会計システムとは？どれを導入すべき？種類・機能・選び方を解説

会計システムとは？どれを導入すべき？種類・機能・選び方を解説

社内業務をサポートする基幹システムは種類が多く、なかでも会計や財務にかかるシステムは違いがわからないかもしれません。そこで今回は、会計システムにフォーカスして、搭載される機能や似たシステムとの違いについて解説します。

さらに、会計システムの種類、企業規模別の選び方も解説するので、どのシステムを導入すべきか悩む際は、ぜひ参考にしてみてください。システムの特徴や違いを理解することで「現状の課題を解決できるか」「費用対効果に期待できるか」などを判断できるでしょう。

会計システムとは

会計システムとは、会社内のお金の動きを管理し、会計業務の効率化を図るシステムです。次項では、会計システムの主な機能や種類について解説します。

会計システムが持つ主な機能

会計システムの主な機能は、次のとおりです。

会計システムの主な機能

• 財務管理：各拠点、支店などの財務情報を一元管理する
• 帳簿作成：現金出納帳、総勘定元帳といった帳簿を作成する（数字は自動反映される）
• 伝票入力：入金・出金などの伝票を入力する
• 集計管理：一定期間の債務把握や帳簿作成などをサポートする
• 仕訳（自動仕訳）：過去のデータをもとにした仕訳の提案や売上・預金などの自動仕訳を行う
• 予実管理：部署・部門や事業別に、予算と実際費を比較・分析する
• 各種分析：過去の情報をもとに、経営や支払などの状況分析を行う

上記のように、会計システムには、会計業務を包括的にサポートする機能が搭載されています。

会計システムのタイプ

会計システムには、以下2つの種類があります。

＜主なタイプ＞

• パッケージ型（インストール型）
• クラウド型

各種類の特徴について、次項から見ていきましょう。

パッケージ型（インストール型）

パッケージ型（インストール型）の特徴は、次のとおりです。

＜パッケージ型（インストール型）の特徴＞

• 自社サーバーやPCにシステムをインストールする
• 費用はシステムの購入費（目安は20,000～100,000円）と保守契約料（年間数万円）のみ
• 外部と隔離した状態で運用可能
• システムのインストールやアップデートは手動で行う

パッケージ型（インストール型）は、会計システムをインストールし、社内で運用できるタイプです。外部と隔離できるため、セキュリティ強化にも期待できます。

ただし、メンテナンスを自社で行う必要があるほか、法改正時も自力で対応しなければならないため、専門知識を持つ人材が必要です。

クラウド型

クラウド型の特徴は、次のとおりです。

＜クラウド型の特徴＞

• 自社サーバーなしで、オンライン上からベンダー提供のシステムを利用できる
• どの端末からでもシステムにアクセスできる
• セキュリティ対策やメンテナンスをベンダーに任せられる
• 利用料金は月額制（目安は2,000円～50,000円）

クラウド型は、インターネットを介してシステムを利用するため、社内にサーバーを用意する必要がありません。どの端末からでもアクセス可能で、屋外からもシステムを利用できます。

ただし、月額料金制のケースが多く、長期の視点で見るとインストール型よりもランニングコストがかかるケースがあります。

販売管理システムとの違い

会計システム・販売管理システムについて、それぞれの特徴から違いを見ていきましょう。

会計システムは、会計業務に特化した機能を搭載し、実務の効率化やミスの軽減を図るためのシステムです。一方、販売管理システムは、販売業務の流れ（受注～代金回収）を管理することが目的であり、会計システムより幅広い業務に対応しています。

会計システムを導入するメリット

会計システム導入のメリットを4つ解説します。

担当者の負担軽減や複数拠点のデータ集計効率化が図れる

会計システムは各種帳簿の入力を自動化できるため、担当者の業務負担軽減に期待できます。会計システムでは、取引データをもとに、売掛金元帳や現金出納帳などへ数値が自動反映されます。個別に帳簿作成する手間がなく、入力ミスも軽減されるため、担当者の手間やストレスが軽減されるでしょう。

また、クラウド型の会計システムであれば、複数拠点からリアルタイムでデータの集計・閲覧ができます。紙ベースでのやりとりのように、時間と手間をかける必要がなく、経営者層の意思決定を加速させられるでしょう。

ミス（ヒューマンエラー）防止につながる

会計システムの自動入力機能により、帳簿作成時のヒューマンエラー防止にも効果が期待できます。前述したように、会計システムは担当者が手作業で帳簿を作成する必要がありません。

