テレワーク導入で働き方改革推進！

テレワーク導入で働き方改革推進！

2019年に施行された働き方改革関連法案は企業が従業員の働き方を考えるきっかけになりました。
そして現在、コロナウイルスの影響で注目を浴びているテレワークが従業員の働き方にどんな影響を与えるのか解説いたします。

1.働き方改革とは

2019年4月1日より、働き方改革関連法案の一部が施行され、従業員の働き方の在り方は大企業だけでの問題ではなく中小企業にとっても重要な経営課題として認識されています。

そういった背景の中で、働く人たちそれぞれの個性に合わせた多様な働き方を自由に取捨選択できる社会を実現する取り組みのことを「働き方改革」と言います。


近年、長時間労働の常態化やそれが引き金となり起こる過労死、性的マイノリティーへの差別など様々な形で問題になっており、これからは私達が会社で働く起こりうる様々な諸問題に対して、解決をしていくための環境づくりが必要となっています。

2.働き方改革導入の社会的な背景

国が働き方改革関連法を行った背景には、日本が抱える社会的な問題が大きく分けて3つあると言われています。

2.1労働参加率の低さ

日本では長年に渡って長時間労働が常態化しており、月平均80時間を超える残業や連続での業務が当たり前のように行われ、残業や休まないことが美徳とされていました。

そのため、結婚や出産などで仕事を継続することが難しくなり、辞めざるをえない状況になっているという課題があります。また、そもそも働きたいと思えない労働環境などが影響し、このような労働参加率の低下を招いています。

2.2少子高齢化に伴う労働力不足

第２時ベビーブームがあった1970年代は2.1台であった合計特殊出生率は、2005年は過去最低位の1.26を記録するなど、急激な少子高齢化が進んでいます。

また、日本の人口も2008年をピークに減少しており、労働の主役である生産年齢人口の割合も、1990年代後半をピークに減少しています。このように、労働力の総数は確実に減少し続けています。

2.3多様な働き方に対する対応の遅れ

時代とともに私達の生活や働き方は指数関数的に変化してきました。今では、女性が結婚や子育てをしながら非正規雇用労働者といて働き続ける女子が増えているなど、一昔前ではなかなか想像ができなかった働き方が当たり前になっています。

このような時代の中で、多様な働き方が選択出来ない画一的な働き方の強要は、多くの優秀な人材を活用できずに、企業としての競争率を弱めてしまう大きな一因となります。

3.新しい働き方：テレワーク

2020年の世界的なコロナウイルスの大流行以降、急速に人々の生活様式が変わりました。
それに伴って、先述の「働き方改革」の対応が迫られるようになりました。その中で今、最も注目を集めている働き方が「テレワーク」です。

3.1テレワークとは

情報通信技術(ICT = information and Communication Technology)を用いて、場所や時間に囚われずに、働くことを指します。

テレワークを実現するためには、オフィスと同等のコミュニケーションを可能にする環境の整備が必要になります。そのためにはzoomやslackなどのビジネスツールを導入することが必須になっています。

3.2テレワークが今注目されている理由

2020年2月頃から急激に感染が広がった新型コロナウイルスの影響が一番にあります。

「3密（密閉・密集・密接）」を避けることは新型コロナウイルス対策において最優先事項となっており、その対応としてテレワークを導入する企業が増えました。

4.テレワークの種類

テレワークは先述のように情報通信技術を用いた場所や時間にとらわれない柔軟な新しい働き方のことですが、実は職種や業務によって、導入すべき形態は変わってきます。

4.1在宅勤務

在宅勤務とは、その名の通り、自宅で仕事をすることを指します。
完全に在宅勤務になるケースもあれば、週2,3回交代で出社するパターンもあり企業によって導入の方法は様々です。

会社とのやり取りは主にパソコンや電話等が多いです。
また、slack、chatworkなどの社内チャットツールや、zoom、googlemeetなどのweb会議システムなども必要に応じて利用されます。

4.2モバイルワーク

モバイルワークとは、顧客先やカフェなどでパソコン、タブレット、スマートフォンなどを使用して働くことを指します。
営業職などで多いのがこちらのモバイルワークです。導入のためには、リモートアクセスシステム、業務報告システム、業務ログ管理システムなどの導入が必須になります。

4.3サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、会社が用意するテレワーク用のオフィス、またはWeWorkのような共同利用オフィス、ワークスペースなどを就業場所とする働き方を指します。

通勤負担の軽減、地域との連携、生産性の向上などを目的とされています。

5.テレワークのメリット・デメリット

テレワーク導入には様々なメリットがありますが、それと同時にデメリットもあります。

導入する際は双方を十分に考慮することが重要になります。

5.1テレワークのメリット

テレワークのメリットとして考えられる3つを紹介します。

5.1.1業務の効率化

テレワーク導入の一番のメリットは業務の効率化に尽きるでしょう。
テレワーク導入にあたって、まず必要なことはITツールを導入し、業務をペーパーレスで行える環境を整えることです。

