営業支援システムの機能と導入すべきタイミングを解説

営業業務を効率化するシステムのことを、営業支援システムやSFAと呼びます。
本記事では、営業支援システムでできることや、機能一覧、導入方法などを解説していきます。

1．営業支援システムとは

営業支援システムとはSFA（Sales Force Automation）とも呼ばれ、営業業務の効率化やボトルネックの発見で営業活動を支援するツールです。
まずは営業支援システムの一般的な機能について紹介します。

営業支援システムでできること

営業支援システム（SFA）では、各営業担当者の活動記録や持っている顧客情報、案件の進捗状況などを一元管理・情報共有できます。SFAの日本語訳は「営業の自動化」。その言葉の通り、業務プロセスのうちで自動化できる部分を徹底的に自動化し、営業活動を支援します。ICT（Information and Communication Technology）の一種ともいえるでしょう。

ちなみに、SFAとよく似たシステムにCRM（Customer Relationship Management）があります。顧客情報を蓄積・管理するという意味ではSFAとCRMは同じですが、CRMはより全社的に使用される支援ツールです。CRMでは、収集した情報を営業だけでなくマーケティングや商品開発など幅広い部門で活用します。営業支援だけに特化しているわけではないため、SFAとの混同に注意してください。

営業支援システムの機能一覧

では営業支援システムには具体的にどのような機能が備わっているのでしょうか。代表的なものを紹介します。

● 顧客・人脈情報管理
顧客の社名、担当者名、購入履歴、商談履歴などを管理する機能です。
営業担当者同士が重複して同じ会社へ営業をしてしまうようなトラブルを避けられるほか、担当者の形成した人脈の共有にも役立ちます。

● メンバーのスケジュール管理
メンバーの個々のスケジュールを一括表示・管理する機能です。出先で予定が急変してもシステム上ですぐに変更可能なため、マネジメントがしやすくなります。

● 案件・商談の進捗状況管理
商談状況や受注確度といった案件ごとの詳細な情報を一元管理する機能。過去の商談履歴と照らし合わせて適切な営業活動を支援します。

● 見積書・契約書の発行機能
ワークフロー機能です。見積書や契約書作成から承認、発行までスピーディーに進められ、契約の機会を逃しません。

● 予実管理
売上予測と実績を管理し、乖離状況を分析、リアルタイムで売上予測へ反映・共有できます。さらに商品・サービスごと、担当者ごとのように多角的な売上分析も可能です。

● 日報や月報などのレポート管理
業務日報などを取り入れている企業向けにレポート管理システムもあります。担当者はツール上でレポートを記入、簡単に管理者と共有できます。

● タスクの振り分けやtoDo管理
管理者がメンバーのスケジュールや案件の進捗状況に合わせてタスクを振り分けられる機能。管理者の指示のもとで効率的な営業活動が行えます。

一般的な営業支援システムでは、上記の機能がパソコン・タブレット端末・スマートフォンから利用できるようモバイル最適化がされています。よって出張先や営業先からでも管理者と部下がスムーズにやり取りでき、機動的な営業活動を支援してくれます。

また画面上で「いつ・どこで・だれが・何をしているか」が見える化されるため、営業の今の実態が把握しやすくなるでしょう。

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2．営業支援システムを導入すべき課題ポイント

利便性の高い営業支援システムですが、導入するだけで営業成績が上がるわけではありません。事前に営業部の課題をきちんと洗い出した上で、その解決に利用するという目標設定が重要です。
営業支援システムが効果を発揮しやすい課題のポイントをまとめます。

Excelでの管理が煩雑

顧客情報の管理をExcelで行っている会社は多いのではないでしょうか？
蓄積してきた営業データは会社の財産ですが、

●　誰がいつ作成したか分からないマクロをずっと使っている
●　会社の規模が大きくなり、顧客人数も増えてきて管理しきれない
●　今のファイルでは必要な情報が追加できない