元データをもとに帳簿が自動作成されるため、転記ミスのようなヒューマンエラーを防止できるでしょう。

複雑な仕様や税制の改正などにも対応できる

クラウド型の会計システムであれば、ベンダーのアップデートにより、法制度の仕様変更や税制改正時もスマートに対応できます。クラウド型は、ベンダーによってシステムのインストールやアップデートが行われます。

システムを自社運用する必要がないため、仕様変更や税制改正時も適切な会計処理ができるよう、ベンダーによってアップデートされるでしょう。

反映が迅速なため経営状況改善につなげやすい

会計システムでは、入力した各種データから分析用のレポートが自動作成されるため、経営状況の即時確認・改善につなげやすくなります。紙ベースでの管理、表計算ソフトでのレポート作成は手間と時間がかかり、リアルタイムでの状況確認には不向きです。

しかし、会計システムは一度入力したデータをもとに、キャッシュフロー表や費用・収益レポートなどが作成されるため、現状の把握から戦略立案までの迅速化に期待できます。業績悪化の兆候を見逃すリスクを抑えられ、経営のリスクマネジメントにつなげられるでしょう。

会計システムを導入する際の注意点

会計システム導入時は、以下のポイントに注意が必要です。

＜導入時の注意点＞

• 入力データの改ざんや消失
• ハッキングによる情報漏洩

会計システムは扱いやすさを重視しているため、データの入力や修正を簡単に行えます。自社サーバーへのハッキングやログインID・パスワードが漏洩した場合、データの改ざん・情報漏洩のリスクが高まります。さらに、データの破損やシステムトラブルなどが原因で、電子データが消失する恐れもあるでしょう。

こうしたリスクを抑えるためにも、会計システム選定時は以下のポイントを確認してください。

＜確認すべきポイント＞

　

• 通信の暗号化が行われ、ハッキングのリスクが抑えられている
• 第三者認証の取得により、セキュリティへの信頼性が高い
• バックアップ体制が充実している（複数の拠点にバックアップ用サーバーがある）

ベンダーの実績や口コミも確認し、信頼できるか判断することも大切です。

自社の規模に合った会計システムの選び方

自社の企業規模に合った会計システム選びのポイントを3つ解説します。

個人事業主・フリーランス向け

個人事業主・フリーランスの場合、以下のポイントを押さえましょう。

＜選ぶポイント＞

• 低料金で必要最低限の機能が利用できるか
• スマートフォンやタブレット端末でも利用できるか
• 電話やチャットでのサポートに対応しているか

個人事業主向けの会計システムの場合、無料もしくは低料金の製品もあります。無料の場合、確定申告や帳簿付けなど機能は限定的ですが、個人事業主・フリーランスであれば必要十分といえるでしょう。

また、外出先での利用、充実したサポートがあれば、初心者でも気軽にシステムを利用できます。

中小企業向け

従業員30名以下、会計業務専任者がいない中小企業の場合、以下のポイントを押さえましょう。

＜選ぶポイント＞

• 仕訳サポートや自動入力機能の有無
• 汎用性の高さ

会計業務専任者がいない場合、専門知識なしでも会計業務ができる機能がないか確認しましょう。とくに、仕訳作業は時間と手間がかかるため、自動入力機能があると便利です。

また、給与計算や勤怠管理など、汎用的なシステムであれば、業務全体の効率化も目指せます。

中規模以上の企業向け

中規模以上の場合、以下のポイントを押さえましょう。

＜選ぶポイント＞

• 他ツール、他システムとの連携が取れるか
• 内部統制への柔軟な対応力があるか

会計処理の停滞・遅延を防ぐため、中規模以上の企業はシステムの連携力を確認しましょう。たとえば、ワークフローシステム（社内業務の電子化）との連携により、会計システムに取り込んだ情報から、各種申請書類を自動的に作成できます。

また、将来的な上場を見込んでいる場合、監査への対応力も考慮すべきでしょう。内部統制の一環として、業務フロー・プロセスの再構築を検討する際、会計システムが対応できるかを検討しなければなりません。

中規模以上の企業は、コストだけでなく、将来的な運用も考慮することが重要です。

まとめ

会計システムは、お金の動きを管理し、作業の効率化やヒューマンエラーの防止に効果が期待できるシステムです。各種会計レポートも自動的に作成されるため、経営戦略の立案も迅速化されるでしょう。

ただし、会計データの電子化は、データ消失や情報漏洩などへの対策が欠かせません。ベンダーの実績・セキュリティ対策のレベルなども確認し、信頼できるか導入前に把握しましょう。

自社の企業規模にマッチするシステムを導入することで、業務効率化だけでなく、経営のリスクマネジメントにもつながります。