その結果として、データ入力等の単純作業の自動化やオンラインでの迅速な情報共有が可能になるなど業務効率が上がることが大いに期待されます。

5.1.2 移動時間の削減

総務省統計局の社会生活基本調査によると日本全国の平均通勤時間は往復で1時間19分です。これがテレワークの導入によって削減されるのは従業員にとって非常に大きなメリットです。

結果として、空いた時間で家族・友人・パートナーとともに過ごす時間・自己啓発に使える時間を増やすことが出来ます。

5.1.3 企業の変革を促進　

テレワークを導入することで固定化されていた組織風土、価値観を強制的に変えることが出来ます。
今後のビジネスの潮流を考慮すると、国内に留まらず、活躍できる多様な人材を自社で活用してくことは必要不可欠です。

また今までの出社ありきのマネジメント、会社の固定化された文化を変容していくことで企業変革の促進に繋がることが期待されています。

5.2テレワークのデメリット

一方、テレワークのデメリットとして考えられることも3つ紹介します。

5.2.1社内のコミュニケーション不足を起こす

従業員同士が顔を会わせる機会が減ってしまうので、コミュニケーションが不足し、チームワークを維持するのが難しくなると言われています。

こういったことを避ける方法として、最も有効なのは、社員同士でチームを組むことです。「同一の環境で働く」はチームビルディングの基礎であり、サテライトオフィスなど定期的に社員が集える拠点の整備を行うと良いでしょう。

この方法が難しい場合は、チャットツールを使ってこまめに連絡を取ったり、web会議などで打ち合わせの合間に意図的に雑談を交えたりするなど、工夫が必要です。

5.2.2 セキュリティリスクが高まる

自宅やコワーキングスペース、カフェや図書館などで働く可能性があるため、情報漏洩のリスクが高まります。

前提として、情報セキュリティには「最も弱いところが全体のセキュリティレベルになる」という特徴があります。そこで、情報資産を守るために「ルール」「人」「技術」のバランスが取れた対策を実施することが必要になります。

テレワーク導入の大きな課題として考えられるセキュリティ対策については、セキュリティのプロに相談して進める方が安全でしょう。

5.2.3 自己管理が困難

従業員がテレワークを行うに当たって、自己管理が難しいという問題があります。
人の目がないため怠けてしまったり、逆に成果を出すために働きすぎてしまう恐れがあります。
適切なタイムスケジュールを心がけて、業務に取り組むことが必要になります。

6.テレワークに必要な要素(システム面)

テレワーク導入にあたって、システムまわりで検討しなければならない要素を紹介します。

6.1システムへのアクセス方式

社内とは別の場所から資料共有やシステムにアクセスできるように、アクセス方式を考える必要があります。

アクセス方式には、リモートデスクトップ方式、仮想デスクトップ方式、クラウドアプリ方式などがあります。

リモートワーク導入にあたってのスピード感やどこまでの情報にアクセスすることを許容するかなどによって、最適な方式を選定しましょう。

6.2コミュニケーション方式

電子メール、チャット、web会議システム、情報共有ツールなどの社内、社外と円滑にコミュニケーションを図るためのツールは何を使うのか、どうやって使うのか（社内ルールの策定）を決める必要があります。

コミュニケーションの頻度などとあわせて考えましょう。

6.3管理ツール

勤怠管理ツール、在庫管理ツール、ペーパレス化ツール等のいわゆる「管理ツール」の導入を検討する必要があります。
またテレワーク環境下でのセキュリティポリシーを策定し、適切な環境構築、社員教育を行うことが必要になります。

7.テレワークに必要な要素(人事面)

テレワーク導入にあたって、人事管理において２つの検討事項があります。

7.1労務管理の再設定

テレワークの弊害として、先程上述した長時間労働になりやすいという課題が上げられます。
そこで、労働基準関係法令・労働安全衛生法に沿って業務を見直す必要があります。

7.2適切な評価制度の再設定

テレワークでは上司が部下の仕事ぶりを直接チェックすることが出来ないため、評価すること自体が非常に困難であり、上司によって結果にムラが出ることが課題となっております。
そこで新しい働き方に対応させた評価制度を改めて作り直す必要があります。

8.まとめ

今回は「働き方改革」と今注目を集めているテレワークについて紹介してきました。

必要に迫られる中で、新しい働き方の判断をしていくのは難しい面もあります。一方で、会社として今から「働き方改革」を進めていくことは、従業員の生産性の向上や、会社としての取り組みとして広報的なメリットもあります。今注目されているテレワークを上手に使いながら、新たな一歩を踏み出してみるのはいかがでしょうか。

「テレワークに興味はあるけれども、どのように導入したらよいかわからない」など、お困りごとがある場合は、弊社リカイゼンにご相談ください

リカイゼンでは、ITを使って「働き方改革」や「テレワーク」について様々な形でお手伝いをしております。お気軽にお問い合わせくださいませ。
リカイゼン公式サイト