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【システム運用と保守の違いとは?】外注前に知りたいポイント

システムは業務で欠かせない便利なものです。 しかし、使用しているうちに思わぬトラブルが発生することもあります。システムトラブルによる業務の支障は、オフィスワーカーにとって致命的な問題です。これを防ぐために必要なのが、システムに不具合が起きないよう見張りをする「システム運用・保守」です。 一般的にシステム開発と比べ、システム運用・保守はどのような作業なのかが可視化されづらいもの。ここでは、システム運用と保守の違いをしっかりと理解し、かしこく外注するためのポイントをご紹介します。

■システム運用と保守の違い

まず、システム運用と保守は何が違うのでしょうか?それぞれの意味とその違いをご説明します。

・システム運用とは

システム運用とは、日々システムが正常に動作しているかを確認し、適切にサービス提供ができているかどうか管理することを指します。その際、ユーザーがシステムを正しく使えているかチェックも行います。例えばアクセスするのに時間がかかり、ユーザーに過度なストレスを与えてしまったり、接続自体ができなくなり、大損害を引き起こしてしまったり等によるトラブルを未然に防ぐためにも、24時間管理をすることが必要です。

・システム保守とは

一方システム保守とは、システムの一部に修正や変更を加えたり、新たな機能改善を施したりすることを指します。運用との大きな違いは、システムの変更作業が発生すること。保守が必要になるシーンは、バグやネットワーク障害などのトラブルが発生して急遽対処したい場合や、データの増加等により処理スピードが低下した場合などがあります。

■システム運用・保守を外注する際の検討ポイント

主に大企業では、社内に情報システム部と呼ばれるシステムの管理部門があります。その場合は社内で運用保守の対応をすることができます。 ですが、社内に専門の方がいない場合は外部のシステム会社に依頼することが一般的です。その場合はもちろん外注費用や工数がかかりますので、相性が良い会社を見つけておくことが重要です。 そこで、外部に依頼する際に押さえておきたいシステム会社選びの検討ポイントをご紹介します。

ポイント1)体制は万全か

システムの運用保守は24時間管理を行う必要があるため、まずは「対応可能な体制が整っていること」がポイントとなります。開発を依頼したシステム会社にそのまま運用保守も依頼するケースが多いですが、体制面に不安がある場合は新たにシステム会社を探しても良いでしょう。

ポイント2)費用は適正か

システム運用・保守にかかるおおよその予算は、年間で初期費用の約15%前後です。 自社のシステムに対し、適正費用がどれくらいかを知ることが大切です。 費用を削りたい場合にはフリーランスの方に依頼することで比較的抑えることができますが、体制面に注意が必要です。運用を進めるうちに業務過多に陥るケースもあります。 まずは、対応できる体制が整っているか、また今後発生しうる問題と依頼範囲を整理し見積もりを取ることで、認識合わせをすることが大切です。

■かしこく外注先を探す方法

システム運用・保守はシステム会社に依頼します。会社によって、対応範囲や仕事の進め方(社内に常駐で行うか、遠隔対応かなど)、契約形態は異なるため、まずは問い合わせの上、比較検討することがおすすめです。 ただ、会社をネットで探すと膨大な数がヒットするため、その中から自社にあった会社を選ぶのは至難の技です。効率よく適した会社を見つけたい場合には、ネクスゲートのような見積もり比較サイトを使って、対応可能な複数の制作会社にまとめて相談することもできます。 見積もりや資料を複数社から取得し、比較検討してみてはいかがでしょうか。