上記のような場合は営業支援システムの導入を検討すべきといえます。
誰がみてもわかりやすい形でデータを管理でき、情報の追加や分析もしやすくなるでしょう。

営業ノウハウが属人化

営業部門は属人化しやすいといわれます。属人化とは、特定の営業担当者の経験則やモチベーションに営業成績が左右されてしまう状態を指します。
「忙しすぎて情報共有に手が回らない」「活動をブラックボックス化した方が仕事が楽」など属人化する理由はさまざまですが、情報が個人に帰属してしまうデメリットは深刻です。

● 営業ノウハウが共有できない
● 顧客の引き継ぎが困難になる
● 新人教育に時間がかかる
● マネジメントが難しく、問題が発生しても改善策を打ちにくい

すでに属人化してしまった組織では、管理者が「情報共有しよう」とただ訴えても変わりません。負担なく情報共有でき、業務効率化にもつながる方法を打ち出す必要があり、営業支援システムはその具体策の1つになるでしょう。

新規営業開拓を検討している

従来のルート営業から脱却して新規ルートを探したい場合、まずは現状把握が重要です。
しかし、新規ルートに見込み客がどれくらいいるのか、今まではどのような提案が効果的だったのかを一つずつ整理し、分析していくのは非常に手間がかかります。

営業支援システムではこれまでの営業活動のデータを可視化・分析しやすいため、より確度の高い営業戦略の立案に役立ちます。

報告書作成に時間が取られている

日々の業務のなかで特に時間を取られるのが営業報告書の作成です。いまだに紙を使って営業報告書を作成している会社も少なくありません。

● 紙ベースやPDFで報告書を作成・提出している
● 集計する際にExcelへデータを打ち直している
● データの詳細を確認したい場合は、改めて書類を探す必要がある

上記のような方法を取っているなら、営業支援システムが有効です。
報告書の作成・提出・承認・分析がすべてシステム上で行えるため、作成する営業担当者側にも管理者側にも余計な手間がかかりません。
本来の営業業務に集中できる環境を整えられるでしょう。

情報共有がまばら

情報を共有する仕組みが不十分だと、結局は担当者の個別管理になってしまいがちです。案件の進捗を確認したくても「出張で不在だからわからない」となってしまえば、顧客対応や問い合わせ対応が後手に回ってしまうでしょう。

最新情報をベースに営業戦略を立てたいなら、状況のリアルタイム更新ができる情報共有システムの構築が必要になります。営業支援システムはタブレット端末やスマートフォンからのアクセスを前提としているため、外出先からでも簡単にアクセス可能。情報共有を促進できます。

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3．営業支援システムの失敗例と解決策

営業支援システムを導入してもすぐに活用できるわけではありません。「せっかく高いコストを払って導入したのに、効果を得られなかった」という失敗例も実は多いのです。

やりがちな営業支援システムの失敗例とその解決策をみてみましょう。

入力項目が多くて更新しない

システムへの入力項目が多すぎて更新が滞ってしまうケースがよくあります。
特に紙ベースやExcelからの移行は注意が必要。導入に際して「今までの入力項目に加えて、あれもこれも管理したい」となりがちです。

管理者側の視点だけで営業支援システムを選び、結果的にメンバーの負担が増えてしまっては本末転倒です。
初めて営業支援システムを導入するときは、機能もさることながら、まずは使い勝手を追求しましょう。

● パソコンやタブレット端末など普段使用している機器で入力がしやすいか
● 画面をみたときに何をすればいいかが直感的にわかるか
● 業務の工数削減になっているか

操作に慣れるまでの時間も考慮し、上記の視点を重視して選びましょう。できれば現場の営業担当者に試験利用してもらい、感想や改善点をもらうことをおすすめします。

実際に使用する社員が使いやすいと感じるシステムを導入し、現場に浸透してから入力項目を増やしても遅くはありません。

機能を使いこなせない

機能一覧で説明したとおり、営業支援システムには非常に多くの機能があります。しかし多様な分析ができる方がよいと考えて、付けられるだけ沢山の機能を盛り込んでしまうと、

