointなどを効率よく使用することが出来ます。
ビジネスシーンにおいて必須ツールとも言えるoffice製品のライセンスをグループウェと一緒に提供できることが一番の特徴でしょう。

特徴

office製品のライセンスを同時に提供している
他のツールと比べてオンラインストレージの容量が非常に大きい（1TB/1ユーザー）

サイボウズOffice

https://office.cybozu.co.jp/
日本国内の中小企業でNO1のシェアのグループウェアです。 業務に関わるほぼ全てのデータを管理することが出来,中小企業であればこのサービスを一つ導入すれば業務において困ることはまずないでしょう。

特徴

業務に関わるほぼすべてのフローを網羅している
1ユーザーあたりの費用が他のツールに比べて安い

セキュリティツール

PCやスマートフォンをコンピューターウイルスやスパイウェアから守るためのツールのことです。
テレワーク導入にあたってでセキュリテイリスクが高まる傾向があるため、コミュニケーションツール同様、非常に優先度が高いツールです。

検討する際は

①PCスペックに合わせる
②ウイルスの検出力

を考慮して選ぶと良いでしょう

McAfee(マカフィー)

https://www.mcafee.com/ja-jp/index.html
日本で販売されているPCにはMcAfeeが初期搭載されているケースが多いので、名前を聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。

基本のセキュリティ対策の水準の高さに加えて、生体認証機能などのそれ以外の機能が魅力です。
また、一定の金額でデバイスの利用台数は無制限なのでコストパフォーマンスが非常に高い製品です。

特徴

利用台数に制限がない
セキュリティ以外の機能性が高い

ウイルスバスタークラウド

https://www.trendmicro.com/ja_jp/forHome/products/vb.html
日本国内のトレンドマイクロ株式会社が提供しているセキュリティソフトです。
「webレピュテーション」と呼ばれる独自開発の機能により、フィッシング詐欺などの悪質サイトへの誘導を非常に高い確率で防ぎます。
また、検索エンジンだけではなく、facebook,twitterなどのSNSに関しても高いセキュリティ力を持つことも魅力の一つです。

特徴

SNSへの強み
フィッシング詐欺に対する高いセキュリティ力
価格は相場並み

Norton(ノートン)

https://jp.norton.com/
1990年にリリースされて依頼、現在までに10億人以上のユーザーに利用されています。

第三者期間の調査でシェア上位の企業の中でNo1のウイルス検知率を記録しており、業界でもトップクラスのセキュリテイ機能を搭載しています。

また、料金面でも他社商品と比べて比較的リーズナブルな点も魅力の一つです。

特徴

業界トップ水準のセキュリティ機能
10億人以上の利用データを元に日々、アップデートが行われている

まとめ

今回はテレワーク導入において必須のツールを目的別にご紹介致しました。

IT化が進み、膨大な情報量を処理しなければならない現代において、ITツールを適切に使い、業務の効率化を図ることは必要不可欠です。
積極的に情報集を行い、最適なITツールを導入し、業務の効率化を図る姿勢は今後の経営者にとって重要な要素になるでしょう。

また、「テレワークの導入を考えているがどのようにすればいいかわからない」
「業務効率化したいけど、どのツールを使えば良いのかわからない」
こういったお困り事があれば、お気軽に弊社リカイゼンにご相談くださいませ。

リカイゼンではITを使って「テレワーク」「情報セキュリティ」について様々な形でお手伝いをしております。お気軽にお問い合わせくださいませ。