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kintoneのカスタマイズ開発方法と外注費用とは

手軽に業務システムを導入する方法として、様々な企業でkintoneが使われています。kintoneは導入後もカスタマイズを行いながら自社に合わせたシステムへと開発していくことができます。ここでは、現在kintoneを導入している方や今後導入を考えている方に向け、kintoneのカスタマイズ方法と外注費用についてご紹介します。 ■kintoneとは? kintoneとは、サイボウズが提供する「業務アプリを簡単に作成できるクラウドサービス」です。アプリ作成機能で自社に合わせた業務アプリを直感的に作成し、メンバーと情報共有することができます。他のシステムとの連携を行ったり、JavaScript・プラグインを使ったりと高度なカスタマイズも可能です。 ■kintoneの特徴 システム開発の専門知識がなくても「ドラッグ&ドロップ」の操作で感覚的にアプリを創ることがkintoneの大きな特徴です。操作は最短3分で業務アプリを作成できるほど簡単に行うことができます。業務アプリというと、社内の業務を効率化する為に必要な案件管理や進捗管理、日報管理などがありますが、これらを簡単に作成することができるのです。さらに、データ集計や改善・修正ができることも特徴といえるでしょう。 kintoneでは一からアプリを設計・作成する必要がありますが、その反面パッケージ製品を導入するよりも、費用を抑えつつ自社に合ったシステムをつくることができます。 ■kintoneのカスタマイズとは? カスタマイズとは、自社の業務に合わせシステムの機能追加や改善を行うことを指します。 API(アプリケーションプログラミングインタフェース)を使って他のシステムと連携したり、JavaScriptやプラグインを使用し、標準搭載されていない高度なカスタマイズを行ったりすることができます。またCSSによるデザインのカスタマイズも可能です。例えば、基幹システムやExcel等で登録されているデータをkintoneに連携したり、スマホで登録した発注情報などを販売管理システムへ反映させたりすることができます。 ■kintoneをカスタマイズ開発するメリット 導入後のカスタマイズ開発を行うことで、kintoneの活用の幅は大きく広がります。 例えば一般的なパッケージシステムの場合は機能や仕様が決まっているため、変更できないケースが一般的です。システム運用後に業務の変更があったり、他のシステムとの連携等があったりする場合に、kintoneでは工数を抑えて機能変更や仕様を行うことができるのです。例えばアプリ間の複雑なデータを連携させたり、グラフ形式の自社に合った形式に変更したり、ガントチャートを実装したり、インターフェースを使い勝手の良いものにカスタマイズすることが、カスタマイズにより可能になります。 このように、カスタマイズ開発をすることで、kintoneの標準装備にはない機能をアプリに実装することができ、【活用範囲の広がり】や【使い勝手の向上】、【業務効率化】を導入後も期待することができます。 kintoneのカスタマイズ方法 ■kintoneのカスタマイズ方法① APIの利用 kintoneのカスタマイズとして、APIを活用する方法があります。 APIでカスマイズ開発を行うと以下のようなことができるようになります。 ・他システムとのデータ連携 →基幹システム/Excel/ACCESS等で登録済みのデータをkintoneに連携できます。 ・API経由でレコードデータを更新 →スマートフォンからkintoneへ登録した発注情報を販売管理システムへ反映させます。 ・機器との連携 →複合機で受信した受注FAXをkintoneへ登録し、処理状況を管理できます。 ■kintoneのカスタマイズ方法②JavaScript JavaScriptを使用して、kintone全体やアプリの動作、画面などを修正することができます。 サイボウズで開発者ライセンスの申請を行い、JavaScriptでコードを記述することができます。 ■kintoneのカスタマイズ方法③プラグイン kintoneプラグインはkintoneの追加プログラムのイメージで、ZIPファイルでインストールを行います。独自の管理画面を使うことで、コーディングの知識がなくてもkintoneの機能拡張を行うことができます。 ■kintoneカスタマイズ開発でかかる費用 kintoneのカスタマイズは、メニュー項目の変更やバッチプログラムの追加などの小規模なもので30万〜(10日前後)ほどが相場となります。新たにアプリ作成も行う場合は、100〜500万ほどの開発費となるでしょう。金額の決定要素として、「アプリ作成の有無」「基本カスタマイズの数」「拡張カスタマイズの種類」「運用費用」「システム会社との打ち合わせ回数」が加味されることが多いです。 ■kintoneカスタマイズの外注時の注意点 要望によって、短納期でのカスタマイズ開発ができるケースが多いです。ただ、開発後の仕様変更において、機能単位での開発依頼は都度改修費用が発生してしまうことがあるため注意が必要です。そのため、都度改修を依頼するのではなく、契約期間中であれば何度も仕様変更を依頼できるサービスを利用することがおすすめです。 ■まとめ kintoneは業務アプリを自由に作成できる便利なシステムです。システム導入を検討する際には、業務の変更による運用変更や改修が必要になるかどうかをもとに、導入を検討することが必要です。まずは業務上の課題や実現したいことは何なのかドキュメント化し、システム開発会社と打ち合わせを行うことが重要です。

「ひとり情シス」の悩み解決、大手IT企業の取り組み

米IT大手のデルEMCは、たった1人で情報システム関連の保守管理・運用する担当者「ひとり情シス」を支援する。業務の自動化などを指南するほか、情シス同士が情報交換できる交流サイト(SNS)を開設した。現場の課題の解決を手助けしながら、自社製品の活用につなげる。具体的にはSNS「ひとり情シス コミュニティ」を開設した。情シス同士でIT管理・運用の困りごとなどを相談・回答できる。同時に特設サイト「ひとり情シス大学」も立ちあげた。ネットワークや情報セキュリティー、経営層との交渉、IT資産管理などのビデオ講座を設けた。 まとめ ITに関する情報は一朝一夕に身につけることが難しく、特に中堅・中小企業は組織の規模が小さいため、システムの管理・運用をほかの業務と兼務させたり、経験の少ない人材に任せたりしているケースが少なくない。もしお困りの事がございましたらネクスゲートへ問い合わせください。