● コストが高くなる
● 使いこなせない機能が出てくる
● 画面が複雑になって使いにくくなる

などの状態になってしまい、システムが無駄になってしまいます。

営業支援システムのなかには、自社のフローには適さない機能も含まれています。機能とコストで迷ったら「本当に自社にとってこの機能が必要か」「使いこなせるか」を冷静に考えて決めましょう。

営業の業務フローができていない

現在の営業フローを営業支援システムにうまく落とし込めず、システムの有効活用ができないケースも珍しくありません。特に担当者それぞれで営業スタイルが異なるような属人化している組織で多く発生する失敗例です。

営業支援システムは、あくまで基準となる一定の営業フローに則って業務を効率化する仕組みです。あまりに担当者によって営業スタイルが異なると、

● 適当に入力されてしまって有効なデータが取れない
● 人によって利用頻度に差が出てしまう

となり、属人化を解消しきれず、システムの活用もしにくくなります。

もし基準となる営業フローの設定が難しいなら、成績のよい営業担当者たちに日々の業務内容をヒアリングするとよいでしょう。その人たちの行動パターンをフロー化し、基準となる営業業務フローを形にした上で営業支援システムを選べば失敗を回避しやすくなります。

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4．営業支援システムを導入する方法

営業支援システムを導入する方法は2つあります。

• 既にあるシステムを導入する
• 自社専用のシステムを開発する

営業支援システムツールを使用

ベンダーがサービス展開している既存の営業支援システムを導入する方法です。特に小規模の会社やスタートアップ企業は、初期費用が小さい既存システムの導入をおすすめします。
世界中に数多くの営業支援システムがありますが、タブレット端末やスマートフォンでの利用が多いため主流はSaaS系です。国内で代表的な営業支援システムツールを下記します。

• Salesforce Sales Cloud
• eセールスマネージャーRemix
• Knowledge Suite
• Sales Force Assistant
• InfAjast - ES3.7
• ホットプロファイル
• Senses
• JUST.SFA
• kintone
• Microsoft Dynamics 365　など

営業システムツールを選ぶポイントは「導入・月額コスト」「実績」「操作性」「他ツールとの連携可否」です。
既存のSaaS系ツールの場合、多くは”社員1人につき月額◯円”の料金設定になり、その価格帯は会社の規模や追加機能によって前後します。ほとんどのシステムで無料トライアル期間が設けられているため、予算にあった複数のシステムを検討し、操作性などを確かめてみるとよいでしょう。

ただし、SaaS系は初期費用が抑えられる一方で、長期的に使用していきたい場合はランニングコストがかさみます。

自社専用システムの開発と比較して、長い目でみたときにどちらを選択すべきかは意見の分かれるところでしょう。

営業支援システムを開発

一から自社専用の営業支援システムを開発する方法です。

● 既存の営業支援システムをいくつか試したが、なかなかうまくいかなかった
● サービス終了などの心配がなく長期的に使える営業支援システムが欲しい
● 独自の営業フローがあるため既存システムでは対応できない

上記のような場合は営業支援システムの開発がおすすめです。

特に独自の営業フローは他の会社が真似できない部分であり、まさに会社の財産といえます。
「何とかExcelで対応していたが、限界を感じている」「営業業務の効率化を図りたい」「デジタル化したい」というニーズに応えつつ、営業フローのコアな部分を活かすには独自での開発が最適です。

もちろん、既存のSaaS系営業支援システムを導入するより初期費用・時間ともにかかります。しかし、長期的に見ればランニングコストの削減につながるでしょう。
また途中でサービスが終了してしまう心配がないため、業務効率化を促進しつつ、長期間に渡って営業ノウハウの蓄積ができます。

会社の資産を作るという観点からも導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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