業務管理とは？企業における必要性や種類、効果的な進め方を解説

業務管理とは？企業における必要性や種類、効果的な進め方を解説

「業務管理」と聞いても、具体的な効果や手段、自社にとっての必要性がイメージできないかもしれません。実行すべきとわかっていても、漠然としたイメージで取り組んでは、期待する効果を得られないでしょう。

そこで今回は、業務管理の目的や種類、効果的な進め方について解説します。業務管理とは何を指すのか、基本的な部分から見ていきましょう。業務管理の基本・ノウハウを頭に入れておけば「従業員の不満・課題が見えない」「売上低下の原因が掴めない」といったシーンで、改善案を見出せるかもしれません。

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業務管理とは

業務管理とは、社内の業務効率化・生産性向上を目的とした、業務状況を最適化する方法です。企業規模が大きくなるほど、社内情報を把握・共有するのが難しく、適切に管理されなければ効率の低下も招くでしょう。

業務管理では、各部署の状況や業務内容、進捗などを可視化できるため、全体をコントロールできます。余計な人員や煩雑化した業務フローなどの発見につながり、生産性向上・業務効率化に効果を発揮します。

業務管理を行う目的

業務管理を行う目的を5つにわけて解説します。

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業務の属人化・ブラックボックス化を防ぐ

業務の属人化・ブラックボックス化を防ぎ、内部統制を強化するためにも、業務管理は必要です。内部統制を行うには、組織構造やルールの整備が欠かせません。しかし、社内の全体像、細分化された構造を把握できなければ、構造・ルールの整備は難しいでしょう。

業務管理では、社内の課題・問題を改善するため、部署・部門にかかわらず、情報共有（一元管理）を行います。コミュニケーションロスや部署間の隔たりにより、情報が属人化・ブラックボックス化された状態を解消できます。

生産性を向上させる

業務管理は、社内の課題、優先順位が明確化されるため、生産性を向上する目的としても用いられます。業務管理を行うと、業務フローや人的リソース、資金の流れが可視化されます。

全体・詳細の把握は、事業課題の発見につながり、業務の標準化や労働時間の削減なども可能です。こうした業務の効率化によって社内の無駄が削減され、生産性の向上を実現できます。

コストを削減する

業務管理は、社内の無駄を省けるため、コスト削減にも効果を発揮します。たとえば、業務管理により業務フロー・人員配置・作業工数などが明らかとなった場合、余計な人員・作業工程が発見できるかもしれません。

人員を削減し、限られた時間内で同様の成果を得られれば、人件費を削減できるでしょう。業務管理は、社内の無駄なコストの発見にもつながる取り組みです。

人為的ミスを防ぐ

業務管理により、部署・部門内の状況を把握することで、人為的ミスの軽減につながります。企業規模が大きくなるほど、各業務・工程において「どこで・誰が・何をしているか」といった状況把握は難しくなるでしょう。状況把握ができなければ、業務プロセス・フローを最適化できず、煩雑化を招くリスクもあります。

業務管理は情報の一元管理が可能なため、各部署・部門の状況・情報を共有し、社内業務の最適化が図れます。従業員同士がお互いに何をしているか把握できるほか、無駄な業務の削減により、人為的ミスの軽減につながるでしょう。

顧客満足度を向上させる

業務管理による業務の最適化・効率化は、顧客満足度の向上にもつながります。煩雑化した業務は、成果物の品質低下を招くほか、効率低下による納品の遅延を招くかもしれません。

しかし、業務管理は無駄の削減やリソースの最適化も図れるため、品質向上・効率化に期待できます。顧客への迅速な対応力強化、顧客ニーズを上回る製品・サービスの納品などにつながり、顧客満足度向上につながるでしょう。

業務管理の主な種類と内容

業務管理の主な種類と内容について解説します。「何を」「どのように管理できるのか」詳しく見ていきましょう。

タスク管理

タスク管理とは、各従業員が抱えるタスクをリストアップし、全体で管理・共有することです。社内全体のタスクを管理・共有することで、従業員別の進捗や業務課題を分析できます。

たとえば、特定の従業員の進捗が遅れている場合、他従業員がタスクを確認することで、迅速にフォローできるでしょう。遅延が発生しそうなタスクを事前に把握し、人材を再配置することも可能です。