使いやすい業務システム〜運用と保守〜

業務システムは、作ったら終わりではなく、運用が始まったところからが、始まり!【運用保守が重要な5つの理由】~ こんな「困った場面」に遭遇したことはありませんか? ~ 1.システムを使う人が、実際使い始めて初めて分かることシステム作成時にいっぱい打合せをして、サンプル画面も試行錯誤しながら開発をするものです。しかし、実際に本番環境で使い始めてみたら画面の入力項目並び順がちょっと不便だったり、検索結果の一覧表示がみたいものと少しずれてしまっているということは、よくあることです。 2.運用時のお困りごとシステム開発時に参加いただいているシステム運用者は、実際「全」運用者とは限りません。システム開発会社作成による操作マニュアルは、業務に沿った運用フローとマッチして作成されているものではないことも多々あります。特に複雑な機能や多数の処理を必要としているシステムは、誰にシステムの使用方法を問合せたらよいのかわからない ということも有りえます。 ◎   ちょっとした構成変更の要望に応えてほしい◎   お困りごとの相談、システムの使い方を教えてほしいそのためには、事前に保守期間を考えておくことが必要です  ↓↓↓もうしばらく業務システムを使い続けていった時どうでしょう  ↓↓↓3.市場変化に伴って分析したい内容が変わった企業が存続していくと、企業を取り巻く環境やら社会情勢も変化します。・主要クライアントが変わった ・業務主軸が変化した・顧客へのサービスが新しくなったなど 様々な変化に応じて、必要となる情報も異なります。併せて分析したい情報も変わるため、システムから出力したい情報や集計方法も変更が必要になってくるものです。 4.扱うデータ量が増えてシステムが重くなった業務システムの運用期間が長くなれば、データ量も当然増えていきます。顧客情報や売上履歴などを管理するのにExcel(エクセル)やAccess(アクセス)では読み込みが遅くなったり、検索に時間がかかったりと不便に感じるケースが増えていくようです。増え続けていくデータ量に合わせ、データベースをどこに置くのか、サーバーをどうするのか、クラウドを利用するのか、など課題が表に出てきます。 5.PC環境の変化や既存アプリケーションの更新でシステムが動かない例えば普段使っていたPCを新しいPCに切り替えた時、OSやOffice関係ソフトのバージョンが上がって使い勝手が変わっていたという経験はないでしょうか。これまで使っていたAccessなどのシステムが使えなくなってしまったとなると業務に大きな支障をきたします。最新のPCに対しシステムの互換性が保たれなくなった場合、システム自体のバージョンアップが必要ですね。 ◎ 必要な入力情報や集計表を変えたい◎ データ量が増えてもサクサク動くシステムにしたい◎ 運用環境の変化にも対応してほしいこのように、作ったきりでは業務の運用面に不具合が生じてくることもあるため、システム自体も業務の変化に応じて一緒に育てていかなければいけないのです。 この「困った」を事前に防ぐのがシステムの運用保守です。システム会社とあらかじめ運用保守を結んでおくと、取り返しのつかない状態になってしまった…となる前に手を打つことができます。日々の業務の中で、システムの課題のために業務をストップしてしまうのは、会社にとって不利益な状態です。「業務システム」は運用が始まってからがシステム熟成期!

【ニーズに応じた受託サービスを通じて、業務効率化を実現③】 自社ならではの技術力を活かし、ソフトウェア開発以外の領域にも進出

p.p1 {margin: 0.0px 0.0px 0.0px 0.0px; text-align: justify; font: 10.5px Times} p.p2 {margin: 0.0px 0.0px 0.0px 0.0px; text-align: justify; font: 10.5px Helvetica; min-height: 12.0px}  私たちは新たにソフトウェアを作るだけではなく、既存システムの保守・運用の支援もしております。多様な課題にお応えしておりますが、弊社の保守関連事業の特徴の1つとして、業界のなかでも珍しい「AS/400」というIBM製ハードウェアマシンに関して実績とノウハウを持っていることが挙げられます。このマシンは故障が少なくウイルスがない、また操作性に優れているため、長年に渡り高い評価を得ているマシンです。ただ古いものなので、現在ではニーズがあっても扱えるエンジニアが少なくなってしまいました。しかし弊社では積極的にこのマシンの研修を行っており、新卒で入社したエンジニアも必ず勉強し対応ができる体制を整えています。これは業界内でも珍しい取り組みだと思いますね。■事例3:実績とノウハウを駆使し、スピード感ある保守業務を手がける  ある化粧品会社様の話です。その企業様は20年ほど前から現在に至るまで、基幹システムに「AS/400」を使っています。普段のメンテナンスは社内の専任担当者が行っていたとのことですが、退職をしてしまいシステムを扱える従業員がいなくなってしまいました。そこで弊社の提携先企業を通じ相談をいただいたのがご縁のきっかけでした。 弊社がサポートを始めたのは2015年頃から。何か要望があれば新規機能の追加構築も行っていますが、普段はいわゆる保守業務を担当していますね。何かトラブルがあればすぐに駆けつけて対応をしています。 弊社はスピード感のある対応を大切にしているのですが、その理由は困りごとの連絡をいただくときは、お客様は大方急いでいるときだから。緊急性の度合にもよりますが、時間がかかってしまっては業務遂行に支障をきたしかねない。できる限りストレスなく仕事を行えるよう配慮をしています。 またたとえご連絡をいただかなくとも、定期的に訪問したりメールをしたりして変わったことはないか、こちらから伺っています。「何かあれば相談してください」と言って平時に連絡をとらないのは良い対応とは言えない。何もなくとも、こまめなコミュニケーションを大切にしていますね。■今後の展開:受託ビジネスと並行して、教育事業を展開 このように開発や保守を手がけている弊社ですが、他にも力を入れている事業があります。それは教育事業。最近ではアーテックという企業様と一緒に、小学生向けのプログラミング教室を開講いたしました。 アーテックはもともと、学校教材の製造と販売をやっている会社。同社がプログラミング教室を始めたのですが、弊社はそのパートナーとなり、今年9月から一緒に展開しています。意外かもしれませんが、IT企業で小学生向け教室を運営しているのは、東京では弊社だけ。アーテックは「プロが教えるプログラミング教室をやりたい」とかねてから考えていたこともあり、今回のお話が実現いたしました。 授業は月に2回。3年間で修了となるオリジナルコンテンツを用意しています。講師はもちろん弊社エンジニアが担当。少し前に2020年に小学校でプログラミングが必修になるというニュースが話題になりましたが、そういった世の中の流れもあり、今後さらに盛り上がっていく領域なのではと考えています。法人向けのEラーニングサービスも また法人向けのEラーニングサービスも今後進めていきたいです。私たちが提供しているのは、プログラミング言語のEラーニング。その会社の業務にあった言語の学習サービスをカスタマイズでつくり提供しています。私たちは、以前から他社向けに新人研修なども行っています初心者向けに弊社で言語の教育を行うので、同業の他社からも新卒の人材を預かることもあります。そういった意味では、プログラミング教室を始める前から教育事業に取り組んでいたことになります。技術力を軸に、多様な事業展開を実現していく また別事業にはなりますが、ソフトバンクが提供しているロボット「Pepper」の関連事業にも力を入れていきたいと考えています。弊社はソフトバンクロボティクスの「Pepperパートナープログラム」より、ロボアプリパートナー(Basic)に認定されました。現在では様々な場所でPepperを見かけるようになりましたが、必要に応じた機能をプログラミングしてやらなければ、いくらPepperでも何もできません。ニーズがあれば、活用のご提案をしていきたいですね。 事業に関して様々な話をさせていただきましたが、弊社は課題をきちんと整理し、運用を前提においたサービスを提供するよう心がけています。最適なご提案ができるよう尽力いたしますので、どんなことでもぜひ相談をいただければと思います。 

Excelで業務管理、ちょっと工夫してみませんか?

大阪の皆さんExcelマクロというと自動で計算をしてくれる事や数字を図に表してくれるなど、 事務的な作業の効率化する便利なツールを作成するための技術だと思われがちです。 しかし、簡単な在庫管理システムや顧客管理システム、簡単なデータ解析システムなど、様々な業務に対応したシステムと変わらない機能を持っています。 しかし、いざExcelマクロのシステムを組んでもらう場合、実際にどこに頼めばいいのか分からない方も多くいらっしゃるかと思います。実は一見大規模なシステム開発に携わっている会社でも、小規模なマクロの案件など対応しているケースがほとんどです。「規模が小さいから断れるかもしれない」と思わるかもしれませんが、まずは一度問合せしてみるのもいいかもしれません。 特に大阪は東大阪をはじめメーカー企業も多く、様々な商材を扱っている会社もたくさんあると思います。Excelを扱っていない企業はほとんどいらっしゃらないかと思いますが、少し使い勝手が悪くなったと感じている方は、まず一度システム会社にご相談してみてはいかがですか。

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