タスク管理により、業務効率化はもちろん、顧客満足度向上も狙えるでしょう。

時間管理

時間管理とは、業務にかける時間を管理し、遅延や残業を防止することです。具体的には、タスク管理と併せて「いつまでに」「どのタスクをこなすか」を明確化します。

チーム・個人の業務時間を管理することで進捗管理が最適化され、トラブル・遅延発生時のフォローも迅速に行えます。ワークライフバランスを守り、残業による人件費の増加も防ぎやすくなるでしょう。

勤怠管理・健康管理

勤怠管理・健康管理とは、従業員エンゲージメントを高め、ベストなパフォーマンスを発揮してもらうための管理方法です。具体的には、以下のポイントを管理します。

従業員の健康や業務負担のチェックは、労働基準法の遵守にもつながります。健康な企業体制を維持するためにも、勤怠・健康管理は必ず実施しましょう。

案件管理

案件管理では、プロジェクト単位での状況把握、営業の商談・注文状況の把握を行います。それぞれの状況を可視化することで、次回以降にとるべきアクションを最適化できます。

さらに、管理された情報をもとに、管理者は各従業員にパーソナライズされたフォロー・フィードバックを行えるでしょう。情報・データの蓄積は、社内のナレッジにもつながり、競合他社との優位性確保も実現できます。

顧客管理

顧客管理では、過去の商談内容や履歴、提案資料など顧客ごとの情報を管理し、適切なフォロー体制構築を目指します。過去の事例をデータ化し、全体で共有・管理することで「どの手法であれば」「どのような成果が得られるのか」を把握できます。

営業対応やカスタマーサポートの品質向上に期待できるため、事業運営の最適化にもつながるでしょう。

経営管理

経営管理とは、事業計画の達成に向け、現状把握と戦略の立案・改善を行うことです。タスクや時間、顧客管理を踏まえたうえで、経営上の目標に対して方針・戦略に狂いがないかを分析し、問題があれば改善・実行します。

売上・利益はもちろん、事業戦略の現状を把握する能力が求められるでしょう。そのため、経営管理では、経営者層のトレーニングも欠かせません。専門家（会計士・税理士など）とも連携し、経営状況の管理・把握の最適化を図りましょう。

効果的な業務管理の進め方

効果的な業務管理の進め方を段階的に解説します。手順に則ることで、管理手法の抜け・漏れを防ぎつつ、事業課題の解決につなげられるでしょう。

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現状の業務フローを可視化する

まずは業務の全体像を把握するため、現状の業務フローを可視化しましょう。経営者層・管理者層がイメージする業務フローでは、現場レベルの課題・改善点を洗い出せない恐れがあります。

以下のポイントに注意して、業務フローの可視化を行ってください。

業務フローの解像度を上げることで、現場で働く従業員しかわからない、課題・改善点の発見につながります。現場レベルの目線まで落とし込んで、業務フローの可視化を行いましょう。

業務の評価基準を数値化する

業務管理における評価基準を数値化し、目標と現在の乖離をもとに効果検証できる体制を整えましょう。業務管理を実行後、感覚的な評価では効果が得られているのか、明確に判断できません。

定量的に効果を判断するためにも、評価基準を数値化することが大切です。

業務管理ツールを活用する

業務管理ツールを活用して、膨大な情報を効率的に管理・運用しましょう。

業務管理で扱う情報は多岐にわたり、管理体制の整備やデータの集計・管理を手作業で行うのは難しいでしょう。そのため、専用ツールの活用で業務管理を効率化し、管理そのものを日々の業務に落とし込むことが大切です。

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PDCAサイクルを回す

業務管理のPDCAサイクルを回し、事業課題の継続的な解決、事業目標の達成など、施策のブラッシュアップも必要です。PDCAサイクルとは、計画（Plan）・実行（Do）・評価（Check）・改善（Action）を繰り返し行う手法です。

施策の実行と効果検証を一度行うだけでは、ビジネスシーンの変化に対応できません。継続的なPDCAサイクルで、現在取り組むべき課題・改善点を常に把握し、業務管理をブラッシュアップさせましょう。

まとめ

業務管理は、社内の状況を可視化・コントロールし、業務効率化や生産性の向上を狙う取り組みです。現場レベルの課題を発見し、改善につなげられるため、従業員エンゲージメントの向上にも役立つでしょう。

ただし、闇雲に取り組んでも、課題の発見や効果的な施策の実行にはつながりません。業務フローを現場レベルで洗い出し、評価基準を明確化する必要があります。

業務管理が正しく行える社内体制を整え、事業課題の解決、目標達成に向けた施策を実行しましょう。